Tema 4: Calendario y agenda

CEFIRE

Calendario y agenda

Materiales elaborados por José Infante Prieto

para el Servicio de Formación del Profesorado de la
Conselleria de Educación de la Comunidad Valenciana

Conocimientos previos

Pre-conocimiento
Para seguir el tema con buen aprovechamiento se recomienda:

• Tener práctica en el uso de los navegadores de Internet.

• Tener claros los conceptos de Cuenta de usuario y clave o contraseña.
• Ser usuario de correo electrónico web.

Objetivos
Conocer y utilizar herramientas web con información de calendario, tareas y agenda facilitando el
acceso a esta información desde cualquier conexión a Internet.

Contenidos
1. Calendarios y agendas en el ordenador.
2. Calendar de Google.
1. Acceder a Calendar.
2. Añadir eventos en el calendario.
3. Hacer visible nuestro calendario.
4. Compartir un calendario.
5. Otros calendarios.
6. Avisos.
3. Gadgets con nuestros eventos de Calendar.
1. Calendar de Yourminis para iCal.
2. Gadget para el Calendar de Google.

1
Criterios de evaluación

A continuación, se detallan las actividades que se deben entregar correctamente para lograr la
calificación "Satisfactorio" en el tema:

• Actividades obligatorias:
o "Calendar de Google".

• Actividades voluntarias:
o "Gadgets para calendarios".

1. Calendarios y agendas en el ordenador

La enterna necesidad de organizar y programar el trabajo llega a la Web 2.0 considerando, además,
la necesidad de coordinación con otros.

Teoría

1. Calendarios y agendas en el ordenador.

Hace ya un tiempo que se empezó a extender la idea de llevar la agenda con avisos y tareas
pendientes en el ordenador. Para ello surgieron muchas aplicaciones, como Microsoft Outlook y
otras. Después, con los móviles tuvimos la posibilidad de llevar esa agenda encima, incluso hay la
posibilidad de sincronizar la agenda del ordenador con la del móvil.

Un paso más, es hacer que esa agenda sea compartida por varias personas. No sólo que otros
puedan mirar nuestra agenda, sino que varios podamos añadir eventos en la misma agenda y
consultarla, estando separados geográficamente.

Contamos entonces con los calendarios y agendas virtuales que están disponibles en Internet.
Veremos aquí la opción más extendida, "Calendar de Google", y alguna posibilidad más.

2. Calendar de Google
Una opción bastante completa, con posibilidades coorporativas y en constante evolución.

Teoría

2. Calendar de Google.
Entre los servicios de Google, Calendar es uno de los más prácticos. Permite crear un calendario
personal asociado a una cuenta Google, pero además, podemos crear todos los calendarios que
deseemos asociados a la misma cuenta, podemos compartirlos con otros usuarios, hacerlos
públicos, añadirnos alguno de los públicos y realizar una gestión de eventos muy completa con
avisos por correo electrónico y por SMS.

2
 • Acceder a Calendar.

Podemos acceder desde el menú superior en cualquier Web de Google o directamente con la URL
http://calendar.google.com . Como siempre, usaremos nuestra cuenta GMail (o Google).

La primera vez que entramos en Google Calendar nos pide algún dato más.

Los más recomendable, nada más entrar, es adaptar el idioma (2) y el tipo de semana (3).
Accederemos desde Settings → Calendar settings (1), que después cambiará a Configuración →
Configuración de Calendar. No olvidemos nunca guardar los cambios (4).

3
Viendo el calendario, en la parte superior derecha, disponemos de varios botones que nos permiten
cambiar la vista. La opción de "4 días" que se ve en la imagen está personalizada y se puede
adaptar en "Configuración".

• Añadir eventos en el calendario.

Podemos añadir eventos para un día y una hora concretos, para un día sin indicar la hora o para
varios días consecutivos.

Hacemos clic sobre el recuadro del día del evento y rellenamos el asunto del evento (1). Si se
tratase del día actual, podríamos, también, haber dado al botón "Crear evento" (2). Después de
escribir el nombre del evento, si no deseamos poner hora de inicio ni más detalles haremos clic
sobre "Crear evento" (3). Pero, si deseamos concretar más sobre el evento, elegiremos "Editar
detalles del evento >>" (4).

En la imagen de la izquierda vemos un evento de un día, pero en

cualquier momento podríamos volver a editar los detalles haciendo clic
sobre el nombre del evento.

Cuando queremos poner una hora de inicio y de fin

de un evento, entraremos en "Editar detalles del
evento >>" (4 anterior y cada vez que pinchemos
sobre algún evento). Para que aparezca el cuadro de
la hora hay que quitar la marca de "Todo el día" (1).

4
Si deseamos que el evento conste repetidamente en el calendario, como todos los lunes por
ejemplo, debemos marcar "Repetir..." (2) y rellenar las opciones que necesitemos en el cuadro que
nos aparecerá:

También, podremos ajustar otros detalles, como poner un lugar y una descripción para el evento,
cambiar el evento de calendario,...

Si deseamos repetir un evento de una manera distinta, podemos hacerlo con la acción "Duplicar
evento" (1) y modificando la fecha. Si disponemos de varios calendarios, podremos copiar el evento
en otros calendarios (2). No olvidemos que podremos "Suprimir" el evento, "Descartar los cambios"
que hemos hecho en los detalles y, por supuesto, "Guardar" todo lo que hemos modificado (3).

Cuando la fecha de inicio y de fin son diferentes, el evento aparece gráficamente distinto de los que
son un día concreto y a una hora determinada.

• Avisos.

Cuando editamos los detalles de un evento, podemos invitar a otros usuarios a ese evento. Así,
recibirán un aviso por correo electrónico con un enlace para ver el evento.

5
También, podemos configurar el sistema para que nos avise para un determinado evento, con la
antelación que elijamos. Podremos tener avisos mediante ventana emergente, mediante correo
electrónico e, incluso, mediante un SMS. De momento, el envío de SMS al móvil por Calendar es
gratuito, pero hay que habilitarlo en "Configuración".

• Hacer visible nuestro calendario.

Hay varias formas de dejar ver el calendario. Iremos a Configuración → Calendarios (aparece una
lista de los calendarios que podemos modificar y, debajo, los calendarios que sólo podemos ver) →
hacemos clic sobre el calendario deseado → Detalles del calendario (es la primera pestaña y suele
aparecer abierta).

La primera que podemos considerar es añadir en una página Web, un Blog o un gadget de código, el
código HTML que se nos muestra, para que el calendario aparezca dentro de un iframe.

Otra forma es facilitar la URL del calendario. Hay dos, una si hemos hecho el calendario público (1)
y otra si sigue siendo privado (2). Para hacer público el calendario hay que ir a la pestaña
"Compartir este calendario".

En ambos casos, hay que pulsar sobre el botón HTML y nos copiamos la URL que nos mostrará.

6
Si queremos poner un gadget que interprete un calendario de tipo iCal, daremos al botón verde de
ICAL y copiamos la dirección que ofrece.

• Compartir un calendario.

Ésta es la utilidad más interesante. Podemos elegir unos usuarios que vean nuestro calendario
desde su propio Calendar de Google. Podemos decidir si sólo lo ven o si pueden hacer cambios y
añadir eventos. Estos permisos se asignan individualmente a cada usuario.

Para compartir haremos: Configuración → Calendarios → hacemos clic sobre el calendario deseado
→ Compartir este calendario. Lo primero que veremos es la marca para hacer público el calendario,
la quitaremos si queremos añadir los usuarios para compartir. Lo único malo es que hay que añadir
los usuarios uno a uno. Convendría tener las direcciones en un bloc de notas para ir copiando y
pegando.

• Otros calendarios.

Hay dos secciones de calendarios: "Mis calendarios" y "Otros

calendarios". En la primera está nuestro calendario personal original y
podremos crear los que queramos. Además, aparecerán en esa parte
los calendarios que alguien haya compartido con nosotros y nos haya
dado permisos de administración.

En la segunda sección aparecerán automáticamente los calendarios de

quienes lo hayan compartido con nosotros. Serán los que hayan
compartido para que podamos verlos o, incluso, para poder añadir
eventos, pero no para administrar.

Vemos que cada nombre de calendario tiene un color, esto nos permite
distinguir sus eventos cuando aparecen a la vez en la vista del
calendario. Pinchando sobre la flechita correspondiente podemos
cambiar el color de un calendario. Si pinchamos sobre el nombre de un
calendario hacemos que sus eventos desaparezcan de la vista o
vuelvan a aparecer.

Además, podemos añadir otros calendarios públicos que nos puedan

7
 interesar en la segunda lista, por ejemplo, "Días festivos de
Alicante",... Para ello, iremos a Configuración → Calendarios → Explorar
calendarios interesantes (a la derecha) o Añadir (debajo de la lista) →
Explorar calendarios interesantes.

>>> Realizar la Actividad: Calendar de Google.

Actividades

Calendar de Google
Si no dispones de compañeros con los que realizar algunas pruebas, crea otras cuentas de correo con
las que actuarás como compañeros ficticios.

1. Inicia tu Calendar de Google con la cuenta que estés usando durante el curso.
2. Configúralo a tu gusto.
3. Añade eventos. Practica eventos para un solo día, con hora y sin hora; eventos de varios días
y eventos repetidos.
4. Prueba a modificar los detalles de algunos eventos.
5. Si haces pruebas con varios calendarios, recuerda que puedes copiar eventos de un
calendario a otro.
6. Incrusta tu calendario en tu escritorio virtual con un gadget de HTML, pegando el código de
iframe. En iGoogle con el gadget "Code Wrapper", en Netvibes con el gadget "HTML
editor". Puedes seguir los videos del "Anexo II: Gadgets para HTML".
7. Haz una captura de pantalla donde se vea el escritorio virtual con el calendario.
8. Pon la URL privada de tu calendario en el campo de dirección del navegador y comprueba
que puedes visitarlo, sin poder hacer cambios. Lógicamente, aquí no deberás estar
identificado con tu cuenta.
9. Opcional: Haz un pequeño fichero HTML con un enlace a la URL privada del calendario.
10. Comparte tu calendario con dos compañeros del curso. A uno déjale añadir eventos y a otro
no. Comprueba con ellos los resultados. Pueden ser cuentas de compañeros ficticios que
manejes tú mismo.
11. Si puedes, pide que alguien comparta contigo su calendario y comprueba cómo te aparecen.
Si no, hazlo con uno de tus usuarios ficticios.
12. Configura algunos avisos y comprueba que funcionan.
13. Añade en tu Calendar algún calendario público que te resulte interesante.

8
 14. Opcional: configura los avisos de SMS para móviles.
15. Entrega, a través de Moodle, un archivo al profesor con la URL de tu calendario (público o
privado, según lo tengas) donde pueda ver las tareas realizadas, indicando los aspectos a
destacar; y la captura de pantalla del gadget.

Ampliar conocimientos

• Página principal de Calendar

• Descripción general
• Novedades
• Guía del editor de eventos
• Información de privacidad
• Para la oficina o la escuela
• Centro de asistencia

¿Quieres probarlo?
Accede ahora
Te damos la bienvenida a Google Calendar

Crear una cuenta »

Siete razones para usar Google Calendar
La organización de tu agenda no debería ser una
carga. Google Calendar te permite controlar con
facilidad todos los eventos importantes de tu vida
desde un único lugar.

9
1. Comparte tu agenda
Permite que tus compañeros de
trabajo, familiares y amigos vean tu
calendario y consulta las agendas
que otros han compartido contigo. Si
sabes cuándo están libres u
ocupados los demás, la programación
de tu agenda será una tarea
sencillísima.

2. Accede a tu calendario
dondequiera que vayas
Gracias a la sincronización
bidireccional del calendario integrado
en el teléfono móvil o una versión
móvil de Google Calendar diseñada
para pantallas pequeñas, podrás
10
acceder a tu calendario cuando no
estés cerca de tu escritorio.

3. No olvides ningún evento nunca

más
Los recordatorios personalizables te
permiten cumplir tu agenda en todo
momento. Puedes elegir entre recibir
notificaciones por correo electrónico u
obtener mensajes de texto
directamente en el teléfono móvil.

4. Envía invitaciones y haz un

seguimiento de las
confirmaciones de asistencia

11
Invita a otras personas a los eventos
de tu calendario. Los invitados podrán
confirmar la asistencia a tus eventos
por correo electrónico o a través de
Google Calendar.

5. Realiza la sincronización con las

aplicaciones de escritorio
Accede a tu calendario cuando y
como quieras gracias a la
sincronización de eventos con
Microsoft Outlook, Apple iCal y
Mozilla Sunbird.

6. Trabaja sin conexión

12
Puedes saber dónde deberías estar
en cada momento incluso cuando no
tengas acceso a Internet. Gracias al
acceso sin conexión, podrás ver una
versión de sólo lectura de tu
calendario allí donde vayas.

7. ¿Todo es gratuito?
Sí.
©2011 Google - Usar Google Calendar en la oficina o la escuela - Página principal - Descripción general - Términos de uso - Políticas de
programa - Política de privacidad - Centro de asistencia

• Página principal de Calendar

• Descripción general
• Novedades
• Guía del editor de eventos
• Información de privacidad
• Para la oficina o la escuela
• Centro de asistencia

¿Quieres probarlo?
Accede ahora

Te damos la bienvenida a Google Calendar

13
Crear una cuenta »

Siete razones para usar Google Calendar

La organización de tu agenda no debería ser una carga. Google Calendar te permite controlar con
facilidad todos los eventos importantes de tu vida desde un único lugar.

1. Comparte tu agenda

Permite que tus compañeros de trabajo, familiares y amigos vean tu calendario y consulta las
agendas que otros han compartido contigo. Si sabes cuándo están libres u ocupados los demás, la
programación de tu agenda será una tarea sencillísima.

2. Accede a tu calendario dondequiera que vayas

Gracias a la sincronización bidireccional del calendario integrado en el teléfono móvil o una versión
móvil de Google Calendar diseñada para pantallas pequeñas, podrás acceder a tu calendario cuando
no estés cerca de tu escritorio.

3. No olvides ningún evento nunca más

Los recordatorios personalizables te permiten cumplir tu agenda en todo momento. Puedes elegir
entre recibir notificaciones por correo electrónico u obtener mensajes de texto directamente en el
teléfono móvil.

4. Envía invitaciones y haz un seguimiento de las confirmaciones de asistencia

Invita a otras personas a los eventos de tu calendario. Los invitados podrán confirmar la asistencia a
tus eventos por correo electrónico o a través de Google Calendar.

5. Realiza la sincronización con las aplicaciones de escritorio

14
Accede a tu calendario cuando y como quieras gracias a la sincronización de eventos con Microsoft
Outlook, Apple iCal y Mozilla Sunbird.

6. Trabaja sin conexión

Puedes saber dónde deberías estar en cada momento incluso cuando no tengas acceso a Internet.
Gracias al acceso sin conexión, podrás ver una versión de sólo lectura de tu calendario allí donde
vayas.

7. ¿Todo es gratuito?

Sí.

©2011 Google - Usar Google Calendar en la oficina o la escuela - Página principal - Descripción
general - Términos de uso - Políticas de programa - Política de privacidad - Centro de asistencia
WebRep

Overall rating

3. Gadgets con nuestros eventos de Calendar

Para cuando queremos que aparezca nuestro calendario sin necesidad de abrirlo; estará siempre
visible en nuestro escritorio virtual o nuestro blog.

Teoría

3. Gadgets con nuestros eventos de Calendar.

Hemos visto que podemos incrustar un calendario de Google en cualquier Blog, página Web o,
también, en un escritorio virtual, dentro de un gadget de HTML.

Por otro lado, tenemos la posibilidad de insertar gadgets con calendarios. Hay gadgets de calendario
que permiten añadirle eventos, pero lo que aquí nos interesa es insertar un gadget con un
calendario que muestre nuestros eventos.

15
Vamos a mostrar dos ejemplos, uno para añadir un gadget en Netvibes que muestre los eventos de
nuestro calendario de Google, y otro creado específicamente para iGoogle totalmente sincronizado
con nuestro calendario de Google. Lo interesante es investigar cada uno y probar otras opciones.

• Calendario iCal para Netvibes.

Como Netvibes y Google son totalmente independientes, la manera de llevar la información del
calendario al escritorio es mediante la URL iCAL que nos pueden faciliar. En el mercado hay distintas
aplicaciones que usan calendarios de tipo iCAL.

Lo primero que haremos será obtener la dirección iCAL de nuestro calendario, ya vimos cómo en el
apartado anterior, en el botón ICAL. Recordemos que si no hemos hecho el calendario público
deberemos copiar la URL privada.

Ahora, en el escritorio Netvibes, activamos la pestaña donde deberá ir el gadget y pulsamos en "Añadir
contenido". En el cuadro para buscar ponemos ICAL y pulsamos en el botón verde de buscar. De la lista de
widgets que nos aparecen elegireos el primero: Ical.

Nos aparece el widget en formato agenda, pero podemos

cambiarlo a semana o a mes. De todos modos, lo primero es
pulsar en la rueda dentada para pasar a las opciones de
configuración.

Podemos cambiar el título del widget. Lo más importante es

pegar la URL iCAL copiada del calendario de Goolge, en su
lugar correspondiente y pulsar los botones de "Guardar".

A la derecha vemos otras opciones que podemos modificar.

Después de guardar los cambios, se cargarán los eventos de nuestro calendario. En este caso, se
puede apreciar un punto en el día 14, si situamos el ratón sobre él nos aparece el asunto del
evento.

16
 • Gadget "Google Calendar" para iGoogle.

Partiendo de un escritorio iGoogle,

podemos ir a "Añadir más" y buscar
un gadget poniendo la palabra
"calendar".

Buscamos el calendario de Google,

que suele aparecer el primero y lo
añadimos en el escritorio. Podemos
hacer cambios de configuración, pero
no hace falta enlazarlo con ninguna
URL, ya que aprovecha nuestra
identificación del escritorio iGoogle y
la reutiliza para el calendario.

En este caso, la sincronización con

nuestro calendario de Google es
perfecta.

>>> Realizar la Actividad: Gadgets para calendarios.

Actividades

Gadgets para calendarios

1. Añade en tu escritorio virtual Netvibes un widget para calendario de tipo iCAL en el que se
vean tus eventos de tu calendario de Google.
2. Haz una captura de pantalla donde se vea el widget funcionando correctamente.
3. Añade en tu escritorio virtual iGoogle un gadget con tu calendario de Google.

17
 4. Haz una captura de pantalla donde se vea el gadget funcionando correctamente.
5. Entrega al profesor, a través de Moodle, un fichero con ambas capturas de pantalla.

Fuentes de información

- Bibliografía

• Revista "PC World"

• Revista "PC Actual"

- Enlaces

• Información sobre Google Calendar

• Gadgets en Netvibes
• Gadgets en Google

Resumen final

Reflexión del tema

En este tema hemos aprendido:

• Que no sólo existen agendas para instalar en el ordenador.

• Lo práctico que es que la agenda esté en Internet, tanto por la movilidad de la misma, como
por la posibilidad de convertirla en una herramienta colaborativa, pudiéndo ser consultados
o modificados por otros sugún la gestión de permisos que hagamos.
• Que la propia agenda puede avisarnos de los aventos, a quien pone el evento y a otros
invitados al mismo.
• La utilidad de los gadgets de calendario con eventos.

El uso de un calendario por grupo de alumnos tiene grandes posibilidades:

• Facilita la coordinación entre profesores para la organización de actividades extraescolares,

exámenes,...
• Mantiene informado al alumno de lo que se va a organizar en su grupo, incluso desde casa.
• Permite que el alumno reciba avisos para que no se le pasen fechas importantes, como la de
entrega de algún trabajo, etc.

18