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3.1SOFTWARE
SOFTWARE PARA LAGESTIÓN
PARA LA GESTIÓNDEDE
RECURSOS HUMANOS
RECURSOS HUMANOS
• ACTIVIDAD 6 Exposición

• Tome notas sobre la exposición que realiza el


formador sobre las bases de datos.
COMO ELABORAR DOCUMENTOS EN MI ESCUELA A
TRAVÉS DEL MANEJO DEL SOFTWARE
MÓDULO 2 Administración y gestión
BLOQUE III Gestión de Recursos

BASES DE DATOS
• Una base de datos o banco de datos es un
conjunto de datos que pertenecen al mismo
contexto almacenados sistemáticamente
para su posterior uso. En este sentido, una
biblioteca puede considerarse una base de
datos compuesta en su mayoría por
documentos y textos impresos en papel e
indexados para su consulta. En la actualidad,
y debido al desarrollo tecnológico de campos
como la informática y la electrónica, la
mayoría de las bases de datos tienen formato
electrónico, que ofrece un amplio rango de
soluciones al problema de almacenar datos.
• Para utilizar esta función se debe contar con
dos archivos:
• 1. Un documento base sobre el cual desee
combinar cierta información. Este documento
se caracterizará por ser repetitivo para varias
personas, tal como diploma, constancia de
servicios, comisión, etc.
• 2. Una base de datos con la información
suficiente sobre cada persona a la cual se le
elaborará el documento en cuestión
(preferentemente elaborada en Excel).
El primero de ellos, un documento base sobre el cual
desee combinar cierta información. Es un
Reconocimiento en documento de Word
• En el segundo caso tenemos…. Una base de datos en excel
«Ubicar en Escritorio los documentos» a) Abra el documento base sobre el que va a trabajar (la base de
datos debe permanecer guardada) b) Tenga definidos cuáles son los elementos variables (nombres de las
personas, fechas, etc. c) Coloque el cursor en la posición en la cual incorporará la información deseada
Seleccione Correspondencia en el menú principal.
En seguida colóquese en la opción “Iniciar combinación de
correspondencia” Hacer clic.
Al hacer clic se abre quedando como se muestra en la imagen de abajo. Posterior a ello,
hacemos clic en documento normal de word y verificamos que este este trabajando en «cartas»
siendo necesario luego de documento normal de word hacer clic en Paso a paso por el asistente
para combinar correspondencia.
Asegúrese de que en la primera presentación de esta barra, aparezca seleccionado el
tipo de documento “Cartas”. Posterior, dé clic en “Siguiente” (en la parte inferior de la
barra vertical).
2. En la nueva barra vertical que se muestra, como en este caso ya se tiene el documento sobre
el que se va a trabajar, sólo se debe verificar que aparezca seleccionada la opción “Utilizar el
documento actual”. Dé clic en “Siguiente” (en la parte inferior de la barra vertical).
3. En el caso que nos ocupa, también se cuenta ya con una base de datos, por lo tanto,
debe estar seleccionada la opción “Utilizar una lista existente”, dentro de la tercer
barra vertical. En seguida, dar clic en la opción “Examinar”, para localizar la ubicación
de dicha base de datos. Para realizar esta acción, se debe tener claridad en la carpeta
en la cual se guardó dicha base de datos para nosotros en «Escritorio» en este caso).
Una vez seleccionado el archivo, dar clic en “Siguiente”.
De tal forma que al dar clic, se abrirá una barra vertical del lado derecho de la
pantalla
4. Una vez seleccionado el archivo, aparecerá una ventana en la cual se especificará con cuál
hoja se quiere relacionar la información. En este paso se debe verificar cuál de las hojas
contiene la base de datos y se selecciona dicha opción.

Click en aceptar
5. Aparecerá una última ventana en la cual mostrará la información específica que se va a
combinar, con el propósito de que se verifique si es correcta. Aquí se sugiere que se haga una
revisión de los datos (nombres, apellidos, etc.), y que se asegure de que los espacios
seleccionados con una “palomita” correspondan a la información que se desea combinar. Si no
existiese ninguna modificación qué hacer, sólo dar clic en aceptar dentro de esta misma
ventana. En caso contrario, realizar las modificaciones necesarias.
El procedimiento para insertar los campos específicos es el siguiente:
1. Colocar el cursor en el espacio específico del documento en el cual se quiere insertar un dato.

2. Nombre del docente

1. Profesión

4. Ciclo escolar
3. Grupo que atendió
2. Dentro del menú “Correspondencia”, dar clic en la flecha que aparece a la derecha
del botón “Insertar campos combinados”.
3. Previo se coloca el cursor sobre el espacio correspondiente respecto al campo.
Seleccionar el campo que se quiere combinar y dar clic sobre él. En este caso
«Profesión».
4. Una vez terminado este procedimiento se observará cómo se inserta
el campo en la parte donde aparecía el cursor.
5. Para cada campo a combinar, se repetirá este procedimiento. Y
veremos que todos los campos estarán trabajados
6. Para observar los datos ya combinados, se da clic primero clic en el
menú correspondencia y luego en el botón «Vista previa de resultados»
7. Para ir viendo los datos de cada una de las personas que están en la base de datos dentro del
documento, después de dar clic en “Vista previa de resultados”, se debe ir seleccionando dentro
de los botones de registro anterior y siguiente, según se requiera, en la misma barra del menú
“Correspondencia”. Realizar la revisión posible de errores (ejm. Al C. o bien A LA C.)
8. Para finalizar, hacemos clic en finalizar y combinar registros y en Todos si
queremos combinar y guardar todos los documentos trabajados.
Para editar, imprimir hacer clic en «editar e imprimir» de acuerdo a lo que
deseemos hacer.
• 9. La diferencia entre las funciones…
• “Editar documentos individuales” e “Imprimir
documentos”, radica en que dentro de la primera,
se realiza la combinación de todos los
destinatarios en un archivo nuevo y diferente al
que se está trabajando, mismo que se podrá
guardar dentro de la computadora y recuperar en
el momento que se requiera. Este archivo
contendrá tantas páginas como destinatarios de
la información se tengan en la base de datos. En
la segunda función, no se guarda ningún archivo,
solamente se hace la combinación de los
destinatarios cuando se imprime el documento
en físico, y si se quiere volver a visualizar, se debe
estar dando clic en la barra de registro anterior y
siguiente.

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