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arketingmarketing

Te ofrecemos una serie de reglas que te servirán

Tu mejor tarjeta
Una carta comercial puede convertirse en la
mejor forma de presentar nuestra empresa,
nuestro producto o a nosotros mismos.
Seguir unas sencillas pautas a la hora de
crearla te ayudará a conseguir tu objetivo.
a definición más técnica de carta comercial nos la muestra

L como el instrumento de comunicación entre dos empresas o


entre una empresa y un particular. Lo cierto es que puede llegar
a convertirse en la mejor o en la peor primera impresión.
Una carta comercial puede impulsar un contacto o desecharlo, animar
a una compra, resolver una reclamación o prolongarla en el tiempo…
Existen varios tipos de cartas comerciales dependiendo de su finalidad,
pero nos vamos a quedar con las que se utilizan para presentar una
empresa, un producto o un servicio. La redacción puede variar en
función del destinatario, pero la estructura debe ser siempre la misma:
encabezamiento, cuerpo (introducción, núcleo y conclusión) y cie-
rre. Analizaremos cuatro ejemplos distintos.
Isabel G. Méndez

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para diseñar y redactar cartas de presentación

de visita
( DE UNA EMPRESA A OTRA
(
l encabezamiento ería ésta la introduc-

E debe constar, al
menos, de la presen-
tación del remitente, del Att. Sr. Hernández
Gerencia
Madrid, 20 de febrero de 2006
S ción del cuerpo de la
carta. No existen fór-
mulas fijas para redactar-
destinatario y el saludo. Si la, pero la presentación de
La Dulce Berzosa
la compañía dispone de nuestra empresa debe ser
c/ Redondo, 13
membrete, se incluirá. motivo de satisfacción, al
Cuando la comunicación menos para nosotros, y
es a otra empresa, convie- Estimado Sr. Hernández: conviene traducirlo en
ne añadir también nuestro Es un placer para mí comunicarle la próxima inauguración de la nueva expresiones como “es un
teléfono, para estar más sede de Reciclajes Ramírez en su localidad. placer”, “me complace”…
localizable. La fecha debe Siempre utilizaremos el
Con Reciclajes Ramírez se acabaron las montañas de papel, de
incluir el lugar, día, mes y cartón o de cajas; las esperas interminables para la recogida de los car- usted o ustedes, aunque
año, separado por comas. tuchos de tinta; los sobrantes de plásticos o de latas… Nosotros nos no evitaremos las fórmu-
Hay que incluir todos los encargamos de todo. las coloquiales.
datos identificativos del
Ponemos a su disposición un servicio de recogida diario, alterno o
destinatario. Si conoce- semanal y en el horario que mejor se adapte a sus intereses. Reciclajes
mos el cargo y el nombre, a explicación de

L
Ramírez se encarga de suministrarle, además, unos contenedores
hay que consignarlo. especiales en los que depositar los residuos separados según su natu- nuestros servicios
raleza, para facilitar su posterior reciclaje. debe estar redacta-
Con más de cinco años de experiencia, Reciclajes Ramírez se ha con- da de forma simple y
stamos elaborando

E vertido en líder de su sector con una cartera de 300 clientes, cuatro dele- clara. Los párrafos han de
una carta comercial gaciones y 120 empleados. Esto ha sido posible gracias a la seriedad y ser cortos (en una carta no
y queremos transmi- rigor que siempre hemos demostrado en nuestra actividad y que nos ha deben sobrepasar nunca
tir un mensaje y promover hecho merecedores del sello de calidad ISO 9000. las ocho líneas), las frases
una acción. En este caso Esperamos colaborar en un futuro próximo con su empresa. En no superarán las 25 pala-
es la contratación de nues- breve nos pondremos en contacto con usted para concertar una cita. bras (preferiblemente, no
tros servicios. Nuestro más de 20) y las oraciones
interlocutor tiene poco Cordialmente, deben construirse de
tiempo y mucha corres- forma sencilla: entre el su-
pondencia indeseada, pero jeto y el verbo no debe
puede poseer un interés haber más de 12 palabras,
objetivo en nuestro men- porque el lector sería inca-
saje, por lo que debemos Florentino Gómez
paz de retener el sentido
Director general
llamar su atención desde de lo que está leyendo. Las
la primera frase. Incl. Catálogo de servicios. ideas más importantes, en
P.D.: Enhorabuena por la nueva línea de conservas. frases simples: sujeto,
verbo y predicado. Y es
on el cierre emplaza-

C mos al lector a tener


un contacto con nos-
otros: primero, expresándole nuestra confianza en una futura
preferible utilizar los ver-
bos en voz activa y simple.

emos despertado el interés del lector haciendo que se forjase una imagen
relación y, después, explicándole nuestro siguiente paso. La
despedida incluye un saludo, la firma, el nombre y el cargo. Si
se añaden anexos, se consignan con la abreviatura “Incl.” o
H del problema que le vamos a solucionar. A continuación, le explicamos
cómo se lo vamos a resolver y, por último, presentamos la compañía. Para
esto, nos reservamos las cifras y datos concretos. A nuestro futuro cliente le inte-
“Anex.”. Una post data sirve de llamada de atención y nos per- resa saber qué números nos avalan: empleados, cartera, delegaciones… Si toda-
mite mostrar conocimientos extra sobre la compañía. vía estamos empezando, señalaremos cuál es nuestro objetivo.

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marketing

( DE UNA EMPRESA
A UN PARTICULAR )
el encabezamiento uevamente, quere-

D de esta carta des-


aparece el número
de teléfono de la empre-
LIMPIEZA A MEDIDA N mos estimular al
lector, persuadirle
pero, en este caso, parti-
sa e, incluso, puede omi- Dirección general Burgos, 20 de febrero de 2006 mos de la base de que
tirse el departamento Limpieza a medida, SL nuestro interlocutor es ab-
desde el que se escribe. c/ Hinojosa, 20 solutamente indiferente a
22222 – Burgos
El saludo aparece igual- nuestra empresa, por lo
mente debajo de los que debemos mantener
datos del destinatario, Josefa Pérez su atención. Empezamos
aunque se sustituye el c/ Redondo, 13 con los detalles para que
22221 – Burgos
“estimado” por un más sea el destinatario el que
cercano “apreciado”. Apreciada Sra. Pérez: llegue a la idea principal
¿Sabía que, según el último informe del Instituto de la Salud, las per- por inducción. Llamamos
sonas invertimos tres horas diarias en el mantenimiento y limpieza de su atención ofreciéndole
emos llamado la nuestro hogar? ¿Se imagina poder dedicar ese tiempo a realizar otras cifras llamativas, aludien-

H atención del lector


en el primer párra-
fo: le hemos abierto los
actividades más placenteras?
Con Limpieza a medida, SL es posible porque, por primera vez, una
empresa se encarga de gestionar todo lo relacionado con los trabajos
do a estudios rigurosos...
Estamos utilizando un len-
guaje directo y personali-
ojos a un problema que domésticos. Usted sólo tiene que comunicarnos sus necesidades y zado en el que converti-
tiene. En este segundo nosotros le encontramos el servicio a medida. Ya no tendrá que pre- mos al destinatario en su-
bloque le damos la solu- ocuparse por: jeto de lo que le conta-
ción. Y lo hacemos de una - La seguridad: todos nuestros trabajadores ofrecen las mejores refe- mos. Conviene matizar al
forma directa, simple y uti- rencias. máximo a nuestro público
lizando un recurso que es objetivo en función del
- El horario: nos adaptamos prácticamente a todos los horarios y turnos.
muy efectivo: la enu- grupo de población al que
meración. El resultado de - La capacidad: le encontramos el servicio que más le conviene. nos dirigimos.
elegir esta opción es una - Los resultados: garantizamos la satisfacción del cliente o le devolvemos
lectura más ágil y una el dinero.
na vez presentado el

U
mejor comprensión. Utili-
Limpieza a Medida, SL, es una empresa de servicios especializada en
zamos mucho verbo de ac- la gestión integral de los trabajos domésticos. Llevamos más de diez
servicio o el produc-
ción y la primera persona años en el mercado y contamos ya con 60 empleados contratados de to, de nuevo explica-
del plural para personali- forma fija y otros 125 de forma temporal. Nuestra preocupación por la mos en qué consiste nues-
zar al máximo nuestro es- calidad y la satisfacción queda reflejada en la puntuación de 8 sobre 10 tra empresa. A estas altu-
crito: hay personas de car- que nos dieron los clientes en la última encuesta de calidad. ras a la lectora le interesa
ne y hueso detrás de estas En el folleto adjunto podrá comprobar la tabla de horarios y tarifas conocer todo lo relativo a
letras que se comprome- pero, si nos llama antes del 1 de febrero, se beneficiará de un descuen- una compañía que parece
ten con el servicio. Las me- to del 15% en los importes mensuales durante los tres primeros ofrecerle la solución ideal
tacomunicaciones de este meses. Puede utilizar el cupón adjunto, que no necesita franqueo, o lla- a sus problemas. La expli-
tipo pueden marcar el lími- mar al teléfono 99 555 55 55. cación puede extenderse
te entre el éxito y el fraca- Cordialmente, todo lo que queramos, in-
so de un mensaje comer- cluyendo una breve des-
cial. Pero, además, reforza- cripción de por qué se fun-
mos esta idea con la últi- dó o quién fue el promo-
ma línea en la que garanti- Segismunda Onofre tor, pero no olvidemos la
zamos la satisfacción del Directora general máxima de las cartas:
cliente con la devolución párrafos cortos y,
del dinero: imprime serie- preferiblemente, una idea,
dad y profesionalidad. un párrafo.

i en la presentación de empresa a empresa, el dinero y viendo la acción, porque estamos ofreciendo una oportunidad única a nues-

S las condiciones de contratación las reservamos para una


visita personal del comercial, en una carta a un particu-
lar conviene hacer referencia a los precios, aunque sea de
tra lectora para que nos llame ya. Se puede provocar la respuesta indicando
la acción concreta que deseamos (la llamada antes de un tiempo, ofreciendo
descuentos) o facilitando la acción (es decir, presentándola como algo senci-
pasada. Además, en esta conclusión estamos también promo- llo de hacer, en este caso, le damos el cupón y sólo tiene que rellenarlo).

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marketing

( PRESENTACIÓN
DE UN PRODUCTO )
n la presentación uestro objetivo es

E de un producto o
servicio es impor-
tante añadir al resto de
Conservas Iberia
Departamento comercial Madrid, 20 de febrero de 2006
N persuadir al lector,
convencerle de que
adquiera nuestros produc-
los datos que incluimos Conservas Iberia tos. En este primer párrafo
en cualquier encabeza- c/ Hinojosa, 20 hacemos una primera lla-
miento la referencia o 22222 – Madrid mada de atención, apelan-
el asunto sobre el que va do al interés común con el
Att.: Sr. Hernández
a tratar la carta, para Responsable departamento de compras lector, “la preocupación
que el destinatario identi- La Dulce Berzosa por la calidad y la frescu-
fique en un primer vista- c/ Redondo, 13 ra”, haciéndolo protago-
zo el mensaje principal 22222 – Madrid nista de nuestro mensaje
de la misiva. y, de paso, llevándolo a
Ref.: Nuevos productos en conserva nuestro terreno. Hay
Estimado Sr. Hernández: muchas formas de llamar
ras la introducción, la atención del lector, pero

T pasamos al núcleo,
donde se explican
las características del
Sabemos que su compañía ha hecho de la calidad y la frescura de los
productos que distribuye su principal argumento comercial. Por eso no
dudamos en ofrecerle la línea “De la huerta a su mesa”, que cumple sobra-
damente con ambos requisitos.
lo importante es reseñar
desde la primera línea la
esencia de nuestro men-
nuevo producto y donde “De la huerta a su mesa” es la nueva línea de conservas de la compa- saje y luego repetirlo
debemos despertar el ñía Conservas Iberia. Detrás de este lanzamiento se encuentran largos durante toda la carta. En
interés de nuestro interlo- meses de investigación y trabajo para obtener un producto que llega a los este caso, lo fundamental
cutor. La descripción del consumidores con todas las propiedades de los alimentos frescos y sin es la calidad y la frescura
conservantes. Desde su recolección hasta su puesta en el mercado ape-
artículo está en la primera de nuestros productos. El
nas transcurren tres días y con las nuevas fórmulas de envasado el produc-
línea. Esto es importante to mantiene sus características inalterables durante seis meses. lenguaje debe ser ágil,
porque un error frecuente rápido, con verbos simples
de las cartas comerciales Los alimentos son cuidadosamente escogidos por personal especializa- y construcciones sencillas.
do de Conservas Iberia, que se encarga de elegir sólo aquellos productos
es que el énfasis por resal-
que cumplen con los más exigentes estándares de calidad. Una vez selec-
tar las características de cionados, se trasladan en camiones frigoríficos especialmente acondicio-
nuestros productos nos n este párrafo da-
hace olvidar que no lo he-
mos explicado y el lector
se encuentra con que no
nados para transportar fruta y verdura. En menos de cinco horas llegan a
nuestras instalaciones donde se introducen en los túneles de lavado para
eliminar la suciedad y los restos de insecticidas y desinfectantes adheridos.
De ahí pasan a la sección de corte y envasado y, en menos de 24 horas, se
encuentran listos y limpios para ser consumidos en el hogar.
E mos todo tipo de
detalles sobre el
producto. El texto busca
sabe qué le están presen- rigor y objetividad por eso
tando hasta la octava o Todas estas características convierten a “De la huerta a su mesa” en huye del abuso de adjeti-
novena línea. No está de una marca imprescindible en su catálogo de productos frescos y de vos que puedan hacer
más que resaltemos el calidad. pensar que su interlocutor
esfuerzo tecnológico o Nuestro comercial se pondrá en contacto con usted la semana que es un charlatán. Sin
inversor que hay detrás viene para hacerle una demostración del producto y explicarle las referen- embargo, el empleo de al-
del lanzamiento y, sobre cias de las que disponemos. gunos vocablos contribuye
todo, es el momento de a ensalzar esa imagen de
ensalzar las característi- Atentamente, profesionalidad: especia-
cas que lo hacen peculiar. listas, seleccionados, pre-
parados… Todo ello indu-
Felipe Pérez
ce a pensar que estamos,
Director Comercial no ante unas simples con-
s el momento de

E
servas, sino ante un com-
redactar la conclu- plicado engranaje a dispo-
sión, es decir, el ele- sición del consumidor.
mento que cierra el cuer-
po de la carta. En esencia,
es un resumen de todo lo dicho anteriormente, pero ponién- legamos al cierre de la carta. Debe concluirse con una llamada a la acción,
dolo en relación con el destinatario de nuestra carta, es decir,
le estamos dando los motivos por los que debe decidirse por
nuestro producto y siempre apelando a su propio interés.
Este párrafo ha de ser corto y contundente.
L dejando claro al destinatario qué se espera de él. Tenemos que mostrar
seguridad en nuestro mensaje: hemos despertado su interés, le hemos
dado todo tipo de detalles sobre las ventajas de nuestro producto y sabemos
que tenemos un tesoro en nuestras manos. Transmitámoslo.

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( PRESENTACIÓN
DE UN SERVICIO )
Todo
sta es una manera lenguas os enfrentamos a la

E más informal de ini-


ciar una carta: prime-
ro manifestamos conocer
Departamento de marketing Madrid, 20 de febrero de 2006
N desventaja de que,
a la hora de ofrecer
un servicio, no tenemos
las últimas novedades de normalmente datos
la compañía a la que nos Todolenguas técnicos que avalen
c/ Hinojosa, 20
dirigimos. Después, deja- o garanticen nuestra
22222 – Madrid
mos constancia de que eficacia. En la presenta-
sabemos cómo funciona y Att.: Sr. Hernández ción de un producto
cuál es la especialidad de Director de servicios podemos hablar de cómo
la entidad y la opinión que Tecnifraguas se ha elaborado, de sus
c/ Redondo, 13
nos merece. Y de la suma prestaciones, de sus ven-
22222 – Madrid
de un dato objetivo (las tajas sobre la competen-
noticias sobre la expan- Ref.: Servicios de traducción cia, de sus cualidades téc-
sión internacional) y otro Estimado Sr. Hernández: nicas... pero, en el caso
subjetivo (nuestro parecer de un servicio, nuestro
Recientemente los medios de comunicación se han hecho eco de sus
sobre la empresa) deduci- inminentes planes de expansión internacional por Oriente Próximo y el aval serán las referencias
mos el valor añadido que norte de África. Somos conscientes de que su compañía ha destacado que podamos obtener
podemos ofrecerle. Llama- siempre por su afán de innovación y su capacidad para afrontar nuevos de otros clientes.
mos la atención del lector, retos y queremos ayudarles a conseguir mejor sus objetivos. ¿Cómo? En este caso, nuestro
pero no sobre un pro- Ofreciéndoles nuestros servicios de traducción técnica e intérpretes. emisor opta por mencio-
blema, ni sobre un interés Todolenguas es una empresa joven y dinámica integrada por 20 filó- nar los actos internacio-
común, sino apelando a su logos, especialistas en traducción técnica y simultánea y expertos en len- nales en los que han
vanidad. Términos como guas árabes y orientales. Nos avalan cinco años de experiencia y participado: tienen la
“expansión”, “afán”, nuestra participación en la Cumbre Intercontinental, la reunión del suficiente relevancia
“retos”... transmiten muy Fondo Internacional del Desarrollo y las sesiones europeas del FMI. para convertirse en un
bien las ideas positivas. Esperamos colaborar con ustedes en un futuro próximo. inmejorable aval.
Hasta entonces, Otra forma de demostrar
la validez del servicio
l cierre en este caso

E es más directo. Insta


a mantener una rela-
ción profesional en el futu-
es ofreciendo ventajas
contrastadas, pero
con datos exactos:
“permitirá un ahorro
ro y expresa seguridad y de xxx minutos al día”,
confianza, dos sentimien- Irene López “reducirá los costes
tos que conviene fomen- Directora de marketing del departamento en
tar a la hora de ofrecer xxx euros”, “podrá de-
nuestros servicios. Los ducirse un xxx por ciento
nombres de los departa- de la tasa anual”,
mentos pueden ir o no en “permitirá la reasignación
mayúscula, no es obligato- de fondos…”, etcétera.
rio. Queda a criterio de
cada compañía.

Más a fondo
Himstreet, William C. y Baty, Wayne M.
“Guía para la redacción de cartas e informes en
la empresa”, Ediciones Deusto. Bilbao, 2000
Berrou, Jean-Paul. “Para escribir bien en la empresa”.
Ediciones Deusto. Barcelona, 2004.
Sparks, Suzanne. “La habilidad de escribir en los
negocios”. McGraw-Hill. Madrid, 2002
www.venmas.com

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