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CONTENIDO
OBJETIVO
2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
3. ELABORACIÓN DE CIRCULARES
4. ELABORACIÓN DE SOBRES
2
1. ELABORACIÓN DE CARTAS COMERCIALES
DEFINICIONES
3
Modelo: esquema de distribución de zonas que le permite a la
empresa la diagramación de su papelería.
Número o referencia: identificación consecutiva del documento.
Razón social: nombre que identifica a una empresa
Remitente: nombre, apellidos y cargo del firmante.
Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.
Saludo o vocativo: línea opcional de cortesía.
Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra
de una razón social.
Texto: cuerpo del mensaje.
Transcriptor: persona responsable de digitar el documento.
Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de
datos impresos o escritos.
CLASIFICACIÓN
MODELOS
MODELO 2: Se distribuye en dos zonas (1 para los datos del remitente y la 3 que
se deja libre). Ver Figura 1.
ESTILOS
BLOQUE : Las líneas de número, fecha, asunto, nombre del remitente y cargo se
colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
4
REQUISITOS
MARGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
ZONAS
ZONA 1 ZONA 3
ZONA 2
PARTES DE LA CARTA
5
NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código de la dependencia. De 2 a
3 interlíneas del margen superior.
6
SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros el
apellido.
Como parte inicial del texto se escribe a tres interlíneas del asunto. (Tenemos el
gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos...)
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
7
REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis interlíneas de la despedida, en
mayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre del destinatario. El
cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.
LINEAS ESPECIALES
8
+ Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben
en cifra.
+ Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras.
+ Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre
paréntesis.
+ Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24
horas.
+ Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre
o razón social.
PLEGADO DE LA CARTA
9
10
Entre 3 a 4 cm
2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
4 a 6 interlíneas
1 interlínea
4 a 6 interlíneas
3y4
Texto con saludo 2y
cm
incluido ................................................................................................................... 3 cm
........................................................................ 1 interlínea
2 interlíneas
.................................................................................................................................
..................................................................................
Despedida
4 a 6 interlíneas
Remitente
Cargo
2 interlíneas
Anexos (opcional)
2 interlíneas
Copia (opcional)
2 interlíneas
Transcriptor
Entre 2 y 3 cm
11
Entre 3 a 4 cm
2 a 3 interlíneas
Número o referencia
2 a 3 interlíneas
Ciudad y fecha
4 a 6 interlíneas
1 interlínea
2 a 3 interlíneas
Asunto: (opcional)
2 a 3 interlíneas
Saludo: (opcional)
3y4 3 interlíneas 2y
cm Texto........................................................................................................................ 3 cm
................................................................... 1 interlínea
2 interlíneas
.................................................................................................................................
..................................................................................
Despedida
4 a 6 interlíneas
Remitente
Cargo
2 interlíneas
Anexos (opcional)
2 interlíneas
Copia (opcional)
2 interlíneas
Transcriptor
Entre 2 y 3 cm
12
G-
Bucaramanga,
Doctor
FRANCISCO JARA MENDEZ
Gerente
Almacenes Carulla S.A.
Carrera 11 7N-50 Palmira
Bogotá DC, Cundinamarca
Nos es grato invitarlo al Seminario sobre la aplicación que se le dará a la Ley 100 de acuerdo a los
nuevos cambios aprobados a partir del 1 de enero de 2003.
El Seminario tendrá lugar el día 15 de abril en el horario de 08:00 a 12:00 y de 14:00 a las 18:00
horas en el Salón Moisés San Juan ubicado en el 2º. Piso de nuestra sede principal; el seminario
no tendrá ningún costo.
Agradecemos su participación.
Cordialmente,
SATURNINO FLOREZ S.
Rector
Anexo: Invitación
Martha C.
13
2. ELABORACIÓN DE MEMORANDOS
CLASIFICACIÓN:
BLOQUE EXTREMO
BLOQUE
REQUISITOS
Encabezamiento:
14
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Alternativa 3:
La firma del remitente se coloca sobre el nombre mecanografiado al final del texto.
Asunto: Síntesis del tema expresado en máximo cuatro palabras con mayúscula
inicial.
Texto:
15
No debe presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de
puntuación.
Presentación impecable, sin borrones ni repisados.
PAGINAS SUBSIGUIENTES
Si se utiliza estilo bloque extremo, parte del margen izquierdo y en estilo bloque,
del centro del escrito hacia la derecha.
16
MEMORANDO
RH-
5 345678 $2’350.000
5 987234 7’000.000
Cordialmente,
Anexo: uno
Martha C.
CLASIFICACIÓN
•BLOQUE EXTREMO
•BLOQUE
REQUISITOS
MÁRGENES:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
18
FECHA: Ciudad y fecha de 2 a 3 interlíneas del número.
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
19
CIRCULAR
DRH-0071
PARTES
21
DATOS DEL
REMITENTE ESPACIO
PARA
1 EL CORREO
3
DATOS
DEL
DESTINATARIO
2
ZONA 1
ZONA 3
ZONA 2
22
ZONA 1
REMITENTE
DOCTOR
JUAN LUIS RESTREPO
GERENTE
INCORA
APARTADO 1250
NEIVA, HUILA
ZONA 2
> CLASIFICACIÓN
Registrada y no registrada
> REQUISITOS
TITULO: Nombre del grupo que se reúne. Aclarar cuando sea de carácter
extraordinario.
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DENOMINACIÓN DOCUMENTO Y NÚMERO: A 3 interlíneas del título se ubica
la palabra ACTA, en mayúscula sostenida, centrada y a continuación el número.
Cuando los asistentes pasan de 15 se elabora lista aparte que se incluye como
primer anexo y se especifica así: ASISTENTES: Lista adjunta (120 personas)
ORDEN DEL DIA: Contra el margen izquierdo a 3 interlíneas del último nombre y
con mayúscula sostenida. De 1.5 a 2 interlíneas y contra el margen izquierdo se
enumeran los temas motivo de la reunión, con mayúscula inicial. Entre un tema y
otro se deja 1.5 o 2 interlíneas.
25
ANEXOS: Si los hay
26
RAZÓN SOCIAL (Si no está impresa)
Entre 3 y 4 cm
3 interlíneas
FECHA:
1.5 a 2
HORA:
1.5 a 2
LUGAR:
1.5 a 2
ASISTENTES: Tratamiento (Opcional) Nombe y apellidos (s), Cargo
1
1.5 a 2
INVITADOS: (si los hay)
1.5 a 2
AUSENTES: (si los hay)
3
ORDEN DEL DIA: Entre
Entre 3 cm 2 2 cm y 3
Y a 4 cm 1. Número y tema cm
2
2. Número y tema
3
DESARROLLO:
2
1. Número y tema
2
Texto correspondiente
Entre 2 cm y 3 cm
27
Encabezado
2a3
2. Número y tema
2
Texto correspondiente
3
28
6. ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS
ESTILOS
BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho.
REQUISITOS
PARTES
29
IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de
dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede
utilizarse negrilla).
30
Entre 3 y 4 cm
2 a 3 interlíneas
012
2 a 3 interlíneas
HACE CONSTAR:
3 a 4 interlíneas
Esta constancia se expide para trámites de visa en el Consulado de los Estados Unidos
de América.
4 a 6 interlíneas
31
1. ELABORACIÓN HOJA DE VIDA
REQUISITOS
MÁRGENES:
PARTES
32
TELÉFONO: A 2 interlíneas, al frente el número separado por espacios.
REFERENCIAS:
PÁGINAS SUBSIGUIENTES
33
•Igual color, calidad y tamaño del papel
•Todas las hojas deben finalizar párrafo completo
•Encabezado entre 2 y 3 cm del borde superior con mayúscula inicial
•Línea de identificación consta de nombre del documento y de la persona, y
número de la página a la derecha
•El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas.
ASPECTOS GENERALES
34
HOJA DE VIDA
DATOS PERSONALES
TELÉFONO: 545 67 89
ESTUDIOS
ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS
EXPERIENCIA
35
Cotrasal. Asistenta Relaciones Industriales, desde abril de 1992 hasta la fecha.
Funciones: Programar, controlar y dirigir el proceso de selección de personal.
Hoja de Vida de Sandra Patricia Cortés Duarte 2
REFERENCIAS LABORALES
REFERENCIAS PERSONALES
Doctora Julia Emma Alzate, Senadora de la República. Santa marta, teléfono 285
34 76.
36
8. INFORME ADMINISTRATIVO
CLASIFICACIÓN
REQUISITOS
INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea
global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
37
NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de
identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el
margen derecho, así:
CM-023
FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores, .
El nombre se anota en mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último
párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial.
38
TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su
identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.
39
Departamento de Investigación
4 interlíneas
4 interlíneas
2 a 4 interlíneas
2 a 4 interlíneas
CONCLUSIONES
2 a 4 interlíneas
__________________________________________________________________
_______________________________.
4 a 6 interlíneas
NOMBRE COMPLETO
Cargo
Transcriptor
40
Figura 1. Esquema del informe Corto
41
3. INFORME EXTENSO
MATERIAL PRELIMINAR
Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta
de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario.
CUBIERTA
+ Razón social
7506-02
Para números:
002
Número 002
+ Portada
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De libre diagramación en estética, tamaño de letra, escritura en mayúscula
sostenida o no, dibujos y otros. Si reemplaza la cubierta, es la fuente principal de
información y constituye la primera página del informe. Adicional a los elementos
de la cubierta, contiene los siguientes datos:
+ Tabla de contenido
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+ Número de página. Se tabula contra el margen derecho, frente al tema o
subtema que le corresponde.
Nota: Es opcional rellenar con puntos el espacio sobrante entre los títulos y el número de página.
Para ambos casos, la primera línea d escritura se inicia de dos a cuatro renglones
del título, contra el margen izquierdo y con mayúscula inicial, relacionando las
figuras, tablas o anexos con el número y la leyenda correspondiente. El número
de la página se escribe en el mismo renglón, contra el margen derecho.
44
La palabra INTRODUCCIÓN se escribe en mayúscula sostenida, centrada y a 5
cm del borde superior. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro
renglones del título; las subsiguientes a interlineación de uno, uno y medio o dos.
+ Núcleo del informe. El núcleo del informe se puede dividir en capítulos y éstos
a su vez, en subdivisiones que correspondan a un tema completo. Para su
desarrollo se tiene n cuenta lo siguiente:
Los títulos de las subdivisiones de cuarto nivel (si lo hay) se escriben contra el
margen izquierdo, con mayúscula inicial. A dos espacios se continúa el texto, en
el mismo renglón.
Nota: Si se desea, los títulos pueden resaltarse con negrilla o escribirse con otro tipo de letra.
Cada capítulo puede iniciar en hoja aparte o continuar en la misma página del
anterior. Si se escoge esta segunda opción se tiene en cuenta lo siguiente:
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Cuando el informe se imprime por ambas caracas de la hoja, las páginas derechas
llevan los números impares. Se procura que no queden páginas izquierdas en
blanco.
Informe OCSA-CR-137 2
En estas figuras se puede observar que la colocación del punto (.) va después
del primer nivel y entre los dígitos que designan las subdivisiones. El punto se
omite al final del último dígito, a partir del segundo nivel.
46
+ Citas. En caso e que el autor requiera citar conceptos escritos o verbales,
propuestas y otros, se tienen en cuenta las siguientes recomendaciones:
Cuando la cita ocupa más de cinco renglones, aparece como una inserción en el
texto y se deja una sangría de cuatro espacios a ambos lados, que se conserva
hasta el final y se escribe a una interlínea sin comillas. Se separa del texto por
dos interlíneas. La cita se identifican en el texto con un número (superíndice o
número arábigo entre paréntesis). El uso de una de las dos formas de
identificación se conserva a través de todo el documento.
47
4. OTROS DOCUMENTOS COMERCIALES
Una de las principales actividades que desarrollan los bancos es recibir depósitos
de dinero a personas y empresas que desean mantener su capital en lugar seguro
y evitar el inconveniente de realizar pagos en efectivo.
El cheque es una orden de pago contra un banco y a favor de una persona o una
empresa.
Las partes que contiene un cheque son: Nombre del banco, serie y número, lugar
y fecha, valor en números, nombre del beneficiario, valor en letras, firma del
girador, número de la cuenta corriente. La distribución de estas partes varía
según la institución bancaria a la que pertenece el cheque.
48
CLASES DE CHEQUES:
El sello de certificado
La fecha de certificación
49
El dueño de la cuenta corriente, especialmente las empresas, registran en el
banco un sello, que se imprime al lado de la firma en el cheque.
CONSIGNACIONES
Tener una cuenta corriente significa haber depositado una suma de dinero en un
banco, de la que en cualquier momento se puede disponer valiéndose de los
cheques. El depósito puede hacerse con dinero en efectivo o mediante cheque.
Para que quede constancia de los depósitos, existen unos formatos de
consignación que deben diligenciarse y anexarse con cada deposito. Estos
formatos son impresos directamente por el banco. La copia, registrada por el
banco, será la única constancia de la consignación realizada.
CLASES DE CONSIGNACIONES
De acuerdo con el lugar de origen de los cheques que se van a consignar, las
consignaciones pueden ser de dos clases:
.
Para diligenciar mecanográficamente debemos seguir las normas de llenado de
formatos.
50
LETRA DE CAMBIO:
Letra de cambio es una orden incondicional de pago, escrita, dirigida por una
persona a otra y firmada por quien la extiende, mediante la cual se exige a la
persona a quien está dirigida, pagar en un tiempo determinado la suma indicada
en el documento.
51
Dilección y teléfono del girado.
RECUERDE QUE: Todo espacio en blanco debe llenarse con guiones. En la letra
de cambio como en cualquier otro documento comercial, no deben aparecer
enmiendas, tachaduras ni borrones.
52
Es un formato en el cual vienen ya impreso los datos y referencias de las
negociaciones, redactados de tal manera que son guía suficiente para comprender
su uso y completar con pocos datos su contenido.
Los formatos tienen como finalidad simplificar las tareas de registro y control de
las operaciones de una empresa. Vienen en juegos con varias copias en
diferentes colores para facilitar su distribución. A continuación indicamos las
normas generales que deben tenerse en cuenta para mecanografiar los
formularios.
53
LA COTIZACIÒN
PEDIDOS
REMISIONES
FACTURAS
Las facturas se elaboran de una u otra forma, según la compra sea a crédito o al
contado.
54
Cuando el pago es de contado, generalmente el vendedor hace un descuento
especial, el cual debe especificarse en la factura, y restarse del valor total.
Tanto a las compras a crédito como a las de contado, se les recargo el impuesto
mas ventas, que algunas empresas incorporan al valor total de la mercancía y
otras lo estipulan por separado, en la factura. La forma de pago en las facturas de
crédito debe presentarse, así:
El valor de estas cuotas sumando a la inicial debe ser igual al valor total de la
factura.
55
ESCRITURA DE TARJETAS
Toda organización requiere de algunos medios, como son las tarjetas, que le
permitan cumplir con las normas sociales y d protocolo.
Las tarjetas buscan mejorar las relaciones interpersonales entre los trabajadores y
en muchas ocasiones son el contacto con el público externo allegado a la
empresa.
Una tarjeta es un detalle, es una manifestación, es un deseo; por lo tanto, hay que
tener mucho cuidado con su diseño, redacción y presentación.
Las pautas que le daremos le servirán para realizar mejor este trabajo. Le
recomendamos su aplicación.
Las tarjetas son comunicaciones escritas que permiten a las personas que tienen
la representación de una entidad, cumplir con ciertos deberes de cortesía y de
negocios.
Las tarjetas desempeñan una función primordial en las relaciones públicas, por
constituir una forma protocolaria y breve para agradecer, felicitar, presentar,
invitar, informar, etc., así como para participar diversas actividades como
inauguraciones, promociones, instalación de seminarios, etc..
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CLASES DE TARJETAS
TARJETAS DE NEGOCIOS
Son las que emplea una persona APRA identificarse como representante de una
empresa. Tiene las siguientes características:
PRESENTACIÒN:
TAMAÑO: Tiene impreso el logotipo,
8.5 x 4.5 centímetros nombre, dirección y lugar de
aproximados. la empresa. Además, el
nombre del representante y su
cargo respectivo.
Utilización:
Visita de negocios
Recordatorio de nombres y
direcciones
Envío de folletos y revistas
Envío de regalos, flores y
artículos de promoción, en
representación de la empresa.
Ver modelos.
57
José Antonio Lizarazo
SERGO S.A. Sarmiento
Representaciones
Director Regional
Norte de Santander
TARJETAS PERSONALES
Son las que se emplean para enviar regalos, flores o escritos propios.
TAMAÑO: Presentación:
8.5 x 4.5 Sòlo lleva impreso el
centímetros nombre completo de la
aproximados persona.
58
TARJETAS DE PUBLICIDAD
Son las que se emplean para dar a conocer el nombre y actividad de un negocio,
con fines publicitarios.
Tamaño:
Presentación
Debe ser vistosa por los fines que persigue. Su impresión debe llevar:
Razón Social
Logotipo
Actividad económica J.J.PITTA Y CIA. LTDA.
Dirección
Teléfono
Lugar Francisco Arèvalo Roche
DPTO. DE PAGADURÌA
Promoción de la empresa
Utilización
Calle 11 6-28 Telèfono 584 35 67
Promocionar la empresa. Fax 574 30 29 www.Pitta.co Cùcuta-Colombia
TARJETAS EN BLANCO
Ver figura.
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SATURNINO FLÒREZ MIRANDA
RECTOR
Utilización
Tamaño y color
60
Presentación y distribución mecanográfica
61
LE RECORDAMOS QUE LA TARJETA DEBE REDACTARSE
EN TERCERA PERSONA
Firma
62
AGRADECIMIENTO. Se envían para agradecer servicios especiales prestados a
la empresa.
Firma
63
Los patrocinadores del Seminario Formación Mente Emprendedora
y
Y los miembros del Comitè Nacional Fondo Emprender,
64
FIRMA
Cordial saludo,
Doctor
JOSE HUMBERTO LOMBANA CASTRO
Gerente General
CADENALCO
TÈCNICAS MECANOGRÀFICAS
65
Revise cuidadosamente la tarjeta antes de enviarla y cerciorase que su
escritura, redacción y presensación estén correctas.
66