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CONTABILIDAD Y PRESUPUESTOS
(ERP)
INDICE
Introducción 4
Capítulo 1 (Completando la Información básica) 5
Instalación Física 5
Instalación Lógica 5
Empresa 6
Bases Parámetros 8
Bases Definición datos de empresa 17
Bases Reparar base de datos 18
Capítulo 2 (digitación) 19
Digitación Tablas 20
Digitación Auxiliares 26
Digitación Ingresos de Cuentas 28
Digitación Plan de Cuentas Paralelo 30
Digitación Saldos de Apertura 31
Resumen Capítulo 2 33
Capitulo 4 (Presupuestos) 43
Presupuesto de Caja 43
Presupuestos de Operacional 44
Resumen Capítulo 4 45
Capítulo 6 (Procesos) 50
Generación del Período Contable 50
Corrección Monetaria 50
Ajuste por Dif. de Cambio 50
Conciliación Bancaria 51
Verificación de Integridad de Datos 52
Capítulo 7 (Seguridad) 54
Resumen Capítulo 7 57
Códigos 58
INTRODUCCION
Entrega todos los informes exigidos por el Servicio de Impuestos Internos tales
como Libro Diario, Libro mayor, Libro de compras, Ventas, etc. y muchas otras
cosas más que se irán revisando a lo largo del curso.
Se podría decir que para poder trabajar con los sistemas, existen 2 tipos de
instalación:
Instalación Física
Instalación Lógica
SOFTLAND
PROGRAMA DATOS
1.- EMPRESA
2.- A continuación usted deberá indicar la base de Datos con la cual se trabajará
SQL / MSDE
- Área de Negocios: Como área de negocios se entiende una entidad que forma
parte de la Empresa, pero se requiere llevar su contabilidad en forma
independiente. Como ejemplo podríamos pensar en una Empresa Constructora,
Otro ejemplo podría ser una Empresa Comercial que tiene sucursales a lo largo
del país, cada sucursal representará un Área de Negocios. Esto implicaría que
cada vez que ingresemos comprobantes al sistema deberemos indicar a que
área de negocios atañe.
El Plan de Cuentas será sólo 1 común a todas las Áreas de Negocios., por lo
que se podrá obtener información a Nivel de toda la Empresa o bien el detalle de
cada una de las Áreas.
NOTA:
* Permite Ingresar movimientos en cualquier moneda, dentro del mismo
comprobante contable.
* La cuadratura total siempre es en $ (pesos)
-Trabaja con Contabilidad IFRS: Este atributo nos permite que el sistema pueda
manejar doble tipo de contabilidad, Tributaria e IFRS, que al momento de
ingreso o emitir la información le deberemos especificar con cual normativa
ingresaremos o emitiremos los datos.
NOTA : Una vez ingresados los movimientos contables sólo se podrán modificar
los atributos de Cuadratura en otra moneda (NO se puede modificar Maneja otra
moneda) y Corrección monetaria. Es por esto que es de suma importancia
tener claro los atributos que manejará la empresa antes de generar el Plan de
Cuentas.
Nivel Dígitos
1 1
2 2
3 2
4 3
Código Descripción
100 ADMINISTRACION
100-01 Contabilidad
100-02 Cobranzas
Por lo que se desprende que utilizaremos 2 niveles con 3 dígitos para el Primer
Nivel y 2 dígitos para el Segundo Nivel.
Ahora debemos asignar los dígitos del detalle de Gastos, Para ello seleccionar
desde la barra de códigos y como ejemplo de Detalle de gastos supondremos los
siguientes:
Código Descripción
01 Artículos de Oficina
01-01 Resmas
01-02 Archivadores
02 Artículos de Computación
02-01 Papel Tamaño carta
02-02 Toner
02-03 Cintas Impresoras
02-04 Diskettes
03 Avisos Publicitarios
03-01 Mercurio
03-02 La Tercera
Lo que faltaría es indicar cuantos niveles y cuantos dígitos por nivel se utilizarán
para el Presupuesto de caja.
Esta opción si se puede modificar, por lo que para conocer de que se trata la
marcaremos.
Moneda Adicional:
2.3 Reparar Base de Datos: Genera una revisión interna de la base de datos,
deben todos los formularios (pantallas) cerradas. Esto es útil cuando se detecta
información inconsistente.
DIGITACION
Ya están definidas las bases del sistema por lo que estamos en condiciones de
Trabajar nuestro plan de cuentas y tablas afines.
Partiremos con:
Código Descripción
Acciones C.M.P.C 001
Fondos Mutuos Santander 002
La cantidad de caracteres para definir los Instrumentos Financieros es de 3
Dígitos Alfanuméricos.
Código Nombre
1 Bueno
2 Cumplidor
3 Moroso
Ejemplo :
10.-Detalle de Libro: En esta opción se debe definir qué conceptos (valores) irán
dentro del cada Libro y en qué columnas deberán imprimirse. Además se indican
los números de cuentas y si estas columnas están afectas a IVA, esto es
necesario para la opción de ingreso de documentos de compra/venta.
Finalmente se indica la columna correspondiente al IVA para que mediante la
opción antes mencionada el sistema pueda calcular el dicho valor.
LIBRO DE COMPRA
LIBRO DE VENTA
Código Descripción
001 Caja de Fondos
002 Garantía Bco. de Chile
003 En abogado
Código Descripción
NO Norte
SU Sur
CE Centro
Código Descripción
SK Sky AirLines
LN Lan Chile
TB Tur Bus
TR FFCC
Código Descripción
AG Agricola
CO Comercial
IN Industrial
SE Servicios
Código Descripción
AGL Álvaro González L.
Código Descripción
PMS Pamela Madrid S.
Código Descripción
JC Jefe de Compras
CO Contador
GC Gerente General
GA Gerente de Administración
Código Descripción
IVA Impuesto al Valor Agregado
ILA Impuesto a los Licores
Código Descripción
CH Chile
BO Bolivia
PE Perú
Código Descripción
01 Región de Tarapacá
02 Región de Antofagasta
03 Región de Atacama
Código Descripción
SA Santiago
VA Valdivia
VL Valparaiso
Código Descripción
QU Quilicura
VI Vitacura
PR Providencia
LC Las Condes
2.- AUXILIARES
EJERCICIOS:
Código Descripción
1 Activo
1-01 Activo Circulante
1-01-01 Caja
1-01-01-001 Caja $
1-01-02 Bancos
1-01-02-001 Banco Chile
1-01-02-002 Banco Santander Santiago
1-01-03 Cuentas Corrientes Clientes
1-01-03-001 Facturas por Cobrar
1-01-03-002 Documentos por Cobrar
1-01-04 Impuestos por Recuperar
1-01-04-001 IVA Crédito Fiscal
1-01-05 Existencias
1-01-05-001 Materias Primas
2 Pasivo
2-01 Pasivo Circulante
Ejercicio:
Código Descripción
11.10 Disponible
11.20 Depósitos a plazo
11.40 Deudores por Ventas
11.50 Documentos x Cobrar
11.90 Existencias
12.20 Máquinas y equipos
12.30 Muebles y útiles
12.90 Depreciación
21.60 Documentos x Pagar
21.70 Retenciones
41.10 Ingresos de Explotación
41.20 Gastos Administración
Los Saldos deberán ser ingresados de acuerdo a los atributos de las cuentas,
es decir, si la cuenta maneja auxiliar y control de documentos, por cada
auxiliar se deberá digitar su detalle, como factura, Nº , fecha emisión,
fecha de
vencimiento y monto.
Ejercicios:
FC 15 30/12 30/01
250.000
FC 181 31/12 31/01
300.000
LT 25 28/12 28/01
150.000
LT 29 28/12 30/01
350.000
FV 30 01/11 31/12
150.000
CF 1250 31/12 21/01
20.000
CF 1251 31/12 22/01
50.000
RESUMEN
CAPITULO 2
* AUXILIARES (5 Carpetas
DIGITACION Datos Básicos, Ventas, Contactos,
Despacho y Cobranzas)
CAPITULO 3
IMPUTACIONES CONTABLES
Comenzaremos con:
N º Unico :1
Fecha : 20/01/..
Estado : ---------
Tipo : Traspaso
Nº Interno : 1
Área de Neg. : 01 Santiago
Glosa : Compra de Escritorios secretaria de administración.
1º Cuenta : Facturas por pagar
Haber : 119.000
Documento
Tipo de Documento : FC Factura de Compra
Nº de Documento : 10
Documento de Referencia
Tipo de Documento : FC Factura de Compra
Nº de Documento : 10
Detalle de Libro
Neto : 100.000
Iva : 19.000
OK
EJERCICIOS :
8.- Registrar el pago por un total de $ 420.000 con cheque Nº 128841 al día,
cancelando Facturas números 15478 y 9200.
9.- Se realiza la cancelación de las factura Número 9513 con dos cheque a
fecha (20/02/…. Y 20/03/….) a H y S Ltda
Administración
Contabilidad : 42 %
Cobranzas : 22 %
Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 39
Taller de ERP
Facturación : 36 %
3.- Comprobantes Tipos:Otra Opción interesante del Sistema es generar y
grabar Comprobantes Tipos, es decir aquellos que frecuentemente utiliza la
empresa. Dichos comprobantes Tipos pueden ir con monto en cero. Veremos
como hacerlo.
Existen además comprobantes tipo con distribución de valores, es decir, con
formulas que nos permiten automatizar el ingreso, considerando que éstos
pueden realizar el prorrateo de gastos que frecuentemente se realiza por centro
de costo.
Ejercicios :
2.- Cancelación de luz por parte del centro de costo administración con efectivo.
Ejercicios:
Todos los formatos que se trabajan en nuestros sistemas tiene la misma modalidad de
trabajo, son en Excel y funcionan con un archivo de texto en paralelo, que se abre
automáticamente. Este contiene los posibles campos a incorporar, la forma de
asignarlos a la pagina principal que saldrá impresa, es seleccionando el campo,
copiando y dar Pegado Especial botón Pegar Vínculos.
Ejercicios:
6.1.-Parámetros de Contabilización
RESUMEN
CAPITULO 3
Ingreso de Comprobantes
DIGITACION *COMPROBANTES Comprobantes Tipo
Impresión Batch de Voucher
Configuración Comprobante Paramétrico
Configuración Paramétrica de Cheques
Ingreso de Documentos Compra/Venta
CAPITULO 4
PRESUPUESTOS
Enero 10.000.000
Febrero 11.800.000
Marzo 10.300.000
Docente: Leonardo Figueroa Saldaña. Página 45
Taller de ERP
2.-Presupuesto Operacional
RESUMEN
CAPITULO 4
CONSULTAS E INFORMES
d) Consulta de Saldos:
Permite consultar e imprimir los saldos deudor y acreedor de una cuenta a un
determinado mes y conocer su distribución en los distintos comprobantes,
además del detalle de los movimientos efectuados en un comprobante
específico.
g) Centro de Costos :
- Libro Mayor Por Centro de Costos : Permite emitir el Libro Mayor por
cada Centro de Costo con el detalle de los movimientos asociados a cada
una de las cuentas del Plan de Cuentas.
j) Foliación única Nacional: Esta opción nos permite emitir las hojas con o sin el
nombre del Representante Legal de la empresa, para el posterior timbraje en el
Servicio de Impuestos Internos.
CAPITULO 5
CAPITULO 6
PROCESOS
2.- Corrección Monetaria: Nos permite realizarla, previo ingreso de valores IPC,
Equivalencias de moneda y Valorización de Instrumentos Financieros. Podemos
sacar previamente un informe para su revisión y además la corrección
generando el comprobante contable. Para esto se deben ingresar cuentas de
corrección para Activos – Pasivos – Patrimonio y Revalorización del Capital
Propio.
3.- Ajuste por Diferencia de Cambios: Permite realizar este proceso a las
cuentas que tengan el atributo y que corresponden a aquellas que se manejan
en doble moneda. Se debe indicar centro de costo y detalle de gasto por defecto.
9.- Traspaso a Excel de documentos por auxiliar: Opción que permite enviar
a una planilla Excel cada uno de los documentos que nos deben o que debemos
a los auxiliares, indicando monto original y saldo.
11.- Bloqueo Masivo de clientes: Opción que deja con el Switch de Bloqueado
dentro de la ficha de auxiliar a aquellos clientes que poseen un cierto porcentaje
o monto en pesos de sobregiro indicado en la ficha de auxiliares
SEGURIDAD
Otra opción importante del sistema que veremos se refiere a crear personas o
grupos de personas que tengan autorización de acceso.
Ej : Código Descripción
DIGI Digitador de Comprobantes
Luego salir.
Una vez definidos los Perfiles, se crean los distintos usuarios, para ello
seleccionar de la Barra de menú la opción SEGURIDAD y luego Definición de
Usuarios.
Cada usuario se definirá con un código y una descripción, como ejemplo ingresar
como código sus iniciales y como descripción su nombre completo.
Aparecerán 3 Carpetas:
Inf. General : A través de esta opción es posible accesar al archivo (BMP – GIF -
JPG) que debe encontrarse en el directorio Softland\Bitmaps.
Auditoria de E/S de Procesos: Esta opción permite saber qué usuario ingreso o
salió de que procesos y cuando
CAPITULO 6
DEFINICION DE USUARIOS
DEFINICION DE PERFILES
SEGURIDAD PERMISOS POR PROCESOS
CAMBIO DE PASSWORD
CAMBIO DE USUARIOS
ASIGNA RESTRICCIONES
AUDITORIA DE E/S DE PROCESOS
CONSULTA LOG DE TRANSACCIONES
SEGURIDAD DE SODATOS MDB
Uso de Teclado:
F3 = Buscar
F12 = Grabar
Alt + O = Boton OK