Administracin Moderna de Proyectos

La gestin o gerencia de proyectos Para nadie es un secreto que los proyectos cada vez ms ocupan un lugar central en nuestra sociedad. No slo es un asunto vinculado a empresas o negocios. Tambin tiene que ver con mejoras del bienestar o impactos sociales. Si lo que se quiere es mejorar la competitividad de un pas, se habla de mejorar la infraestructura o los servicios y en ambos casos trataremos con proyectos. En el mismo sentido, cuando de polticas pblicas se trata, la manera de llevarlas a cabo pasa por el mundo de los proyectos, es decir, estos ltimos estn muy presentes en diversas actividades humanas. De all podemos deducir que la administracin de proyectos no se limita al mbito privado. Los programas sociales o los servicios pblicos son llevados a cabo o mejorados a travs de proyectos. Si nos enfrentamos a una catstrofe natural, como el huracn Katrina o el terremoto en Pisco, la forma de reconstruir lo devastado es a travs de las herramientas que nos brinda la administracin de proyectos. Como se podr deducir, el hecho que se utilice la metodologa de gestin de proyectos no es garanta para conseguir la consecucin de nuestros objetivos o la plena satisfaccin. El xito requiere de otros elementos, que le dan a la gestin de proyectos una caracterstica compleja, como corresponde a cualquier actividad que maneja recursos, se enfrenta a desafos, tiene lmites y depende de la decisin humana. Qu es un proyecto? Para entender lo que es un proyecto sera bueno analizar algunas acciones o actividades que hoy estn presentes en nuestra sociedad: Una nueva Tablet que compite con las versiones anteriores. Dispositivos que permiten almacenar ms datos que en el pasado reciente. La ampliacin del transporte denominado Tren Elctrico. Mejorar las medidas de seguridad de la ciudad. La construccin de un nuevo hospital de emergencias peditricas. Vacunar masivamente a sectores de la sociedad ante una determinada enfermedad. Celebrar el aniversario de una efemrides nacional. Una campaa poltica para las elecciones regionales. Un video en youtube con fines educativos. Una encuesta para medir el nivel de satisfaccin del alumnado. El lanzamiento de una nueva gaseosa en el mercado nacional. La creacin de una nueva aplicacin (Apps) para aprender gestin de proyectos.

La relacin presentada, en su totalidad, tiene que ver con el mundo de los proyectos. A partir del anlisis de los acontecimientos nombrados, presentamos una relacin de definiciones: Segn Gray y Larsson: Un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeo y que se disea para cumplir con las necesidades del cliente. Segn Klastorin: Un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. Segn Gido y Clements: Un proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo especfico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y el uso eficaz de los recursos Segn Jorge Garca y Diego Echeverry (UNIANDES, Colombia): Un proyecto es una actividad humana que consume recursos, que tiene un propsito definible y nico, en donde se crea un entregable: un producto nico, se presta un servicio o se realiza una labor, cuyo resultado final, para un alcance dado, se puede medir en trminos de tiempo, costo y calidad, conocidos como la triple restriccin. Y finalmente la definicin del Project Management Institute: Todo proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico. Si bien es cierto pueden haber elementos repetitivos en algunos entregables del proyecto, esta repeticin no va a alterar los criterios de unicidad que se desarrollan en el trabajo del proyecto. La mejor forma de consolidar un concepto vinculado a los proyectos es a travs de sus caractersticas o atributos, pues son estos los que ayudan a definirlo. Atributos de un proyecto Los profesores Gido y Clement (2012) hacen una completa descripcin de lo que vendran a ser los principales atributos de un proyecto: 1. Todo proyecto tiene un objetivo, que permite establecer lo que se quiere lograr. Es el producto final, que de manera precisa y tangible se debe producir y entregar. Todo objetivo de un proyecto se define en trminos de lo siguiente: producto final o entregable, programa y presupuesto. Por ejemplo, podramos hablar de producir una nueva Tablet a

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un costo de un milln de dlares en un plazo de seis meses. O de pronto, construir un edificio de seis pisos, en cuatro meses a un costo de 200,000 dlares. Un proyecto tiene tareas interdependientes, es decir de tareas no repetitivas que se deben llevar sistemticamente y en determinada secuencia a fin de lograr los objetivos. Los proyectos utilizan recursos. Estos pueden ser de carcter logstico, monetario, personas especializadas, materiales diversos o instalaciones. Los recursos por definicin econmica son bienes escasos, por lo tanto se debe tener especial cuidado en su buena administracin a fin de hacer viable y eventualmente no generar mayores costos- un proyecto. El tiempo es un atributo importante de un proyecto, el cual se sabe tiene un periodo finito para cumplir con sus objetivos. Todo proyecto tiene un cliente, un patrocinador, alguien que tiene expectativas diversas sobre el cumplimiento de los objetivos y de cuyo nivel de satisfaccin va a depender que se considere como un xito o no el proyecto. Un proyecto puede ser una tarea nica, es decir que se realiza por una sola vez. Celebrar un quinceaero, un aniversario de bodas, hacer un puente sobre una quebrada especfica, un diseo de rutas para nuevas vas, todos son proyectos que se hacen por una sola vez. Todo proyecto tiene un grado de incertidumbre. Como sabemos hay factores exgenos que no podemos administrar y que pueden contribuir con la buena marcha o el colapso de un proyecto. Aqu la gama es amplia. Puede cubrir desde un colapso financiero como consecuencia de una burbuja econmica hasta el debilitamiento del dlar como consecuencia de la crisis internacional. Igualmente la irrupcin de nueva tecnologa podra alterar o convertir en obsoleto a nuestro proyecto. Todo proyecto tiene personas que estn a favor o en contra del proyecto, se maneja con diversos intereses. Son los denominados involucrados o Stakeholders, personas que pueden contribuir al xito o al fracaso de un proyecto.

Ing. Juan Sheput