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Workshop : Reuniones de trabajo efectivas

Expositor: Rafael Trucos Maza

Si en una reunin todos piensan lo mismo, quiere decir que alguien no est pensando George Patton

Marketing Partners

Rafael Trucos Maza

Consultor

Administrador de empresas con mencin en Marketing y diplomado en SCM. Consultor especializado en Community Management, Marketing Digital y Web 2.0 Docente y expositor de los cursos de Marketing y Gestin Comercial, Marketing Digital, Tcnicas de Ventas y Negociaciones, Comercio Electrnico, Planeamiento Estratgico y Comportamiento del Consumidor. Ponente en temas relacionados a Gestin comercial, Marketing, Social Media, Marketing Digital, e-business y Logstica 16 aos de experiencia laboral en el sector pblico y privado en las reas de logstica, comercial y marketing

o j a b a r t e d s e n o i n u re r e n e t o ? Cm efectivas

Reuniones Efectivas

Una reunin es la forma ms efectiva de lograr la interaccin y el compromiso de una persona hacia una meta determinada

Consideraciones previas para agendar una reunin

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Planificar para decidir o resolver un problema Definir la reunin como medio de apoyo no de rivalidad Elegir cada miembro como una fuente de recursos Prestar atencin a los propsitos de la reunin Hacer que se respete la reunin Comenzar bien desde el inicio Pensar en resolver el problema Planificar una reunin para obtener resultados

Para que nos reunimos?

Para trasmitir y comprender mensajes Para recabar opiniones y hechos concretos Para comunicarse con los dems Cuando confa en los dems para resolver los problemas y se van a poner en prctica las alternativas y soluciones propuestas Para conseguir mxima participacin y trabajo en equipo

Cundo fracasan las reuniones?

Los objetivos no han sido alcanzados y las tareas establecidas no se han cumplido Los participantes abandonan insatisfaccin personal la reunin con

El clima ha sido pesado y los debates estriles Se ha desaprovechado la mayor parte del tiempo tocando temas no agendados Han faltado demasiados participantes o en su defecto los presentes han participado poco

Cundo no debemos reunirnos?

Necesitamos acciones inmediatas Presencia de grupos muy numerosos Cuando no exista inters en los objetivos presentados por parte de los participantes Si el problema est entre una persona y usted mismo Si no hay informacin a presentar Si son temas que pueden ser resueltos por una persona Cuando haya mal ambiente y tensin entre los participantes

Qu es una reunin de trabajo?

Definimos una reunin de trabajo, como la actividad desarrollada por los miembros de una organizacin con la finalidad de definir un objetivo, alcanzarlo y medirlo durante su ejecucin. Esta actividad, que puede desarrollarse de manera presencial o remota y permite plantear estrategias conjuntas entre las diversas reas de la empresa enfocadas a los objetivos que por lo general se encuentran definidos en el plan estratgico. Todo lo comentado y presentado debe de estar incluido en un acta para que esta sirva como agenda para la prxima reunin programada.

Caractersticas
Debe existir un grupo. Comunicacin fluida y constante entre los asistentes. En un lugar concreto y con un tiempo determinado. Las decisiones se toman por consenso. Debe haber objetivos.

Objetivos

Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de actuacin, metodologas de trabajo, nuevos productos o servicios. Coordinar funciones de los miembros del equipo.

Pasos para agendar una reunin

1)Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad, objetivos y contenido) 2)Asistentes adecuados. 3)Convocar con tiempo y forma adecuadas. 4)Facilitar medios materiales y recursos. 5)Definir quien asumir el rol de moderador. 6)Tener en cuenta el aspecto humano y no slo la eficacia y eficiencia. 7)Discutir racionalmente y concretar decisiones finales del parecer del equipo. 8)Llevar a la prctica los acuerdos adoptados definiendo fechas y responsables los cuales irn anotados en un acta.

Posibles problemas que se pueden evitar

Acciones ms comunes: Antes de la reunin: No efectuar la convocatoria adecuada. Elegir unos medios materiales inadecuados (estructurales) No preparar de forma adecuada los temas y tratar de improvisar.

Posibles problemas que se pueden evitar

Durante la reunin:

Llegar tarde y/o interrumpir Prolongar la sesin inadecuadamente. Problemas entre miembros o divagaciones en la reunin. No cumplir el orden definido en la agenda. Discutir soluciones antes de abordar correctamente los problemas. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunin.

Posibles problemas que se pueden evitar

Despus de la reunin:

No redactar y entregar el acta a los participantes. No evaluar lo acontecido en la reunin. No definir responsables por cada actividad No desarrollar un seguimiento de los acuerdos adoptados.

Determinar prioridad de los temas a tratar

Tipos de posicin (adecuacin)

Elementos negativos que afectan el desarrollo de una reunin

Llegar tarde e interrumpir saludando Llegar tarde y preguntar por lo ya hablado Interrumpir de continuo El que aclara de continuo o se enfada El que cree que todo el tiempo es para l El que recibe llamadas en el mvil El que quiere acabar rpido El que va a la reunin sin prepararse El que ataca a todos los dems El que habla toda la reunin con el de al lado

Recomendaciones finales

Informar y recordar a los asistentes el objetivo de la reunin Minimizar el numero de participantes Definir una agenda Establecer el propsito y motivo Involucrar a todos los participantes Usar diagramas, cuadros y grficos Agendar los temas importantes pero no relacionados Registrar las acciones a seguir y sus responsables Elaborar y distribuir un acta Medir la efectividad de las reuniones

Preguntas
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Nunca andes por el camino trazado, pues te conducir nicamente hacia donde los otros fueron Graham Bell

innova crea mejora