El Sndrome de la Documentacin de los Procesos

El contar con procesos documentados en planes de calidad o procedimientos es un requisito

de cualquier esquema de aseguramiento de calidad como ISO; esta documentacin permite
contar con el conocimiento que se requiere durante la operacin de los procesos de tal forma
que se logre la repetitividad. Tambin esquemas de mejora como SIX SIGMA o LEAN
mencionan la necesidad de documentar los procesos. Sin embargo las organizaciones deben
ser conscientes de que la documentacin debe ser realizada despus de que el proceso ha sido
mejorado o en el mejor de los casos rediseado, pues de lo contrario se corre un riesgo
importante de lograr repetitividad en lo que no es correcto, esto es, la documentacin tiene
un enfoque primordial en la eficiencia: hacerlo correctamente, pero no necesariamente en la
eficacia: hacer lo correcto; lo cual es un freno para la innovacin.
Cuando se trata de mejorar o en el mejor de los casos redisear o innovar en un proceso, se
debe tener la idea clara que la documentacin detallada no es un paso inicial adecuado; ser
primero necesario realizar una documentacin cuyo fin no es el analizar el proceso sino
entenderlo, la diferencia es cuatro meses. Las metodologas clsicas de este tipo de
documentacin que buscan exclusivamente entender el proceso son el llamado Brown
Paper, conocido en el esquema LEAN como value stream mapping el cual generalmente
se realiza sobre papel kraft (de ah el nombre de brown) y usando post its. La principal
caracterstica de esta ilustracin no es los materiales con que se realiza sino lograr hacerla
con todos los actores del proceso presentes en una sesin para lograr una visin sistmica del
mismo, potenciando el entendimiento transversal de las organizaciones que es un principio
fundamental cuando se habla de procesos lo cual es necesario para buscar la innovacin.
Frecuentemente se piensa que con que se arme el proceso en partes se lograr el
entendimiento del mismo; nuestra experiencia es que las historias de terror que te
encuentras en los procesos donde por ejemplo en la ilustracin de un proceso de abasto de
insumos y materia prima necesarios para la operacin; algunos pasos del proceso son los
siguientes: analista toma informacin de costos del pedido del sistema transaccional, la copia y
la pega en Excel, analista suma costos en Excel para obtener total del pedido, analista verifica la
suma de Excel en su sumadora (al preguntrsele porque haca eso contest "eso dice el
procedimiento"; y al preguntarse si alguna vez la suma haba sido incorrecta la respuesta fue
"no"). (ver ms historias de terror en www.reata-ocp.blogspot.com).

Dr. Armando J. Espinosa de los Monteros Fuentes

www.reata-ocp.blogspot.com

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Una vez teniendo una idea de lo que el proceso hace, se deber asegurar la eficacia del mismo
con base en el rediseo e innovacin y posteriormente la eficiencia a travs de la
documentacin, que entonces si agregar valor al ser ms robusto.

Dr. Armando J. Espinosa de los Monteros Fuentes .

http://es.scribd.com/doc/139785605/El-Sindrome-de-la-Documentacion-de-losProcesos

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