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2001
PRLOGO
Este folleto es una breve gua sobre cmo llevar a cabo una poltica de desarrollo de las colecciones. Supone un reconocimiento por parte de la Seccin de Adquisiciones y Desarrollo de las Colecciones de la IFLA de la existencia de una laguna en este campo. Esta gua pretende ser un instrumento, sobre todo, para los colegas que se encargan por vez primera del desarrollo de las colecciones as como para los pases en los que existe poca tradicin escrita de cmo puede llevarse adelante esta tarea. Confiamos en que este escrito sea un instrumento til para los bibliotecarios encargados de este menester, a veces, desalentador. . El documento ha sido elaborado por Dora Biblarz con la ayuda de otros miembros del Comit Permanente de la Seccin de Adquisiciones y Desarrollo de las Colecciones: Trix Bakker, Marie-Joelle Tarin y Jim Vickery. El texto est disponible,en ingls, francs y castellano, en el sitio web de la IFLA, http://www.ifla.orgNII/s 14.
INDICE
Para qu un documento escrito? ............................ 1 Introduccin l. Seleccin 2. Planificacin 3. Relaciones con el pblico 4. Contexto general Elementos para establecer una poltica de desarrollo de las colecciones.......................................................... 4
A. Introduccin B. Principios generales C. Principios particulares D. Perfiles de materias E. Mtodos de evaluacin de la coleccin Medidas cuantitativas Medidas cualitativas Indicadores de profundidad de la coleccin F. Cdigos de lengua (RLG) G. Cdigos de lengua (WLN) H. Aplicacin de esta poltica y revisin de la misma
Apndice 1
II
PARA QU UN DOCUMENTO ESCRITO? Introduccin La tarea principal de la biblioteca consiste en seleccionar, conservar y proporcionar acceso a fuentes de informacin pertinentes y representativas. A consecuencia de los avances tecnolgicos, las bibliotecas, en general, estn pasando de una estrategia de depsito ("por si acaso") a otra de acceso inmediato ("justo a tiempo"). Esto significa que las polticas de las colecciones estn cambiando significativamente y que las bibliotecas deben difundir ampliamente la informacin sobre su poltica. El establecimiento de una poltica oficial equivale a establecer un marco y un conjunto de parmetros que guan la actividad tanto del personal como de los usuarios. Estos parmetros tienen muchas funciones, no son slo una mera herramienta para la seleccin de materiales. Adems de describir las colecciones actuales, obligan al personal implicado a (re)considerar las metas y los objetivos de la organizacin, tanto a largo como a corto plazo, y tambin las prioridades que se establecern para las distintas actividades. Ayudan a elaborar presupuestos, sirven de canal de comunicacin dentro de la biblioteca y entre la biblioteca y los agentes externos, respaldan el desarrollo de colecciones en cooperacin, previenen la censura y ayudan a las actividades generales de gestin de las colecciones, incluidos el1nanejo de las donaciones, la supresin de materiales y las cancelaciones de publicaciones seriadas. Los motivos principales para contar con una poltica escrita de desarrollo de las colecciones pueden agruparse en cuatro grandes apartados:
l. Seleccin
La funcin principal de una poltica escrita de desarrollo de las colecciones es servir de orientacin al personal a la hora de seleccionar o desechar recursos tanto impresos como electrnicos para la coleccin local. El documento sirve como gua para cada fase del manejo de los materiales. Puede abarcar la seleccin, la adquisicin, el proceso, el depsito, el mantenimiento, la conservacin (el archivo en el caso de recursos electrnicos), la "relegacin" y la supresin de todo tipo de material.
Reduce el margen de las inclinaciones personales al basar las decisiones sobre la seleccin en el contexto de los objetivos de la coleccin, e identifica las lagunas de las mismas. Tambin garantiza la continuidad y la coherencia de la seleccin y la revisin. Asimismo, aclara el propsito y el alcance de las colecciones locales y permite que las decisiones sobre la seleccin se evalen, por ejemplo, identificando qu parte del material publicado sobre una materia se ha adquirido. Una gua de referencia como sta reduce la necesidad de que los encargados de la seleccin planteen dudas recurrentes, y ayuda a la formacin de nuevo personal. Tambin proporciona una informacin til al personal de otras bibliotecas.
2. Planificacin
Un documento de estas caractersticas proporciona una base slida para la planificacin futura y ayuda a determinar prioridades, especialmente cuando los recursos econmicos son limitados. As, ofrece una base para la asignacin justa de recursos y ayuda a proteger los fondos de la biblioteca al explicar el motivo de cada adquisicin. Contar con una publicacin oficial a la que remitirse garantiza la continuidad y evita confusiones. La elaboracin de un documento oficial es beneficiosa en s misma ya que supone adquirir un conocimiento sobre el valor de las colecciones existentes y obliga al personal a reflexionar sobre las metas de la biblioteca. Las metas establecidas sirven de ayuda para otras actividades relacionadas con la coleccin, como la catalogacin, la conservacin y el depsito; contribuyen a formular una estrategia coherente y ayudan a prestar servicio al usuario, por ejemplo, identificando las reas en las que puede llevarse a cabo una eliminacin de materiales, o las reas ms adecuadas para el prstamo interbibliotecario, el suministro de documentos o el acceso a Internet.
3. Relaciones con el pblico
El establecimiento oficial de una poltica puede resultar til para exponer las razones de la biblioteca a la hora de tratar tanto con sus
usuarios como con sus administradores y con los organismos que la financian. Una poltica oficial respalda los objetivos establecidos de la organizacin y demuestra que la biblioteca est dispuesta a rendir cuentas y a alcanzar las metas acordadas. Lo ideal es que la elaboracin del documento cuente con la participacin activa tanto de usuarios como de administradores, mejorando as la comunicacin entre la biblioteca y sus clientes. El documento sirve como contrato con los usuarios de la biblioteca, y tiene la funcin de demostrar a estos qu pueden esperar de la misma tanto en lo referente a las colecciones como a los servicios. Permite justificar las decisiones individuales relativas a la seleccin basndose en unos principios establecidos. Al remitirse al documento oficial, el personal de la biblioteca puede desviar las crticas o la censura de grupos con intereses especiales, y puede rechazar con amabilidad pero con firmeza donaciones no deseadas, materiales sectarios o artculos potencialmente ofensivos.
4. Contexto general Puesto que, cada vez con ms frecuencia, las bibliotecas individuales no pueden proporcionar todos los servicios por s solas, estn empezando a agruparse en cooperativas, alianzas y consorcios. Para que estas empresas funcionen debe existir un conocimiento y un acuerdo mutuo sobre qu coleccin est reuniendo cada biblioteca. En este sentido, una poltica escrita de desarrollo de las colecciones puede servir de base para una cooperacin ms amplia y un mayor intercambio de recursos, ya sea en el mbito local, regional, nacional o incluso internacional.
DE
UNA
El motivo principal para elaborar una poltica escrita de desarrollo de colecciones es evitar que la biblioteca acte impulsada por acontecimientos o por entusiasmos individuales y adquiera una serie de materiales elegidos al azar que pueden no ser adecuados para su misin. Adems, los recursos electrnicos estn adquiriendo una importancia cada vez mayor para bibliotecas de todo tipo y tamao, y estn consumiendo un porcentaje cada vez ms elevado del presupuesto bibliotecario. Por ello, las decisiones sobre la seleccin de materiales electrnicos deben tomarse tambin dentro de una poltica explcita de desarrollo de las colecciones, que puede ser una poltica independiente o puede estar integrada en la poltica general. Los primeros elementos que deben tenerse en cuenta al elaborar una poltica de desarrollo de las colecciones son la misin de la biblioteca, el objetivo de esa poltica y el pblico al que va dirigida. La poltica tambin debe incluir breves declaraciones sobre la comunidad o el grupo de usuarios, una descripcin del tipo de programas a los que sirve la coleccin, el tamao de la coleccin (incluyendo el nmero de publicaciones peridicas, volmenes monogrficos, tnateriales electrnicos y lenguas representadas), la realizacin de un estudio presupuestario detallado sobre los fondos que la biblioteca gastar en los distintos tipos de materiales, y el establecimiento de acuerdos de cooperacin formales o informales que afecten a la poltica o la prctica de las colecciones.
B. Principios generales
Aqu se enumerarn las caractersticas que determinan la orientacin del desarrollo de la coleccin, como por ejemplo: nicamente el enfoque actual o tambin las adquisiciones retrospectivas; tipo de material (monografas, publicaciones peridicas, tesis, literatura gris, mapas, etc.); lenguas; formatos (impreso, no impreso o electrnico); fuentes
especiales de financiacin (subvencin o donacin); poltica relativa a donaciones y cualquier poltica especial respecto al mantenimiento (eliminacin, conservacin) de la coleccin; as como su tamao. Otros principios pueden ser la manera en que se gestionan las reclamaciones, si existe un equivalente a la "carta de servicios de la biblioteca", la existencia de otras polticas pertinentes, qu limitaciones existen (qu materias o reas se evitan intencionadamente en las colecciones), etc.
C. Principios particulares
Cada institucin, con su comunidad y con los otros elementos que la conforman, es nica. Por ello, su poltica ser tambin nica. La poltica debe reflejar a la biblioteca especfica a la que pertenece y a la comunidad a la que sirve esa biblioteca.
Se determinarn las colecciones de materias o formatos especiales que representen materiales nicos y para las que haya que aplicar directrices especiales y tambin qu formatos quedan excluidos. Se describir el mbito de cobertura (lenguas incluidas o excluidas, zonas geogrficas incluidas y zonas especficas excluidas, periodos cronolgicos incluidos en la coleccin por su contenido intelectual o por su fecha de publicacin y periodos especficos excluidos). Las materias se describirn de acuerdo con el sistema de clasificacin y los descriptores de materia de la biblioteca. Se identificar la unidad o la persona de la biblioteca responsable de la coleccin. Se determinarn otras categoras de informacin local til, como las relaciones interdisciplinares, las relaciones en el consorcio o la poltica sobre el acceso a la informacin. Se determinarn otros factores de importancia local.
D. Perfiles de materias
Esta parte de la poltica se basa en la evaluacin de la coleccin, y necesita una actualizacin peridica para reflejar los progresos hacia las metas y las revisiones de las mismas provocadas por los cambios de circunstancias. La presentacin preferida es un conjunto de informes de Conspectus que incluyen toda la informacin pertinente sobre la coleccin. Conspectus
5 significa una visin general o un resumen de la profundidad de la coleccin y de la organizacin de las colecciones por materia, por sistema de clasificacin o por una combinacin de ambos; el Conspectus incluye tambin los cdigos estandarizados para los niveles de la coleccin y las lenguas de los materiales adquiridos. Conspectus es una sinopsis de una coleccin bibliotecaria o una visin general de una poltica coordinada de desarrollo de las colecciones de un consorcio o una red. El primer Conspectus fue desarrollado por el Research Libraries Group (RLG) y posteriormente fue adaptado por otros grupos como la WLN (Westem Library Network).
Debe proporcionarse la informacin necesaria para cada divisin del Conspectus (24), para cada categora (500) y para cada materia (4000) evaluadas por la biblioteca. (En el apndice I encontrarn una lista de las 24 divisiones del Conspectus.) La evaluacin se lleva a cabo mediante una serie de pasos que incluyen la planificacin, la recopilacin de datos, la asignacin de indicadores de profundidad (o niveles) de la coleccin y los cdigos de lengua. Esta informacin se utiliza para gestionar los recursos de la biblioteca y para tomar otras decisiones pertinentes para las operaciones generales.
6 tcnicas disponibles para evaluar las colecciones se pueden dividir en dos grupos: las que se centran principalmente en la coleccin y las que toman como punto de referencia al cliente. Las tcnicas centradas en la coleccin examinan el contenido y las caractersticas de los recursos para determinar el tamao, la edad, el alcance y la profundidad de la coleccin en comparacin con un modelo externo. Las tcnicas centradas en el cliente describen cmo se utiliza la coleccin e indican su eficacia en relacin con su uso. Es probable que la evaluacin de la coleccin sea ms exacta y produzca mejores resultados si utiliza una combinacin de tcnicas centradas en el cliente y tcnicas centradas en la coleccin, incluyendo resultados tanto cuantitativos como cualitativos en la recopilacin de datos y en el proceso de descripcin.
Medidas cuantitativas Las medidas cuantitativas indican el tamao, la edad, la utilizacin, los costes y otros datos numricos. Ejemplos de medidas cuantitativas son el inventario o los catlogos topogrficos que determinan los ttulos reales o el nmero de volmenes por segmento o materia. La media de edad o medidas similares indican la actualidad de los materiales. Las sumas gastadas en adquisiciones en un segmento o materia al ao ilustran el compromiso constante de desarrollar esa rea. El porcentaje de los ttulos que posee una biblioteca comparado con una lista estndar muestra la amplitud y la profundidad de la coleccin. Las estadsticas de utilizacin (incluidos el uso interno de la biblioteca y el prstamo interbibliotecario) son una tcnica de evaluacin centrada tanto en la coleccin como en el cliente. Medidas cualitativas Las medidas cualitativas se obtienen mediante la evaluacin subjetiva y requieren la valoracin profesional de bibliotecarios, la apreciacin de expertos en la materia o la opinin de los clientes. Estas tcnicas incluyen impresiones sobre el estado, el carcter y la adecuacin de una seccin de la coleccin. Otra tcnica cualitativa es la evaluacin de una parte de la coleccin frente a otra parte similar de otra biblioteca o frente a una bibliografa de esa materia.
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APNDICE 1
Divisin AGRICULTURA ANTROPOLOGA ARTE Y ARQillTECTURA ARTES ESCNICAS BIBLIOTECONOMA BIOLOGA CIENCIAS POLTICAS COMERCIO Y ECONOMA DERECHO EDUCACIN EDUCACIN FSICA Y OCIO FILOSOFA Y RELIGIN FSICA GEOGRAFA Y CIENCIAS DE LA TIERRA lllSTORIA Y CIENCIAS AFINES INFORMTICA INGENIERA Y TECNOLOGA LENGUA, LINGSTICA Y LITERATURA MATEMTICAS MEDICINA MSICA PSICOLOGA QUMICA SOCIOLOGA
Prefijo LC
AGR ANT ART PER LIS BIO POL ECO LAW EDU
Prefijo Dewey
AGD AND ARD PED DLS BID POD BUD DLA ED DPH PHD PUD GED HID CSD END LAD MAD DME MUD PSD CHD SOD
PHR
PAR
PHY
GEO HIS COM TEC LLL MAT MED MUS PSY CHE
soc
En las materias que requieren informacin en formato no impreso en un nivel bsico de informacin o un nivel superior, se asume que se coleccionarn tambin otros materiales visuales, sonoros y de otro tipo que se consideren apropiados, por ejemplo en materias como la danza, la msica, etc. Para determinar los niveles adecuados de materiales de este tipo en materias en las que son esenciales materiales no impresos, debe aadirse la frase "medios no impresos apropiados" a la lnea que detalla las monografias y las obras de referencia. Por ejemplo, el nivel bsico de informacin para una coleccin de msica incluira "un nmero limitado de monografias, obras de referencia y materiales no impresos apropiados". Los materiales electrnicos pertinentes son equivalentes a los materiales impresos en todos los niveles, siempre que la poltica y los procedimientos sobre su uso permitan coleccionar como mnimo una cantidad equivalente de
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informacin. Los publicaciones peridicas electrnicas, ya estn almacenadas localmente o a distancia, son equivalentes a las publicaciones peridicas impresos si: el acceso a los materiales electrnicos es como mnimo igual al acceso al producto impreso; hay acceso a un nmero suficiente de terminales; el acceso a la informacin no supone un coste adicional para el usuario. De igual modo, un archivo enteramente electrnico de monografas, publicaciones peridicas, imgenes, etc., si ya est almacenado localmente o se accede a l a travs de Internet, es equivalente a ese mismo material en formato original si el acceso y el coste para el cliente son iguales al del formato original o superiores. Los servicios de entrega de documentos que no sean instantneos no son iguales a los que permiten la disponibilidad inmediata, ya sea en la propia biblioteca o electrnicamente. El mtodo del Conspectus mide los materiales que poseen una biblioteca y sus filiales, si las hay, o los materiales que son accesibles inmediatamente. No mide los materiales que se pueden obtener con un plazo de espera desde otra biblioteca o proveedor, ya sea ese plazo de espera de diez minutos o de diez horas. No obstante, los usuarios del Conspectus sern lilxes de incluir en el apartado "Notas" cualquier informacin sobre los servicios adicionales que la biblioteca presta al usuario pero que no sustituyen a los recursos que posee la propia biblioteca.
O Fuera de coleccin
La biblioteca, de forma intencionada, no rene materiales, en ningn formato, sobre esta materia.
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peticiones, e incluyen:
Una coleccin muy limitada de materiales generales, incluidts monografias y obras de referencia. No se coleccionan publicaciones peridicas que tratan directamente sobre este tema ni materiales especializados en formato electrnico.
La coleccin debe ser revisada frecuentemente y de forma sistemtica para comprobar la actualidad de la informacin. Deben retirarse las ediciones anticuadas y los ttulos que contengan informacin obsoleta. Pueden conservarse los materiales clsicos o retrospectivos.
Una coleccin limitada de monografias y obras de referencia. Una coleccin limitada de publicaciones peridicas representativas de carcter general. Un acceso definido 1 a una coleccin limitada de recursos electrnicos, propiedad de la biblioteca o de acceso remoto, que debe incluir herramientas bibliogrficas, textos, bases de datos, publicaciones peridicas, etc.
La coleccin debe ser revisada frecuentemente y de forma sistemtica para comprobar la actualidad de la informacin. Deben retirarse las ediciores anticuadas y los ttulos que contengan informacin obsoleta. Pueden
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El acceso definido significa algo ms que proveer simplemente a los usuarios de acceso a Internet a travs de uno o ms buscadores. Acceso definido hace referencia a opciones del men en la pgina principal de la biblbioteca con enlaces a recursos electrnicos propios o remotos por parte de la biblioteca teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios. El nivel de acceso cambia segn el nivel de la coleccin, es decir desde un acceso limitado a uno amplio o muy amplio.
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conservarse los materiales clsicos o retrospectivos. Nivel de enseanza o formacin Se trata de las colecciones que proporcionan infonnacin sobre una materia de fonna sistemtica pero en un nivel inferior al necesario para la investigacin sobre esa materia. Estas colecciones cubren las necesidades de los usuarios generales de la biblioteca durante todo el ciclo de enseanza universitaria. Incluyen: Una extensa coleccin de monografas y obras de referencia generales y una seleccin de monografas y obras de referencia especializadas. Una extensa coleccin de publicaciones peridicas de carcter general y una coleccin representativa de publicaciones peridicas especializadas. Colecciones limitadas de materiales apropiados en lengua extranjera, como por ejemplo materiales de aprendizaje de una lengua extranjera para personas no nativas de esa lengua o materiales en lengua extranjera sobre temas concretos, como historia de Alemania en alemn. Una coleccin extensa de obras de autores muy conocidos y una seleccin de obras de autores menos conocidos. Un acceso definido a una coleccin extensa de recursos electrnicos, propiedad de la biblioteca o de acceso remoto, que debe incluir herramientas bibliogrficas, textos, bases de datos, publicaciones peridicas, etc. La coleccin debe ser revisada frecuentemente y de forma sistemtica para comprobar la actualidad de la informacin y para asegurarse de que se conserva la informacin esencial e importante, incluido un nmero significativo de materiales clsicos retrospectivos.
Nivel de investigacin
Se trata de una coleccin que contiene los materiales esenciales necesarios para los estudios de doctorado y para llevar a cabo investigaciones independientes. Incluye: Una coleccin muy extensa de monografas y obras de referencia generales y especializadas.
16 Una coleccin muy extensa de publicaciones peridicas generales y especializadas. Una extensa coleccin de materiales apropiados en lengua extranjera. Una extensa coleccin de obras de autores muy conocidos y de autores menos conocidos. Un acceso defmido a una coleccin muy extensa de recursos electrnicos, propiedad de la biblioteca o de acceso remoto, que debe incluir herramientas bibliogrficas, textos, bases de datos, publicaciones peridicas, etc.
El material antiguo se conserva y se mantiene de forma sistemtica para cubrir las necesidades de investigacin histrica.
16 Una coleccin muy extensa de publicaciones peridicas generales y especializadas. Una extensa coleccin de materiales apropiados en lengua extranjera. Una extensa coleccin de obras de autores muy conocidos y de autores menos conocidos. Un acceso definido a una coleccin muy extensa de recursos electrnicos, propiedad de la biblioteca o de acceso remoto, que debe incluir herramientas bibliogrficas, textos, bases de datos, publicaciones peridicas, etc.
El material antiguo se conserva y se mantiene de forma sistemtica para cubrir las necesidades de investigacin histrica.
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