Car. Cardiovasc.

1994 1(2): 89-90

Marta R. Domnguez Senra

5 consejos para organizar el archivo personal

Tal vez ya se encuentra el lector ante un conjunto de informacin mientras est mirando adems esta revista. En la mesa de trabajo hay correspondencia, fotocopias de artculos, una caja con diapositivas, un diploma de la asistencia a un congreso, otra revista adems de sta, algn estudio en marcha, alguna lista impresa con referencias bibliogrficas, disquetes con programas o datos, un diccionario, un vademcum, recibos y publicidad de convocatorias, productos, etc. Es una muestra del tipo de documentos que sin casi darse cuenta se ha ido reuniendo, la punta del iceberg. Tal vez hay materiales que se usan a diario y otros que solo interesa conservar para ms adelante, pero tambin habr documentos que se preferir no retener. Un primer consejo sera pues el de prescindir de todo cuanto no se precise, de todo cuanto en un momento dado y adems remoto pueda recuperarse fcilmente en una biblioteca. Sera el primer paso. Parte de ese material puede ser til a otras personas o incluso puede ofrecerse y cederse a la biblioteca donde se acude de forma habitual. Si existen resistencias a despojarse del material duplicado o prescindible, puede al menos confinarse a un espacio secundario. El resto del material formar entonces un grupo ms reducido y manejable. Por otra parte, el hecho de haber expurgado la masa original de informacin, permite forjar una idea general y realista del conjunto. Es posible que se descubran duplicados intiles. Incluso es recomendable que al seguir el primer consejo, se formen ya grupos de documentos afines. Probablemente se encontraban bastante desorganizados lo que se dice fsicamente, e incluso se dispona de algn mueble donde conservarlos o hasta de archivadores de todo tipo. Si no es as, es eficaz organizar primero los documentos que componen el grupo ms voluminoso y uniforme. Acaso este grupo de documentos es el que podramos llamar informacin cientfica porque proporciona o va a proporcionar datos para tomar decisiones en la actividad clnica o en el campo de investigacin propios. Una vez se haya delimitado este material, conviene identificarlo con un sello personal para que en caso de prstamo no se pierda. Este sello se estampar en un punto arbitrario pero visible y que no dae el documento o su texto. Incluso, para los libros y para las cubliertas de las revistas encuadernadas, se puede disear un sello ms personal haciendo grabar e imprimir un ex-libris. Cuando se tienen muchas fotocopias de artculos o separatas hay que protegerlas entre archivadores. Los archivadores deben ser ligeros, slidos y poder facilitar su identificacin o rotulacin. En el interior pueden colocarse las separatas por temas o bien se pueden guardar tal y como se han ido obteniendo. Los dos sistemas tienen ventajas y desventajas. La cuestin es, segundo consejo, adoptar algn sistema de ordenacin y seguirlo. Para poder contar con un archivo personal, hay que definir qu se le pide y valorar los medios y el espacio y tiempo con que se cuenta. Si no se ordena la informacin en orden lgico, habr que tener necesariamente una base de datos donde uno de los campos representa la ubicacin del material. Esa identificacin topogrfica reproduce la que tambin habra de consignarse a lpiz en el documento propiamente dicho. Existen muchos gestores bibliogrficos para ordenadores personales que facilitan mucho esta tarea. Algunos de ellos estn pensados para manejar miles de referencias y son capaces de capturar registros de grandes bases de datos como MEDLINE, EMBASE PLUS o las series de alerta bibliogrfica de Current Contents (Procite, Reference Manager, etc.). Los registros pasan a la base de datos personal sin

Car. Cardiovasc. 1994 1(2): 89-90 perder su interrogabilidad. Estos programas permiten adems generar y editar listas al estilo de las diversas normativas de publicacin. Por tanto, el tercer consejo propuesto sera: si se decide adquirir un gestor bibliogrfico hay que elegir el ms verstil. Con un gestor as se pueden cargar en la base de datos propia muchas referencias procedentes de revistas mdicas sin necesidad de introducir datos por el teclado. Se pueden adems personalizar incluyendo comentarios y la mencionada cota [de ubicacin]. Por ejemplo, la cota A/8/22 de un registro sobre malformaciones congnitas remitir al archivador de artculos nmero 8 y al documento que hace 22. En el lomo del archivador habr por consiguiente una etiqueta que indicar a su vez A/8/1-A/8/100. El mantenimiento del sistema es fcil, si no se abandona, aunque la documentacin sobre un mismo asunto queda fsicamente dispersa. Si en el momento dado no se puede adquirir el gestor bibliogrfico ms verstil, si se puede elegir al menos alguno que pueda traspasarse fcilmente en el futuro al sistema ms potente. Lo ptimo sera adoptar un sistema de organizacin mixto. Es decir, por un lado una base de datos donde poder recuperar la informacin desde cualquier concepto y, por otro, disponer de la informacin ya ordenada por temas usuales. Cuarto consejo: Tener a mano una lista con las materias fijadas o adaptar alguna clasificacin ya existente. Una vez se ha conseguido dominar gran parte de la masa de informacin cientfica, slo queda seguir con la documentacin administrativa. Toda ella puede organizarse segn la procedencia y a su vez cronolgicamente. Esta ordenacin funciona bien para la correspondencia, la publicidad de convocatorias a congresos, etc. Mencin aparte merece la documentacin reunida en torno al curriculum vitae. Aunque se exponga formalmente a travs de diversos bloques (singularmente Titulaciones, Formacin continuada, Asistencia a congresos, Publicaciones, etc.) puede conservarse la documentacin que lo acredita por orden cronolgico, como en una especie de lbum, o bien por los mismos bloques mencionados. En cualquier caso, un quinto consejo para mejorar su archivo personal sera que para redactar o actualizar el curriculum no hay que esperar a necesitarlo. La cuestin es tener a mano cuanto sea de uso diario o cuanto est pendiente. La necesidad debe ser un principio rector. Por eso aunque el lector siga estos cinco consejos generales y su propia inclinacin o experiencia, seguramente seguira encontrando en su mesa de trabajo correspondencia, fotocopias de artculos, una caja de diapositivas, un diploma, revistas y disquetes, pero ya no sern los mismos y estarn en circulacin.