NILTON ZOCN ALVA

Ingeniero con once aos de experiencia profesional. Realiz un MBA (Master en Direccin de Empresas) en la Escuela de Alta Direccin de la Universidad Privada de Piura. Actualmente se desempea como Gerente de Desarrollo Organizacional en GMI Ingenieros Consultores, donde desarrolla temas de Gestin Humana, Gestin del Conocimiento, Comunicacin Interna, Gestin del Desempeo, Planes de Capacitacin y Lneas de Carrera. Tiene experiencia en las reas de Gestin de Tecnologas de la Informacin, Investigacin y Desarrollo, Gestin de Proyectos aplicando la gua PMBOK del Project Managment Institute, Gestin de la Informacin y Sistema de Gestin de la Calidad ISO 9001. Es docente en la Maestra de Empresas Inmobiliarias de Centrum MDI y en la Facultad de Administracin de la Universidad San Ignacio de Loyola. Cuenta con la certificacin Microsoft Certified Professional. Logr varios reconocimientos, como el primer puesto en el Concurso de Proyectos del Congreso Intercom 2000 y el Premio Creatividad Empresarial 2009 por el Sistema de Gestin del Conocimiento de GMI.

JOS CARLOS TENORIO FAVERO

Licenciado En Ciencias de la Informacin (Universidad de la Habana), Cuenta con ms de 3 aos de experiencia en la implementacin de estrategias de Gestin del Conocimiento; es actual responsable de Gestin del Conocimiento en GMI S.A Ingenieros Consultores. Participa activamente como Docente Interno de dicha corporacin, impartiendo cursos de Gestin del Conocimiento, Gestin del Aprendizaje y Comportamiento Organizacional. Ha estudiado los efectos de las tecnologas emergentes de las redes sociales y la denominada Web 2.0 en los negocios y su impacto en la creacin de entornos de aprendizaje en las organizaciones. Actualmente opta por el grado de Master en Community Management y negocios 2.0 en la Escuela de Negocios de la Innovacin y Emprendedores (Espaa).

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Nilton Zocn Alva y Jos Carlos Tenorio Favero GMI S. A. Ingenieros Consultores

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SISTEMA DE GESTIN DE INFORMACIN Y DEL CONOCIMIENTO PARA UNA EMPRESA CONSULTORA DE INGENIERA

1. RESUMEN
Se describen los elementos, componentes, tecnologas y estrategias que conforman un sistema de gestin de informacin y del conocimiento para una empresa consultora de ingeniera, as como los indicadores del uso eficiente de la informacin y la transferencia del conocimiento Palabras claves: sistema de gestin del conocimiento, sistema de informacin, gestin de informacin, gestin del conocimiento, comunidades del conocimiento

2. INTRODUCCIN
En la nueva economa del conocimiento, fruto de la globalizacin y los adelantos en las tecnologas, garantizar el acceso y uso de la informacin es fundamental para asegurar el desarrollo sostenible de todas las organizaciones. Esto requiere crear los mecanismos necesarios para que la informacin pueda fluir por todos los niveles de una organizacin y que las personas la puedan aprovechar con el objetivo de maximizar la calidad y eficiencia de su trabajo. Para una empresa manufacturera, su principal insumo es la materia prima que adquiere para convertirla en productos a travs de sus maquinarias y, posteriormente, enviarlos a los respectivos mercados (vase figura 1). En cambio para una empresa consultora de ingeniera, la informacin es la nueva materia prima. De la informacin depende el xito de su trabajo, puesto que a partir de la informacin es que se define cmo

ABSTRACT
Describes the elements, components, technologies and strategies that make up an information and knowledge management system for an engineering consultant firm, as well as the indicators related to the efficient use and transfer of knowledge.

Transformacin de las materias primas en un producto Adquisicin de las materias primas

Envo del producto a los mercados Figura 1

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ser el proceso de la ingeniera bsica, conceptual y de detalle, la gestin de compras y la gerencia de la construccin, as como tambin se determina las exigencias del entorno, las tendencias del mercado, las necesidades del cliente, etc. No se puede emprender ningn proceso sin antes contar con la informacin necesaria para poder desarrollarlo. Esto no quiere decir que la informacin no sea importante en las empresas manufactureras, pero se acenta ms en empresas consultoras de ingeniera cuyo negocio es vender conocimiento. En estas organizaciones la informacin (normas, especificaciones tcnicas, estndares, manuales, etc.) es adquirida por los ingenieros y estos se apoyan en sus conocimientos para convertirla en una nueva informacin estructurada que puede ser aplicada en la realizacin de algn trabajo. Dicha informacin puede consistir en memorias de clculo, estndares tcnicos, planos, etc. (vase figura 2). Es por ello que para maximizar su potencial y elevar la eficiencia y la calidad de sus trabajos, las empresas consultoras de ingeniera deben preguntarse como instaurar y conducir los procesos asociados a la identificacin, adquisicin, organizacin y transferencia de su informacin interna y externa, de tal manera que se posicionen estratgicamente para explotar el poder de sus conocimientos. Por lo tanto, el conocimiento de las personas desplaza a los elementos fsicos como las maquinarias, insumos, bienes y otros materiales para convertirse en el factor de xito (vase figura 2). El desafo es que este conocimiento no reside en libros, manuales o internet. Como bien sealaba Drucker, el conocimiento solo se encuentra entre dos orejas. Todo lo que encontramos en los dems medios es informacin que puede

estar estructurada en diferentes grados y mientras ms estructurada se encuentre la informacin ser ms sencillo que la asimilen las personas y se convierta dentro de ellas en conocimiento. Adems, si se tiene en cuenta que un proyecto de ingeniera cubre e integra diversas disciplinas, su tipologa de informacin es extensa y diversa, pues considera todas las normas, manuales, estndares que devienen de las distintas reas como son: estructuras, civil, mecnica, elctrica, geologa, arquitectura, etc. Es por ello que se debe contar con un sistema de gestin de informacin que permita registrarla de una forma estandarizada y eficaz, de manera que todos los colaboradores, independientemente de su ubicacin geogrfica, la puedan integrar y aplicar rpidamente en sus proyectos. Esto es posible al adoptar una estrategia de gestin de informacin, la cual integra un conjunto de componentes encaminados a identificar, coleccionar, procesar y transferir informacin. Sin embargo, esto representa un primer paso, puesto que no es suficiente gestionar la informacin. Como se mencion anteriormente, la generacin del conocimiento es el factor clave de xito. Dado que el conocimiento solo reside en las personas, no puede ser gestionado: lo que gestionamos son los medios a travs de los cuales se transmite este conocimiento. Por lo tanto, una empresa de ingeniera no debe preocuparse nicamente por gestionar su informacin, sino que tambin debe generar y administrar espacios y elementos que garanticen la difusin, aplicacin y retencin de su conocimiento a travs del desarrollo del talento humano y el reconocimiento de los colaboradores a partir de su participacin en la creacin de una cultura de innovacin, trabajo en equipo y

Informacin estructurada

Informacin Es utilizada por los ingenieros

Para generar...

Figura 2

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mejoramiento continuo, como base para la eficiencia y la competitividad. Esto se logra identificando y capturando las experiencias de los proyectos a travs de lecciones aprendidas, reforzando las mejores prcticas e instaurando entornos de aprendizaje permanentes. Todo esto se puede lograr implementando un sistema de gestin del conocimiento.

Transferir. Se proporcionan los mecanismos necesarios que habiliten a los miembros de la organizacin la oportunidad de acceder a la informacin que ha sido ingresada al sistema y permitir, a su vez, que la informacin fluya por todos los niveles de la organizacin y llegue a todos los colaboradores independientemente de su ubicacin geogrfica. Aplicar. Los procesos anteriores conllevan a que la informacin est lista para ser utilizada por las personas. Esta fase puede ser dividida en dos niveles: el primero corresponde a la aplicacin de la informacin a nivel organizacional y se vincula directamente con los objetivos de un proceso o tarea especfica. El segundo nivel corresponde a lo individual, cuando la persona adquiere la informacin como parte de un proceso investigativo o de anlisis para incrementar su nivel de experiencia en un rea determinada. Una vez consolidados estos procesos dentro de la organizacin se puede dar el siguiente paso, que constituye la gestin del conocimiento. Sin embargo, es necesario recordar que, para lograr un buen manejo del conocimiento, debemos ser conscientes de que vivimos en un mundo globalizado, que las condiciones ya no son las mismas y se requiere un cambio de actitud. Esto cobra mayor significado si tenemos en cuenta el paradigma del conocimiento: para muchas personas, el conocimiento es lo ms valioso que posee; de su conocimiento dependen cunto gana en su trabajo, su reconocimiento en la sociedad y los beneficios que puede dar a su familia. Durante mucho tiempo nos han repetido que el conocimiento es producto de nuestro esfuerzo y, en muchos casos, tambin de sacrificios, por eso conservamos un rechazo natural a compartirlo y perder el estatus de la diferenciacin. As mismo, hay un miedo natural de exponerse ante otros cuando no se cuenta con el conocimiento suficiente para desarrollar una labor determinada y optamos por no preguntar.

3. GESTIN DE INFORMACIN Y DEL CONOCIMIENTO

La gestin de informacin comprende el conjunto de procesos, tcnicas, tecnologas y mtricas encaminadas a identificar, coleccionar, organizar, transferir y aplicar la informacin necesaria para quienes lo necesitan, del modo adecuado y en el tiempo oportuno, de una manera eficiente y sencilla (vase figura 3).

Figura 3

Identificar. Consiste en la determinacin de la informacin clave para la organizacin y la deteccin de la faltante. En los proyectos de ingeniera se requiere de informacin especializada como normas, manuales, documentos tcnicos, etc. Poder identificar esta informacin en el momento oportuno y ponerlo a disposicin de los proyectos es vital para asegurar el xito de los esfuerzos de los ingenieros. Adquirir. Una vez identificada la informacin y evaluada favorablemente, se debe gestionar su adquisicin para que pueda formar parte de las bases de datos de la organizacin. Organizar. Antes de que la informacin pueda ser ingresada a la organizacin, se debe realizar un anlisis de la misma con el fin de darle una descripcin adecuada para facilitar su bsqueda y recuperacin y, a su vez, estandarizar la manera en que la informacin es almacenada en las bases de datos. Esto es muy similar a la labor que realizan las bibliotecas o centros de documentacin cuando catalogan e indexan la informacin que reciben. Dicho proceso es importante porque sin este anlisis previo es muy difcil que la informacin pueda ser recuperada eficazmente.
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Por qu tengo que compartir mi conocimiento? Si te digo lo que s, ser reemplazable. A m me cost aprender lo que s l no sabe nada!

Si pregunto creer que no s nada. Los viejos no saben, son muy antiguos No me interesa aprender de ese tema, no lo necesito. l no comparte lo que sabe!

Sala de reuniones Foros Ambientes de capacitacin Artculos del conociemiento Bibliotecas abiertas Actividades de integracin

Medio
Emisor Receptor

Figura 4. El paradigma del conocimiento

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Para que la transferencia del conocimiento se d necesitamos a un receptor y un emisor dispuestos a transferir y recibir el conocimiento. Para ello debe existir una actitud y motivacin real que inspire a las personas a compartir o recibir ese conocimiento. Por lo tanto, al hablar de gestin del conocimiento en una organizacin tambin aludimos a su capacidad de desarrollar la actitud y compromiso en los colaboradores, con respecto a integrarse, comunicarse, compartir y seguir aprendiendo. Es imprescindible comprender sus valores, ideales, juicios, expectativas, etc., lo cual es perceptible a travs de la gestin humana. Al entender estos aspectos, podemos analizar el entorno organizacional e identificar aquellas barreras que atentan contra una transferencia del conocimiento fructfera.

experiencias entre los ingenieros, dado que las comunidades pueden responsabilizarse por realizar ciertas actividades como charlas o capacitaciones en las cuales los ingenieros con mayor experiencia pueden compartir sus conocimientos y experiencia con su comunidad, de acuerdo con el negocio de la empresa. Para que una comunidad pueda ser exitosa debe contar con los siguientes elementos: Socializacin. Las comunidades son representativas de las relaciones que se forman en entornos sociales ms grandes como la sociedad civil, donde los avances se propician a travs de las interrelaciones que se establecen entre sus miembros, lo que fomenta el dilogo y el intercambio de experiencias entre cada uno de ellos. Mientras ms restringido sea ese intercambio menos posibilidades existirn para que sus miembros puedan compartir y se debilitarn esos lazos, lo que impedir que las personas puedan enriquecerse de las experiencias de los dems y aprender como organizacin. Aceptacin social. Los miembros de las comunidades deben sentirse parte de ellas; se debe erradicar todo sentimiento de aislamiento y promover la pertenencia mediante el incentivo de la participacin y una mente abierta. Las personas necesitan que sus ideas sean escuchadas y aceptadas por los dems. Esto es vital para asegurar su sentido de pertinencia y participacin, lo que implica que todos sus miembros deben desempear un papel de promotores de inclusin social, fomentando las buenas relaciones y la solidaridad entre ellos. Control. Como en toda sociedad, se deben establecer mecanismos, reglas o pautas encaminadas a promover los valores y las actitudes necesarias para asegurar el desarrollo armnico y sinrgico de sus actividades. Dichas reglas y normas deben ser equilibradas de tal manera que no restrinjan la participacin. Esto implica evitar tomar decisiones detrs de puertas cerradas y optar por un modelo donde los miembros participan en la toma de decisiones y actividades que se desarrollan dentro de ellas. No obstante, en un principio, como en el origen de toda sociedad, se debe partir desde un modelo autocrtico, asegurndose de que las personas incorporen los valores y normas que rige su actividad como miembros de una comunidad. Adems, se debe contar con la participacin de un lder que vele por el cumplimiento y desarrollo de su comunidad. En la medida que pasa el tiempo y se van instaurando los valores y normas en sus miembros, se puede optar por un modelo ms democrtico donde las personas puedan elegir a qu comunidad van a pertenecer, tomar decisiones ms amplias como, por ejemplo, elegir los proyectos que van a emprender como comunidad e, incluso, elegir a sus respectivos lderes, etc. Una vez que se logra esto, se puede desarrollar un modelo de comunidad multicultural donde las
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Gestin del conocimiento

Gestin de informacin Gestin humana

Figura 5. Componentes de la gestin del conocimiento

Para promover ese cambio de actitud en las personas e impulsar la estrategia de gestin del conocimiento, las organizaciones pueden establecer una estrategia que agrupe a sus colaboradores en comunidades del conocimiento.

4. COMUNIDADES DEL CONOCIMIENTO

Las comunidades del conocimiento o comunidades de prctica, como suelen denominarse, renen a las personas tomando como referencia sus conocimientos comunes. De esa manera se facilitan tanto la distribucin de la informacin como el intercambio de conocimientos. Para una empresa de ingeniera es til agrupar a sus colaboradores de acuerdo a sus especialidades: estructuras, mecnica, geologa, elctrica, instrumentacin, arquitectura, carreteras, civil, etc. De esta manera se propicia el intercambio de

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comunidades empiezan a relacionarse con otras, emprendiendo actividades en conjunto y fomentando un intercambio de experiencias mucho ms amplio entre sus miembros, lo cual conlleva a fomentar un sentido de transcendencia mucho ms fuerte dentro de la organizacin. Transcendencia. Las comunidades no deben perder vista del objetivo global de sus actividades, que es el de asegurar el desarrollo continuo de sus miembros, identificando factores de xito, anticipndose el conocimiento que va a necesitar la organizacin, promoviendo el desarrollo profesional de sus miembros, etc. Las actividades de una comunidad no deben restringirse a su desarrollo interno, sino deben apuntar a contribuir con otras comunidades. Esto implica que el desarrollo de una comunidad debe ir a la par del desarrollo organizacional y se debe promover actividades encaminadas a lograr tal fin. Reconocimiento. La cultura de trabajo es la parte ms importante y compleja de desarrollar en una organizacin, pues implica trabajar en las costumbres, los valores, las creencias y la forma de pensar de las personas. Esto es determinante para que la persona acceda o no a compartir lo ms valioso que posee, que es su conocimiento. Es por ello que se debe promover una cultura de reconocimientos, en la que se premie y destaque la participacin de los miembros cuando aporten a resolver un problema determinado, enseen a los dems a travs de la docencia interna, generen lecciones aprendidas, etc. Esto es importante tambin para que las personas entiendan cmo su participacin influye para generar entornos de aprendizaje permanentes, maximizar la eficiencia de los procesos, asegurar la entrega de calidad al cliente, etc.

entornos de comunicacin y aprendizaje mucho ms flexibles y dinmicos puesto que poco a poco se estn convirtiendo en parte de nuestra vida cotidiana y las venimos incorporando en nuestros estilos de vida y, en algunos casos, hasta en nuestras rutinas laborales. Hoy en da, existen muchas empresas que incorporan sistemas de colaboracin al estilo de las redes sociales para conectar a sus colaboradores con vistas a que compartan informacin y experiencias, y a su vez aprovechar estos espacios menos formales para incrementar las oportunidades que tienen la personas de encontrarse y conocerse, de tal manera que se fomenta el compaerismo y el sentimiento de pertinencia. La idea es ir adaptndonos a los cambios en el entorno y aprovechar las oportunidades nuevas que van surgiendo y no simplemente optar por rechazarlas o discriminarlas. La nueva realidad es que cada vez ms son las personas que abogan por el uso de las redes sociales y otras herramientas de la web 2.0, que incorpora el uso de tecnologas ms sofisticadas, como las tabletas, smartphones, laptops, etc. Es por ello que debemos encontrar un equilibrio entre estas oportunidades para poder implementarlas en entornos laborales. La idea no es crear un sistema al estilo del Facebook en el cual las personas simplemente puedan compartir temas afines o informacin libremente, sino situarlo dentro de un espectro ordenado de normas y valores donde lo que se busca es canalizar el intercambio de experiencias e informacin entre colaboradores de una manera ms dinmica y novedosa, para despertar en ellos las ganas de querer compartir, aprender y seguir creciendo. En este sentido, es factible optar por un mix de herramientas tanto formales como informales para generar entornos de colaboracin que sean representativos de nuestros estilos de vida actuales y que permita a las organizaciones redefinir su modo de comunicacin con los colaboradores de una manera mucho ms novedosa y dinmica. Tomando en cuenta todo esto, un sistema de gestin del conocimiento debe contar con herramientas formales e informales.

5. SISTEMA DE GESTIN DEL CONOCIMIENTO

Todo lo mencionado anteriormente implica que contar con un sistema de gestin del conocimiento no significa nicamente construir un repositorio de informacin, sino engendrar un instrumento con el que las comunidades producen, encuentran y utilizan informacin a fin de generar un nuevo conocimiento y fortalecer el ya existente. Es decir, se vuelven actores en comparacin con la intranet, donde el rol de las personas se limita al nivel de espectador en el plano comunicativo. El uso de las redes sociales, como Facebook, MySpace y Twitter han engendrado cambios significativos en nuestros estilos de comunicacin y han permitido espacios de intercambio muchos ms amplios y de inters para una gran mayora de grupos sociales de diversas regiones, edades e intereses. Estos medios, en conjunto con otras herramientas que devienen de la web 2.0, deben ser aprovechados para crear

5.1 Herramientas formales

Es importante que las herramientas del sistema estn vinculadas al trabajo que realiza la organizacin, de tal manera que se conviertan en parte del da a da de las personas. Estas herramientas, denominadas formales, cumplen con el propsito de atender las necesidades diarias de los colaboradores y maximizar la eficiencia de su trabajo. Pueden consistir en: a. Herramientas de gestin b. Sistemas de informacin

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c. Herramientas de comunicacin interna d. Sistema de colaboracin proyectos-cliente e. E-learning f. Directorio de expertos g. Foros de discusin a. Herramientas de gestin El sistema debe incorporar aquellas herramientas empleadas en todos los proyectos de ingeniera, de tal forma que se centralizan en un nico portal (por ejemplo, sistema de control de proyectos, control documentario, etc.). b. Sistema de informacin Uno de los objetivos de un SI es permitir a los colaboradores contar con todos los documentos necesarios para realizar sus labores, sin importar su ubicacin geogrfica. Para desarrollar sus servicios, una empresa consultora de ingeniera necesita fuentes de informacin confiable y certificada, y por eso debe brindarles a sus ingenieros una fuente de informacin centralizada que es actualizada constantemente y funciona como una biblioteca virtual. Para su mejor gestin, se debe tomar en cuenta los siguientes elementos:

Registro de actividad: se debe registrar todas

las descargas realizadas por un usuario, para poder tener una referencia del uso de los documentos del sistema.

c. Herramientas de comunicacin interna El sistema debe convertirse en un medio de comunicacin ms, donde se les puede transmitir a los colaboradores la informacin acerca de las actividades, eventos y noticias ms importantes de la empresa. De igual manera, el sistema le debe brindar la posibilidad de comunicar sus apreciaciones o recomendaciones para la mejora de la organizacin. Adems, si se tiene en cuenta que las organizaciones deben promover constantemente una campaa que motive a sus colaboradores para que sean ms participativos, el sistema debe sustentar esta estrategia como medio de comunicacin donde se comparten estos valores y estilo de trabajo con los colaboradores. d. Sistema de colaboracin proyectos-cliente Las empresas de ingeniera requieren una herramienta que les permita formar equipos virtuales de trabajo y contar con procesos de revisin on line. De esta manera, tanto los colaboradores que se encuentran en obra como los clientes pueden ver los documentos que se van generando en sus proyectos. El sistema debe mostrar los documentos indicando la fecha de modificacin, las revisiones, etc. Adems, los documentos deben ser visualizados en los distintos formatos que se utilizan en una empresa de ingeniera, como son Word, Excel, PDF y DWG. e. E-Learning El e-learning es una herramienta de aprendizaje virtual donde se da una aglomeracin entre las ciencias de la pedagoga y las nuevas tecnologas de la informacin. Los avances de estas, en conjunto con la inclusin de la web 2.0, han permitido generar espacios de aprendizaje ms dinmicos, atenindose a la capacidad de poder ampliar las herramientas y capacidad que dispone un docente para realizar su curso. Esto es importante para una empresa de ingeniera, dado que puede contar con proyectos en diversas regiones de un pas o hasta en el extranjero. A travs del sistema se debe propiciar el acceso a diversos cursos virtuales, promoviendo la capacitacin continua y el desarrollo profesional de todos los colaboradores, asegurndose un acceso pleno e igual para todos, a las oportunidades de capacitacin que ofrece una organizacin. f. Directorio de expertos Constituyen en una herramienta eficaz para hacer visible los conocimientos de los miembros de una
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Estructuracin: consiste en la manera en que

la informacin es ordenada en el sistema. La estructuracin depender de la necesidades y requisitos de cada empresa, pero para una empresa consultora de ingeniera le es til estructurar su informacin por sus disciplinas (civil, estructuras, arquitectura, infraestructura), donde la informacin concerniente a cada una es ingresada respectivamente. De esta manera se facilita su recuperacin por parte de los ingenieros. Metadatos: la informacin ingresada al sistema debe pasar por un anlisis previo donde se determinan los descriptores que sern ingresados al sistema para facilitar su bsqueda y recuperacin. Dichos descriptores, por ejemplo, pueden consistir en ttulo, autor, vigencia, palabras claves, etc. Este elemento, en conjunto con el anterior, estn vinculados a la fase de organizacin de la gestin de informacin. Bsqueda: para facilitar la recuperacin de la informacin, el sistema debe contar con un buscador (por ejemplo, Google), el cual permite realizar bsquedas no solo tomando en cuenta el nombre del documento, sino tambin los contenidos, apoyndose en los metadatos empleados en la descripcin de cada objeto informativo.

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organizacin. Bsicamente, funcionan como una especie de pginas amarillas, donde se incluyen todos los datos de los colaboradores con respecto a sus experiencias, informacin sobre los proyectos que han participado, etc. De esta manera, se establece una va ms que pueden utilizar los miembros de una comunidad para encontrar a los conocedores de una organizacin. g. Foros de discusin Esta herramienta constituye el medio virtual que permite la asistencia a un miembro de la comunidad ante cualquier duda tcnica o de gestin que pueda tener. De esta manera se logra mantener un intercambio de conocimientos ordenados sobre temas de trabajo, con el objetivo de identificar soluciones en el menor tiempo posible. Los usuarios deben tener la capacidad de crear un foro independientemente del lugar donde se encuentren, a travs de Internet. Y de la misma forma recibir la informacin solicitada por parte de su comunidad. Todos estos foros deben ser registrados para futuras consultas sobre temas relacionados y pueden estructurase de acuerdo con las disciplinas o lneas de negocio de las organizaciones con vistas a mejorar el acceso a ellos. Los foros tambin deben contar con un buscador que permita realizar bsquedas no solo tomando en cuenta el nombre del propio foro, sino tambin los contenidos. Una vez que un foro logra encontrar la solucin se debe generar un documento de leccin aprendida. Las lecciones aprendidas de los foros son documentos estructurados que renen la descripcin y solucin a los problemas encontrados en un proyecto. Aquel aprendizaje queda documentado para que en el futuro, si ocurriera el mismo problema, este documento ayude a los colaboradores a conocer exactamente los pasos que siguieron para solucionarlo. Adicionalmente, el administrador del sistema debe realizar un seguimiento a los foros para asegurar que se encuentre una solucin, transmitiendo las dudas tcnicas a los lderes de las comunidades para que estos puedan transmitirlo a su comunidad y dar solucin al problema en cuestin.

Entre estas herramientas se encuentran:

Blogs Wikis
Blogs: Los blogs son un medio a travs del cual podemos compartir con otros colaboradores informacin sobre cualquier tema no relacionado al aspecto laboral. Su objetivo es generar mayor integracin y dilogo sobre temas de inters para los dems, temas curiosos, de actualidad, deportes, ventas de autos, etc. Es decir, se busca que los colaboradores tengan un medio informal de comunicacin y socializacin. Wikis: Para una empresa de ingeniera, las wikis consisten en espacios donde los ingenieros pueden aportar artculos, investigaciones u otra informacin tcnica de inters general para todos. Estas a su vez pueden ser complementadas por otros ingenieros que pueden aportar sus ideas, compartir informacin adicional o hacer referencias a otros artculos o pginas webs. La informacin que se genera en este medio, en conjunto con las dems reflexiones e informacin que emanan de otros ingenieros, debe ser analizada y recopilada para posteriormente ser registrada en el sistema de informacin.

6. IMPACTO GENERADO
La gestin del conocimiento permite el ahorro de recursos por el intercambio de informacin y experiencia traducindose en los siguientes resultados, entre otros: El IDC (International Data Corporation) estima que localizar una bsqueda de informacin puede hacer perder hasta el 30% del tiempo que emplea un colaborador para incrementar su conocimiento y, segn empresas de Fortune 500, estas prdidas pueden significar hasta USD 8500 millones al ao en productividad perdida. Al contar con un sistema de informacin los ingenieros pueden acceder a la informacin que necesitan de una manera eficaz, reduciendo significativamente los tiempos de bsqueda. Asimismo cuando se destaca un equipo de ingenieros fuera del pas se tendra que realizar copias de toda la bibliografa tcnica que pudiera necesitar. Al contar con un sistema de informacin se reducen estos gastos, dado que toda la bibliografa se encuentra en un lugar centralizado y al alcance de todos los colaboradores. Contar con una fuente confiable de informacin es vital ya que, en base a ella, una empresa desarrolla sus servicios. Una norma adulterada puede originar un diseo errneo en una estructura, lo cual puede a su vez ocasionar un gran problema durante la etapa de

5.2 Herramientas informales

Constituidas por las emanadas de la web 2.0 que buscan la inclusin social otorgndoles a las personas un mayor control sobre los contenidos de los sistemas y que no necesariamente tienen que estar vinculados al trabajo que realiza la organizacin.

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construccin; por eso es vital que todos los ingenieros cuenten con una fuente de informacin oficial de la empresa, certificada por el rea de Gestin del Conocimiento. Adicionalmente, a travs del sistema, los colaboradores tienen acceso a las experiencias de los proyectos anteriores, la cuales se plasman de forma estructurada en las lecciones aprendidas. Al aplicar una leccin aprendida, se puede ahorrar numerosas horas hombre por proyecto, dado que en l se encuentran los procesos, metodologas, soluciones otorgadas a situaciones especficas, etc. que son re-aplicados en proyectos nuevos, de tal forma que se evitan los errores cometidos, se aplican las mejores prcticas evitando tener que reinventar la rueda y se asegura la entrega de calidad al cliente.

Gracias a las capacitaciones virtuales se pueden reducir los gastos de las capacitaciones dirigidos, principalmente, a los colaboradores que se encuentran en obra. Los costos asociados a pasajes, hospedajes y viticos pueden ascender a los USD 1000 por persona. De esta manera, al contar con un mecanismo de aprendizaje virtual, se reducen estos gastos y se asegura que todos los colaboradores puedan acceder a las mismas capacitaciones que reciben los colaboradores en las sedes principales. La aplicacin de las experiencias e informacin que recibe un miembro de la comunidad ante las dudas tcnicas que plasma a travs de los foros le permite tomar decisiones mucho ms rpido y, adicionalmente, se asegura que no se detenga el proceso de produccin de un equipo de trabajo.

CONCLUSIONES
Ante los desafos que impone la nueva economa del conocimiento, se requiere crear los mecanismos necesarios para que la informacin pueda fluir por todos los niveles de la organizacin y que todas las personas la puedan aprovechar con el objetivo de maximizar la calidad y eficiencia de su trabajo. Sin embargo, esto no es suficiente, ya que las organizaciones no pueden preocuparse nicamente por asegurar el acceso a la informacin, tambin deben asegurar el crecimiento continuo de sus colaboradores generando entornos de aprendizaje permanentes sustentados por una cultura orientada al trabajo en equipo y el emprendimiento profesional. No podemos concentrarnos nicamente en las herramientas y en los procesos. Debemos tener en cuenta que lo ms importante para una organizacin son las personas y su cultura organizacional. Es por ello que la gestin del conocimiento busca optimizar el desarrollo de los colaboradores y generar una estrategia de cambio cultural continua que transforme los paradigmas y convierta a los colaboradores en unas personas con actitud, sin miedo a preguntar, con vocacin de investigar, de socializar, de aprender de los dems y con ganas de ser parte de una comunidad de conocimiento, compartiendo sus experiencias y con la certeza de que no estn perdiendo nada, sino ms bien estn contribuyendo a generar una organizacin donde todos ganan. De esta formar podemos alcanzar los objetivos de aprender, ser, compartir y crecer que constituyen el alma de la gestin del conocimiento. Si logramos consolidar estos elementos en una organizacin, habremos dado el paso fundamental para que la gestin del conocimiento sea verdaderamente fructfera y soporte las dems estrategias convirtindose en una verdadera fuente de ventajas competitivas que habilite a una organizacin a posicionarse para enfrentar los retos que nos ha impuesto la actual economa del conocimiento.

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