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GENERAL DE LA REPBLICA

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OONTRALORfA DELEOADA
seCTOR SOCIAL

INFORME DE AUDITORA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL Modalidad Regular

UNIVERSIDAD

DEL PACIFICO -UNPA 2010

CGR-CDSS-GDV JUNIO DE 2011

N0 ~

016

Carrera 10 No. 19-64 P. 10 PBX: 3537700 Bogot, D. C. Colombia www.contraloriagen.gov.co

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CONTRALORIA
SECTOR SOCIAL

DELEGADA

Contralora General de la Repblica

Sandra Morelli Rico

Vice Contralor

lvaro Miguel Navas Patrn

Contralora Delegada para el Sector Social

Margarita Jimnez Quintero

Directora de Vigilancia Fiscal

Luz Amparo Vi llegas Durn

Gerente Departamental

Rosalba Velzquez Cardona

Responsable de Subsector

Sonia Alexandra Gaviria Santacruz

Supervisora

Gloria Marcela Ramrez Maldonado

Supervisora Departamental

Sandra Patricia Lpez Sarria

Equipo de Auditores:

Luz Iveth Muoz Burbano Marta Beatriz Torres Conde Mara del Pilar Rodrguez B. Mara Fabiola Cotazo uscue (Lder)

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rt.:\ CONTRALO RA
~ GENERAL DE LA REPBLICA

. OONTRALOFlIA DELEGADA SeCTORSOCIAL

TABLA DE CONTENIDO

1. 2.
2.1

HECHOS RELEVANTES

EN EL PERIODO AUDITADO

Pgina 4 5 6 7 7 8 8 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 15 15 17 17 24 26 28 38 46 46 57 62 69 75

2.1.1
2.1.1.1 2.1.1.2 2.1.1.3 2.1.1.4 2.1.1.5 2.1.1.6

2.1.2
2.1.2.1 2.1.2.2
2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

3.
3.1

DICTAMEN INTEGRAL GESTION y RESUL TADOS Gestin Misional Negocio Misional Evaluacin del Sistema de Control Interno Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Gestin del Talento Humano Gestin ambiental Equidad de Gnero y Diversidad Gestin en los recursos pblicos Gestin Contractual Gestin presupuestal o financiera CONCEPTO SOBRE LA GESTiN Y RESULTADOS OPINiN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES FENECIMIENTO DE CUENTA 2010 RELACiN DE HALLAZGOS PLAN DE MEJORAMIENTO RESUL TADOS DE LA AUDITORIA EVALUACION DE LA GESTION y RESULTADOS Gestin Misional Negocio Misional Evaluacin del Sistema de Control Interno Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Gestin del Talento Humano Cumplimiento normativo equidad de gnero y diversidad Gestin en los recursos pblicos Gestin Contractual Gestin presupuestal o financiera EVALUACION DE LOS ESTADOS CONTABLES EVALUACION AMBIENTE y TECNOLOGIA DE LA INFORMACION ANEXOS

3.1.1
3.1.1.1 3.1.1.2 3.1.1.3 3.1.1.4 3.1.1.5

3.1.2
3.1.2.1 3.1.2.2
3.2 3.3

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1. HECHOS RELEVANTES

EN EL PERIODO AUDITADO

En la vigencia 2010, los resultados de la UNPA en materia de Calidad no fueron satisfactorios debido a que ningn programa acadmico posee registro de alta calidad, igualmente no se obtuvo el registro calificado para los tres (3) nuevos programas acadmicos diseados, (Administracin de empresas tursticas, Tecnologa en construcciones civiles, e ingeniera en sistemas). En la gestin relacionada con la proyeccin social, la Universidad, gerencia importantes programas de impacto, como lo es el componente social del Macroproyecto de vivienda, destinado a la reubicacin de 3400 hogares que se encuentran en zonas deprimidas en Buenaventura, especialmente situadas en zonas de bajamar, en condiciones de extrema pobreza. Se observa, que aunque esto posiciona a la Universidad en el manejo de acciones de proyeccin social, as mismo demanda un mayor fortalecimiento de la entidad en cuanto a polticas, estatutos de proyeccin y una oferta concreta de acciones de proyeccin social. Se observo a travs del seguimiento realizado, que no se ha dado el impacto social esperado en la poblacin objeto, en trminos de construccin de tejido social y en mejora de su situacin econmica. As mismo durante la vigencia 2010, no se dio cumplimiento a la meta de proveer la totalidad de la planta de cargos e implementar la carrera administrativa docente, ya que continan sin proveer 17 cargos administrativos y de apoyo, al igual que los 64 cargos docentes. Esta situacin est contenida en el Plan de mejoramiento en el hallazgo relacionado con el Plan de accin.

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OONTRALORIA DELEOADA SECTORSOCIAL

Doctor

FLORENCia CANDELa ESTACIO


Rector Universidad del Pacfico Buenaventura - Valle del Cauca La Contralora General de la Repblica, con fundamento en las facultades otorgadas por el artculo 267 de la Constitucin Poltica, practic Auditora Gubernamental con Enfoque Integral modalidad Regular a la UNIVERSIDAD DEL PACIFICO a travs de la evaluacin de los principios de la gestin fiscal: economa, eficiencia, eficacia, equidad y valoracin de los costos ambientales con que administr los recursos puestos a su disposicin y los resultados de su gestin en las reas, actividades o procesos examinados, el examen del Balance General al 31 de Diciembre de 2010 Y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental por el ao terminado en esa fecha. Dichos estados contables fueron examinados y comparados con los del ao anterior, los cuales fueron auditados por la Contralora General de la Repblica. La auditora incluy la comprobacin de que las operaciones financieras, administrativas y econmicas se realizaron conforme a las normas legales, estatutarias y de procedimientos aplicables. Asimismo, evalu el Sistema de Control Interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Es responsabilidad de la administracin el contenido de la informacin suministrada por la entidad y analizada por la Contralora General de la Repblica. Igualmente, es responsable por la preparacin y correcta presentacin de estos estados contables de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia y prescritos por la Contadura General de la Nacin. Esta responsabilidad incluye: disear, implementar y mantener un sistema de control interno adecuado para el cumplimiento de la misin institucional y para la preparacin y presentacin de los estados contables, libres de errores significativos, bien sea por fraude o error; seleccionar y aplicar las polticas contables apropiadas; as como, efectuar las estimaciones contables que resulten razonables en las circunstancias. La responsabilidad de la Contralora General de la Repblica consiste en producir un informe que contenga el pronunciamiento sobre el fenecimiento de la cuenta, con fundamento en: el concepto sobre la gestin y resultados adelantados por la administracin de la entidad en las reas o procesos auditados, y la opinin sobre la razonabilidad de los Estados Contables.

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El representante legal de la UNIVERSIDAD DEL PACIFICO rindi la cuenta anual consolidada por la vigencia fiscal del ao 2010, dentro de los plazos previstos en la resolucin orgnica No 5544 de 2003. La evaluacin se llev a cabo de acuerdo con normas de auditora gubernamental colombianas (NAGC) compatibles con las normas internacionales de auditora (NIA's) y con polticas y procedimientos de auditora gubernamental con enfoque integral prescritos por la Contralora General de la Repblica. Tales normas requieren que planifique y efecte la auditora para obtener una seguridad razonable acerca de si los estados contables estn libres de errores significativos. Una auditoria gubernamental con enfoque integral incluye examinar, sobre una base selectiva, la evidencia que soporta las cifras, las revelaciones en los estados contables, los documentos que soportan la gestin y resultados de la entidad y el cumplimiento de las disposiciones legales, as como la adecuada implementacin y funcionamiento del sistema de control interno y el cumplimiento del plan de mejoramiento. Los procedimientos de auditora seleccionados dependen del juicio profesional del auditor, incluyendo su evaluacin de los riesgos de errores significativos en los estados contables y de la gestin y resultados de la Entidad. En la evaluacin del riesgo, el auditor considera el control interno de la Entidad como relevante para todos sus propsitos, con el fin de disear procedimientos de auditora que sean apropiados en las circunstancias. Una auditora tambin incluye, evaluar los principios de contabilidad utilizados y las estimaciones contables significativas hechas por la administracin, as como evaluar la presentacin general de los estados contables. Consideramos que la auditora proporciona una base razonable para expresar nuestro concepto y la opinin. En el trabajo de auditora no se presentaron limitaciones que afectaron el alcance de nuestra auditora. Los hallazgos se dieron a conocer oportunamente a la entidad dentro del desarrollo de la auditora, las respuestas de la administracin fueron analizadas y se incorporaron en el informe, las que fueron debidamente soportadas. 2.1 GESTiN Y RESULTADOS El alcance de la auditoria se realiz sobre las lneas de gestin misional, contractual, presupuestal, contable, del talento humano, cumplimiento del plan de mejoramiento, control interno, tecnologas de la informacin y cumplimiento

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normativo en relacin con el medio ambiente, equidad de gnero y diversidad, as mismo, se tramitaron tres (3) denuncias presentadas en el desarrollo del proceso auditor, una (1) de las cuales se resolvi de fondo y dos (2) parcialmente. La UNPA dio cumplimiento a su marco legal para la prestacin de servicios de educacin superior definido por la Constitucin Poltica, Ley 30 de 1992 y dems normas aplicables segn su naturaleza, excepto por los hallazgos expuestos en el resultado de la auditoria. Para el proceso de reconocimiento y revelacin de la informacin financiera, econmica, social y ambiental aplica el manual de procedimientos del rgimen de contabilidad pblica Resolucin 356 de 2007. La UNPA expidi a travs del Acuerdo N 015 de 2005 el estatuto de contratacin de la entidad y mediante el acuerdo 016 del mismo ao el estatuto presupuestal. La Universidad del Pacfico implement el Sistema de Gestin y Control Organizacional, as como el Sistema de Desarrollo Administrativo - SISTEDA (Ley 489 de 1998, Decreto 3622 de octubre 10 de 2005), el Sistema de Gestin de Calidad (Ley 872 de diciembre 30 de 2003, Decreto 4110 de septiembre 12 de 2004 NTCACP1000) y est en espera de la auditoria de certificacin. De igual manera desarrolla actividades para el fortalecimiento del Sistema de Control Interno (Ley 87 de 1993 Decreto 1599 de mayo de 1995), MECI (1000-2005). No obstante lo anterior existen debilidades que afectan el desarrollo efectivo de los procesos. Teniendo en cuenta el carcter universitario de la UNPA, adicionalmente, se tom como base para la evaluacin de la gestin, el anlisis de los indicadores SUE (Sistema Universitario Estatal) y los resultados obtenidos por la entidad ante el Ministerio de Educacin Nacional. 2.1.1 Gestin misional

2. 1. 1. 1 Negocio misional
La UNPA present un cumplimiento del 36,3% en las 73 metas formuladas en el Plan de accin para la vigencia de 2010, debido a debilidades en la planeacin e inoportuna toma de decisiones, al no ajustar el plan a las contingencias presentadas, afectando negativamente la gestin de la Universidad. La UNPA cuenta con un Plan de Desarrollo Institucional pero no cuenta con un plan operativo anual de inversiones, por lo tanto, no es posible visualizar en forma precisa la asignacin y ejecucin de los recursos por programas, subprogramas y

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proyectos de forma individual. As mismo, no tiene implementado el banco universitario de programas y proyectos de inversin, instrumento de planeacin que le permitira registrar y seleccionar los proyectos viables, para la ejecucin de los recursos a travs de una programacin integral.

2. 1. 1.2 Evaluacin del sistema de control interno


La UNPA tiene documentada la normatividad para el desarrollo de los diferentes procesos misionales y de apoyo, sin embargo, da aplicacin parcial a su propia normatividad interna lo cual se refleja en las siguientes inconsistencias: Carece de mecanismos de control que generen certeza frente a las inversiones que realiza, debido a que no existe un plan operativo de inversiones por programa que permita visualizar el uso adecuado de los recursos en coherencia con las metas y objetivos propuestos en el Plan de Accin. Los sistemas de informacin carecen de oportunidad y confiabilidad, por cuanto al efectuar cruces se evidenciaron inconsistencias en los registros y datos reportados, debido a la falta de conciliacin de la informacin entre las diferentes reas: Contabilidad, Presupuesto, Tesorera y Almacn. La entidad est en proceso de certificacin de su sistema de gestin de calidad bajo los parmetros de la norma NTCGP 1000:2004 y se encuentra articulado con el MECI, si bien es cierto cada rea cuenta con su plan de accin y se realiza seguimiento al cumplimiento de objetivos y metas por los responsables, se observan debilidades sobre los compromisos adquiridos para el logro de los mismos, por la falta de compromiso de algunos funcionarios y de la alta direccin de la Universidad, as como las debilidades de seguimiento y control que presenta la oficina de control interno. Las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en rea contable presentan debilidades en su aplicacin. El Sistema de Control Interno de la entidad de la UNIVERSIDAD DEL PACIFICO obtuvo una calificacin de inadecuado en su evaluacin conceptual, lo que significa que conforme a los parmetros establecidos, los controles generales del Sujeto de control existen, pero no se aplican en su totalidad. Operativamente, obtuvo una calificacin de ineficiente debido a que los controles especficos de las lneas o reas examinadas, no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos. 2.1.1.3 Cumplimiento del plan de mejoramiento

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El plan de mejoramiento suscrito por la UNPA presenta con base en los resultados del seguimiento del equipo auditor, un cumplimiento del 60,39 % Y un avance del 54,78 % a 31 de diciembre 31 de 2010. El Cumplimiento y avance reportado por la entidad en la misma fecha es del 95,29%. Se dar trmite a PAS por incumplimiento al Plan de Mejoramiento. 2.1.1.4 Gestin del Talento Humano La planta de personal creada mediante los Acuerdos N 026 de 2005 y N 032 de 2006, est conformada por 123 cargos, de los cuales estn provistos 42 cargos todos ellos administrativos y de apoyo. La administracin inform que el Consejo Superior centr su gestin en la reglamentacin de la eleccin del Rector prxima a efectuarse y en consecuencia contina postergndose la provisin total de la planta e implementacin de la carrera administrativa docente. De otra parte, entre el 2006 y el 2010, el porcentaje de participacin de los trabajadores administrativos y de las reas de apoyo en el total de trabajadores de la UNPA, aument del 44,6% en el 2006 al 50% en el 2010, mientras la participacin del personal docente y misional disminuy del 55,5% al 50 % entre una y otra vigencia, lo que corresponde a una menor eficiencia administrativa. Se pudo establecer que durante el 2010, la UNPA se ajust a la normatividad aplicable en la administracin del talento humano, en la contratacin de prestacin de servicios con cargo al presupuesto de inversin y funcionamiento frente a la planta de personal y en la administracin de los docentes ocasionales y hora ctedra con los cuales lleva a cabo su tarea misional, excepto por los hallazgos administrativos que a continuacin se relacionan: Se evidenci doble vinculacin de tres (3) docentes de tiempo completo y una, que en calidad de representante legal de un centro educativo privado, suscribe contratos de prestacin del servicio pblico educativo para ampliacin de cobertura con el Distrito de Buenaventura. As mismo, se evidenci un docente de tiempo completo con contrato de prestacin de servicios en el Sena y una docente con ttulo expedido en el exterior sin homologar ante el Ministerio de Educacin Nacional. Una funcionaria desempea funciones de supervisin e interventora contratista con quien tiene vnculo de primer grado de consanguinidad. a un

2. 1. 1.5 Gestin ambiental

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Si bien la UNPA como usuaria del medio ambiente no genera impactos que superen los estndares ambientales permitidos, presenta una baja gestin ambiental debido a que no aplica los instrumentos de gestin necesarios para dar cumplimiento a la responsabilidad social y ambiental que se deriva de su condicin de institucin pblica de educacin superior en el pacifico biogeogrfico. En cumplimiento de los objetivos de educacin superior, la UNPA incorpora la dimensin ambiental a los planes de estudios de cada uno de los programas de pregrado a travs de asignaturas con contenido ambiental. Tanto los programas de pregrado como los programas de formacin por competencias que se adelantan en las subsedes de Tumaco y Guapi, incluyen en sus planes de estudios cursos de formacin ambiental y otras asignaturas aplicadas que conforme al contenido curricular y al rea de conocimiento se requieren para dar cumplimiento a los objetivos del programa contribuyendo a la construccin de la cultura ambiental y del desarrollo sostenible. Durante la vigencia 2010 la UNPA no registr los avances esperados en la formulacin y divulgacin de su poltica ambiental definiendo objetivos y estrategias, formulando el plan de accin ambiental con sus programas, proyectos, metas, presupuesto, indicadores y mecanismos de seguimiento y control. Tampoco cuenta con plan de manejo integral de residuos slidos, plan de vertimientos, ni plan de prevencin y atencin de emergencias y contingencias. Se observa que tampoco dio cumplimiento a la obligacin impuesta por la Resolucin 5544 de 2003 de rendir adecuadamente los formularios 8. Gestin Ambiental. Al cierre de esta auditora, el trmino para elaborar el Plan de Manejo Ambiental en cumplimiento del plan de mejoramiento y su prrroga an no se ha vencido. 2.1.1.6 Equidad de gnero y diversidad La UNPA, da cumplimiento a la normatividad aplicable de Equidad de gnero y diversidad y ha desarrollado a travs de los programas de extensin proyectos de fortalecimiento de redes de mujeres afrodecendientes victimas del desplazamiento forzado.

2.1.2. Gestin en los recursos pblicos

2. 1.2. 1 Gestin Contractual

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La Universidad del Pacifico suscribe el 90% de los contratos por contratacin directa de acuerdo a las cuantas establecidas en Manual de procesos y procedimientos de contratacin de la Entidad. Con base en el reporte de contratacin de la UNPA se ejecutaron $6.217,52 millones a travs de 970 compromisos adquiridos mediante 167 contratos, 119 rdenes de compra, 684 rdenes de servicio, de los cuales el 35% en cuantas menores a $1 milln, el 45% entre 1 y 5 millones, el 14% entre 5 y $10 millones y el 5% mayor de $10 millones de pesos, como se observa en el siguiente cuadro:
CUANTIAS CUADRO N 1 EJECUCION CONTRACTUAL

2% 18% 15% 65% $ 6.217 52 Fuente: Relacin de contratos, rdenes de compra y rdenes de servicio suministrados por la UNPA ejecutados en el 2010.

En el examen realizado al proceso contractual, se evidenciaron deficiencias en las actividades de control, supervisin e interventoria, as mismo, la liquidacin de contratos no es efectiva, se presentan deficiencias e inconsistencias relacionadas con la aplicacin de los principios que rigen la funcin administrativa contempladas en el artculo 209 de la Constitucin poltica y/o contractual e incumplimiento de la normatividad vigente aplicable a las diferentes etapas de la contratacin. Se verific el cumplimiento de las obligaciones en el Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin Estatal SICE, determinando que la Universidad cumpli con lo establecido en la norma para este tipo de entidades, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 3512 de diciembre de 2003 y sus decretos reglamentarios, evidenciando el registro oportuno de los contratos e inscripcin y modificaciones del plan de compras.

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOC'AL

La Universidad del Pacifico, mediante acuerdo Numero 0004 artculo primero establece el plan de compras como plan de adquisiciones de bienes, servicios y obras pblicas de la Entidad y particulares que manejen recursos pblicos. En el plan de necesidades planteado por la Universidad en el 2010, se evidencian los requisitos que debe contener el mismo como descripcin del elemento precio valor, entidad responsable. 2. 1.2.2 Gestin presupuesta!

o financiera

En la vigencia 2010 la UNPA, registr un presupuesto definitivo de Ingresos de $16.227,19 millones, con un recaudo del 80,7% equivalente a $13.108,16 millones. El presupuesto de Gastos tuvo una ejecucin del 85,69%, equivalente a $13.906.15 millones, presentndose un desbalance de $798 millones (dficit) frente a los recursos disponibles para su financiacin. As mismo, report obligaciones a pendientes de pago de la vigencia 2005, 2008 Y 2009 por $1.776 millones, a diciembre 31 de 2010, las cuales no han sido cubiertas por falta de recursos. Se present error de registro por $549,18 millones en la ejecucin presupuestal del ingreso sobrestimando el recaudo real de la Entidad, no se incorpor al presupuesto de ingresos recursos por $94,27 millones y no se ejecut presupuestalmente en el 2009, ni se reflej en cuentas por pagar en el 2010, el valor correspondiente a cesantas del mes de diciembre de 2009 por $67,19 millones. 2.2. CONCEPTO SOBRE GESTiN Y RESULTADOS Con base en las conclusiones y hallazgos antes relacionados, la Contralora General de la Repblica como resultado de la auditora adelantada, concepta que la gestin y resultados, es Desfavorable, con la consecuente calificacin de 57,61. La calificacin de gestin resulta de ponderar los aspectos que se relacionan a continuacin:

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CONSOLIDACiN COMPONENTES 1.- GESTION MISIONAL Negocio Misional

CUADRO N 2 DE LA CALIFICACiN

DE LA GESTION
Calificacin
P"re""

CRITERIOS

Factor de

Calificaclon
Tnt,,1

50,75 2,06 54,78 83,50

0,20 0,15 0,10 0,05 0,50

10,15 0,31 5,48 4,18

Evaluacin del Sistema de Control Interno - SCI Cumplimiento de Plan de Mejoramiento Gestin de Administracin del Talento Humano Subtotal Gestin Misional 2.- GESTiN DE LOS RECURSOS PUBLlCOS Gestin Contractual Gestin Presupuestal o Financiera Subtotal Gestin de los Recursos Pblicos TOTAL CALlFICACION GESTiN
Fuente: Audite 4.0 Matriz Evaluacin de la Gestin

72,50 77,50

0,25 0,25 0,50 1,00

18,13 19,38 57,61

2.3 OPINiN SOBRE LOS ESTADOS CONTABLES Se presentaron inconsistencias por ingresos de la Nacin no contabilizados en la subcuenta Cuenta corriente bancaria (Cdigo contable 111005) por $345 millones y traslado no contabilizado por $100 millones de pesos. Deudores antiguos no provisionados por $13,8 millones de la subcuenta Servicios educativos (Cdigo contable 140701) Saldo en el grupo deudores de la subcuenta Anticipos para proyectos de inversin (Cdigo contable 142013) en proceso de responsabilidad fiscal por 170 millones no reclasificado en cuentas de orden. Subestimacin millones. de subcuentas del grupo propiedad planta y equipo por $496

Diferencia entre el saldo de las obligaciones de los grupos 24 y 25 en relacin con el informe de terceros dic-31-2010 por $18,56 millones. Gasto de la subcuenta Cesantas (Cdigo contable 510124) no contabilizado $67,19 millones Los activos del la Universidad del Pacifico ascienden a $8.141 millones, encuentran afectados en el 17,3%, que corresponde a $1.415,5 millones. por

se

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OPINiN CON SALVEDADES En nuestra opinin, excepto por lo expresado en los prrafos anteriores, los Estados Contables de la Universidad del Pacifico, de Buenaventura Valle (UNPA), presentan razonablemente la situacin financiera, en sus aspectos ms significativos por el ao terminado el 31 de diciembre de 2010 Y los resultados del ejercicio econmico del ao terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad generalmente aceptadas o prescritos por la Contadura General de la Nacin. 2.4 FENECIMIENTO DE CUENTA

Con base en el Concepto sobre la Gestin y resultados y la Opinin sobre los Estados Contables, la Contralora General de la Repblica no fenece la cuenta de la entidad por la vigencia fiscal correspondiente al ao 2010.
Conceoto/oolnln Favorable Con observaciones Desfavorable Sin Salvedades FENECE FENECE NO FENECE Con Salveda~ FENECE FENECE NO FENECE Neaativa NO FENECE NO FENECE NO FENECE Abstencin NO FENECE NO FENECE NO FENECE

2.5 RELACiN DE HALLAZGOS En desarrollo de la presente auditora, se establecieron 34 hallazgos administrativos, de los cuales 5 corresponden a hallazgos con presunto alcance fiscal por $180,62 millones y 14 hallazgos tienen posible alcance disciplinario, los cuales sern trasladados ante la autoridad competente. La incidencia fiscal de los hallazgos N 4 Y N 6 se tramitarn de acuerdo a lo establecido en la Resolucin 5708 de 2006, por valor de $736,90. Adicionalmente se dar inicio a Indagacin Preliminar por los hechos relacionados con el Macro proyecto de inters social, se solicitar la apertura de un (1) Proceso Administrativo Sancionatorio por incumplimiento al Plan de Mejoramiento y el hallazgo N 21 ser objeto de traslado a la Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social - UGPP y a la Direccin Territorial Valle del Ministerio de la Proteccin Social. 2.6 PLAN DE MEJORAMIENTO

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La entidad debe elaborar o ajustar el plan de mejoramiento, con acciones actividades que permitan eliminar las causas de los hallazgos detectados comunicados durante el proceso auditor y que se describen en el informe.

y y

El plan de mejoramiento debe ser entregado a la Gerencia Departamental del Valle del Cauca, dentro de los 15 das hbiles siguientes al recibo del informe, de acuerdo a lo establecido en la Resolucin 5872 de 2007.

Bogot, D. C,

QUINTERO a para el Sector Social

Directora de Vigilancia Fiscal: Luz Amparo Villegas Durn ~., Responsable de Subsector: Sonia Alexandra Gaviria Sant~t:-U~ Supervisor: Sandra Patricia Lpez Sarria

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SECTOR SOCIAL

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3. RESULTADOS DE LA AUDITORIA
3.1 EVALUACION DE LA GESTION y RESULTADOS La evaluacin de la gestin misional de la Universidad del Pacfico se focaliz en el cumplimiento de las actividades y metas establecidas en el Plan de Accin u operativo Anual, derivadas de los ejes estratgicos trazados en el Plan de desarrollo Institucional, para lo cual se tuvo en cuenta el rea que las desarrolla, responsables, plazo, indicadores y seguimiento a los mismos. En la siguiente tabla se aprecia el resultado de la Evaluacin de la Gestin de la entidad en la vigencia 2010, la cual comprendi los componentes: Misional, Contractual y Financiero. Se calific de acuerdo con los parmetros presenta a continuacin: establecidos en el cuadro que se

CUADRO N 3 CALlFICACION NEGOCIO MISIONAL


CRITERIOS Adecuacin Misional Calificacin Parcial 100,00 36,30 42,00 Factor de Ponderacin 0,20 0,50 0,30 Califlcacion 20,00 18,15 12,60 Total

Cumplimiento Metas Plan de Desarrollo v Plan de Accin de la Evaluacin de Indicadores de Gestin Calificacion Total del Negocio Misional .. .. Fuente: Matriz de Califlcacin de Gestin

1,00

50,75

Adecuacin Misional

Los objetivos y estrategias planteados son claramente misionales, el cumplimiento de las metas planteadas en el Plan Estratgico se reflejan en un 100%, como se observa a continuacin:
CALIFICACiN OBJETIVO MISIONAL CUADRO N4 ADECUACiN MISIONAL PUNTAJE CONCEPTO DE LA CALIFICACiN
Los objetivos misionales, fueron formulados teniendo en cuenta

Ofrecer a las comunidades de la Costa Pacifica programas de Educacin superior que respondan a los requerimientos del desarrollo regional, orientados a la formacin de profesionales integrales desde la perspectiva tica, cientfica tcnica y cultural.

100

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GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Desarrollar programas de investigacin y estudios posgrad uados que contribuyan a promover el desarrollo cientfico, tecnolgico, educativo, social, econmico, ambiental y cultural en el litoral Pacifico, favoreciendo alianzas estratgicas con Universidades y centros de investigacin de la regin del pais y del exterior Organizar y ejecutar programas y proyectos de impacto en la comunidad local y regional ;establecer relaciones de cooperacin con los sectores productivos, sociales y gubernamentales y articular actividades acadmicas e investigativas con los distintos niveles y modos de educacin

lo estipulado en el PND 100

100

.. Fuente: Matriz de Calificacin

..

de Gestin

..

Cumplimiento

Metas y Planes de la Entidad.

Las metas establecidas en el Plan Accin Indicativo de la Universidad del Pacfico se cumplieron de acuerdo a los planes de trabajo en forma parcial, arrojando los resultados que se detallan en el Anexo N 3. Indicadores de Gestin

Para los fines previstos en el artculo 87 de la Ley 30 de 1992 o Ley de Educacin Superior, y de acuerdo a los resultados de la gestin, la Universidad aplica los Indicadores del Sistema Universitario Estatal (SUE), en las reas de formacin, investigacin, extensin y bienestar universitario. La evaluacin se realiz con base en el ndice de capacidad y de resultados, analizando aspectos como los recursos humanos, recursos financieros y fsicos de la Universidad, capacidad acadmica disponible, ciencia y tecnologa, formacin Bienestar Universitario y Extensin y Proyeccin Social. A continuacin se presentan los resultados de la calificacin, aplicando en la auditoria los indicadores especiales para Universidades pblicas:
CALIFICACiN
PRINCIPIOS

CUADRO N 5 INDICADORES DE GESTiN


Calificacin Parcial (.1).) 70.00
60,00

Factor de Ponderacin (B) 0.20 0.20 0.20


0,20

Callflcaclon Total (AxB)


14,00

EFICACIA

EFICIENCIA

12.00 0.00
16,00

ECONOMIA

0,00

EQUIDAD ECOLOGIA AMBIENTALES CALIFICACION TOTAL - VALORACION DE COSTOS

BO,OO 0,00

0.20

0,00

1,00

42,00

Fuente: Matriz de Calificacin de Gestin

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CONTRALO R IA
GENERAL DE LA REPBLiCA

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1 SECTOR

CONTRALORIA DELEOADA SOCiAL

3.1.1 Gestin Misional

El Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2011 de la Universidad del Pacifico, define nueve (9) ejes estratgicos con igual nmero de objetivos, que se desarrollan a travs de 33 estrategias compuestas por 16 programas y 31 subprogramas asociados a 40 metas de resultado para lo cual se establecieron 73 actividades. Su estructura debe estar conformada por una parte general de carcter estratgico y por un plan de inversiones de carcter operativo.
En la evaluacin del Plan de Desarrollo Institucional 2008-2011, Y el Plan de Accin 2010, se tuvieron en cuenta las reas de Direccin Acadmica, Direccin Financiera, Desarrollo Investigativo y Proyeccin Social.

3. 1. 1. 1 Negocio Misional
Para el desarrollo de la presente lnea se verificaron los procesos misionales de docencia, investigaciones y proyeccin universitaria, de lo cual se puede concluir lo siguiente: La UNPA en materia de Calidad no obtuvo resultados satisfactorios debido a que ningn programa acadmico posee registro de alta calidad, igualmente no se obtuvo el registro calificado para los tres (3) nuevos programas acadmicos diseados, (Administracin de empresas tursticas, Tecnologa en construcciones civiles, e ingeniera en sistemas). En Investigacin la Universidad posee 14 grupos de investigaciones reconocidos por Col ciencias y 13 semilleros pertenecientes a la Red Colombiana de semilleros (Red RECOLSI) De acuerdo a los indicadores del Sistema Universitario Estatal -SUE, la UNPA logr un (1) grupo indexado en la categora C, es decir 0.24% del total de grupos tipo C, esta Institucin rene al 0.46% del total de grupos de investigacin para el sistema SUE. En la gestin relacionada con la proyeccin social, la Universidad, gerencia importantes programas de impacto, como lo es el componente social del Macroproyecto de vivienda, destinado a la reubicacin de 3.400 familias, que se encuentran en zonas deprimidas en Buenaventura, especialmente situadas en zonas de bajamar, en condiciones de extrema pobreza. Se observa, que aunque esto posiciona a la Universidad en el manejo de acciones de proyeccin social, as mismo, demanda un mayor fortalecimiento de la entidad en cuanto a polticas, estatutos de proyeccin y una oferta concreta de acciones de proyeccin social. Se observ a travs del seguimiento realizado, que no se ha dado el impacto

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CONTRALORIA.
GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALOnlADELEQAOA SECTOR SOCIAL

social esperado en la poblacin objeto, en trminos social y en mejora de su situacin econmica.

de construccin

de tejido

Aunque la Universidad cuenta con los indicadores del Sistema Universitario Estatal SUE, estos son insuficientes para la medicin de la gestin, lo anterior por las diferentes dificultades que debido a su entorno se presentan, como son la cobertura, la desercin de estudiantes, el ofrecimiento de cupos y la demanda de estudiantes, los cuales deberan ser medidos sobre indicadores cuantificables. La Universidad del Pacifico con base en el plan indicativo evala el plan de Desarrollo aplicando el indicador de EFICACIA, que le permite medir el grado de cumplimiento de las metas, tanto de resultado como de producto en trminos cuantitativos. El resultado obtenido a diciembre 31 de 2010 del ndice de Eficacia global fue de 59,20%., que representa un bajo porcentaje si se tiene en cuenta que falta solo un ao para culminar la vigencia del plan de Desarrollo Institucional 2008-2011 ). Hallazgo N 1: Indicadores de gestin (A)

La Ley 42 de 1993, establece que las entidades deben cumplir con los principios de Eficiencia, Eficacia, Economa, Equidad, y valoracin de costos ambientales. La Ley 190 de 1995 en su artculo 48, establece que la entidad debe elaborar un manual de indicadores de eficiencia; la Ley 872 de 2003 y su Decreto reglamentario 4110 de 2004 en su artculo 3, establece el sistema de seguimiento que debe realizar cada entidad, para la adopcin de correctivos tendientes a mejorar cada uno de los mismos. En la Universidad del Pacifico, los indicadores de gestin no estn identificados de acuerdo a los principios de la funcin administrativa, razn por la cual no constituyen una herramienta gerencial de seguimiento, control y medicin, que permitan evaluar la gestin realizada y hacer seguimiento al cumplimiento de los planes, programas y proyectos incluidos en el Plan de Accin de la Entidad, para alcanzar los objetivos acordes con su misin, limitando dicha evaluacin a trminos de eficacia. Tal y como se presenta en la calificacin de indicadores registrada en el cuadro N 5, la entidad no tiene indicadores que midan la educacin ambiental y la inversin en medio ambiente y desarrollo sostenible. Lo anterior debido a deficiencias de fuentes de informacin como centros de costos y a la falta de un plan de inversiones desagregado por programas, subprogramas y proyectos debidamente cuantificados.

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CONTRALORIA. j
GENERAL DE l..A REPBLICA

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

En relacin con la evaluacin de los indicadores Especializados para las 1 Universidades Pblicas , aplicados por la auditora se obtuvieron 105 siguientes resultados: Eficacia: En relacin con el cumplimiento de metas del plan de accin, alcanz el 36,3%, lo que indica un cumplimiento inadecuado para el ao 2010. La absorcin de la demanda en los dos (2) periodos acadmicos en la vigencia 2010, represent el 104%, teniendo en cuenta que de los 930 cupos ofrecidos se present una demanda de 968, lo cual significa que sta fue superior a lo ofrecido por la Universidad. En la formacin por crecimiento de cupos se observ que en la vigencia 2010 los cupos totales ofrecidos por programas fueron de 930, mientras que en la vigencia 2009 fueron de 645 cupos, lo cual representa un aumento del 44% en la oferta de cupos, con un incremento de 285 cupos. Los programas de Tcnico en Informtica, Sociologa y arquitectura son los que ms reflejan el aumento, mientras que los programas de Agronoma, Tcnico en Agronoma y Tcnico en Acuicultura no presentaron mayor variacin. El incremento de demanda obedeci, entre otros, a factores relacionados con el bajo costo de la matrcula y a que no existen restricciones para acceder a la Universidad y en los casos de bajo nivel acadmico, la Universidad tiene un programa de acompaamiento para nivelar al estudiante. En la formacin por crecimiento de cupos en la UNPA, el 73.4% de los estudiantes que terminan la carrera se gradan, solo 271 que corresponde al 26.6 % no se gradan muchas veces debido a la no terminacin del proyecto de grado o bajo rendimiento acadmico, para lo cual, como ya se expuso, la Universidad desarrolla un programa de acompaamiento bajo unas estrategias que le permiten lograr un talento humano profesional. La poltica de investigacin de la Universidad, para el ao 2010 contaba con 48 proyectos activos, de los cuales 46 son de investigacin aplicada, en materia de proyeccin universitaria, estos grupos de investigacin se encuentran inscritos en Cienticol (Instituto Colombiano para el desarrollo de la ciencia y la Tecnologa)

1 Procedimientos Especializados para la evaluacin General de la Repblica. AUDITE 4.0.

de la Universidades

Pblicas.

Contralora

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CONTRALO R lAj
GENERAL DE LA REPBLICA OONTRALORIA OELEGAOA seCTOR SOCIAL

En cuanto a la Eficaciay Efectividad de la Extensin Universitaria en la UNPA existe el CEPA (Centro de Estudios Pedaggicos avanzados), unidad acadmica responsable de los programas de extensin Universitaria, que atendi en el 2010, 854 personas entre docentes y estudiantes y dict 26 eventos. Respecto a la eficacia del apoyo administrativo en la Universidad, se tiene que la proporcin de personal docente en equivalencia de tiempo completo, frente al personal administrativo es de 1 a 1 lo cual permite apreciar, que el nmero de personal administrativo de la Universidad, es relativamente alto frente al nmero de docentes, teniendo en cuenta que su objeto misional est orientado hacia el servicio educativo. La eficiencia del apoyo administrativo en relacin con el nmero de estudiantes es de 21.9 estudiantes por cada funcionario administrativo y de apoyo, lo que no representa un rango alto ni riesgo para alcanzar objetivos propuestos. En la vigencia 2010 la UNPA apropi recursos en su presupuesto por valor de 52 millones del aporte de la Nacin y $50 millones de Recursos propios para un total de $102 millones, con destino al rea de investigacin, de los cuales se ejecutaron $44 millones que representan el 43% de eficiencia y productividad en la investigacin. Equidad: Los derechos de matricula son liquidados de acuerdo con las condiciones socioeconmicas de cada alumno. El rea de Desarrollo humano, logr incrementar en el 2010, 864 nuevos participantes en las acciones de Arte y Cultura, Desarrollo Humano, Salud, Recreacin y Deportes en su conjunto. Se increment en 299, los beneficiarios de los subsidios alimentarios, becados de la sociedad portuaria, incentivos econmicos y descuento del 80% en el valor de la matricula, para alcanzar una cobertura del 80% de los estudiantes en situacin de bajo rendimiento acadmico, as mismo se logr una cobertura del 75% en el proyecto de reforzamiento de las competencias docentes en materia didctica. En cuanto al acceso a la Universidad, UNPA procede de los estratos 1 y 2. el 93% de la poblacin Estudiantil de la

Se visualiza la existencia de programas de bienestar universitario encaminados a satisfacer las necesidades de la poblacin objetivo, no obstante, se observ que en el 2010, se ejecutaron $103,6 millones, por concepto de refrigerios, almuerzos, "gastos varios" y gastos no identificados (Anexo N4), que sern objeto de evaluacin dentro de la Actuacin Especial en atencin al trmite de la denuncia 2011-19233-80764-0, la cual fue recibida finalizando la etapa de ejecucin del proceso auditor.

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OONTRALORIA
SECTOR SOCIAL

DELEGADA

Eficiencia: Este principio obtuvo una calificacin del 70% debido a que la UNPA,
no cuenta con el universitarios, lo que debilidades en el seguimiento efectivo Plan operativo anual (POAI) y el Banco de proyectos genera riesgos en el control del gasto, se detectaron tambin aspecto contractual por cuanto no existe un control y sobre la ejecucin de los contratos.

No se pudo determinar el valor asignado a las variables estratgicas del plan de desarrollo, porque la matriz aplicada por la Universidad solo est determinada para un componente, resultado que mide la eficacia de las metas fsicas. La inversin fsica y tecnolgica obedeci al 3.6% del presupuesto total, es decir $584 millones, la Universidad cuenta con 182 docentes, de los cuales son ocasionales 121 y catedrticos 61. En cuanto a la Eficiencia en la asignacin de personal para el cumplimiento misional el 63.3% del total de personal vinculado a la Universidad corresponde a personal dedicado al cumplimiento de actividades misionales, los recursos dedicados al pago de este personal en promedio representan el 19.5% ($3.169 millones) del presupuesto ejecutado por la Universidad en el 2010. El 36.6% del personal vinculado a la Universidad desarrolla labores administrativas y/o de apoyo, este personal representa un costo equivalente al 19.2% ($3.121 millones) del presupuesto ejecutado. La estructura de personal docente, y la estructura de recursos aplicados al pago de estos segn tiempo de dedicacin en la Universidad del pacifico es el siguiente: El 45 % son de Tiempo Completo, 33% de Hora Ctedra, el 16% de tiempo parcial y el 6 % de medio tiempo, lo que representa que para la Universidad entre mayor sea el nmero de docentes en tiempo completo es mejor, en cuanto a la calidad educativa. La eficiencia financiera de la institucin en la generacin de ingresos propios con relacin al total de 105 ingresos de la Universidad es del 28% mejorando en un 4% con respecto al ao 2009. En relacin con los ndices de desercin, en el siguiente cuadro se observa una tendencia decreciente, con ligeros aumentos en el segundo semestre de cada vigencia, que se explica por las oportunidades laborales de temporada para 105 jvenes.

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CONTRALORIA. I
GENERAL DE LA REPBLICA

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OONTRALORIA
SECTOR SOCIAL

DELEGADA

PERIODO

CUADRO N 6 INDICES DE DESERCION 2006-2010 - UNPA NO GRADUADO DESERTORES DESERCION


20.81 20.47 22.57 18.66 16.64 20.06 12.93 15.27 13.66 15.74

RETENCION
79.19 79.53 77.43 81.34 83.36 79.94 87.07 84.73 86.34 84.26

678 87 2006-1 777 2006-2 113 1070 153 2007-1 2007-2 1426 145 1609 178 2008-1 2008-2 1827 286 1932 208 2009-1 1881 2009-2 279 2010-1 264 O 2010-2 296 O Fuente: Centro de Estudios pedaggicos avanzados

En relacin con el bajo rendimiento como factor de desercin, la Universidad del Pacifico ha trabajado en el diagnstico permanente de los conocimientos bsicos, que traen los estudiantes que ingresan. Es as como, los diagnsticos constituyen la base de actuacin en los planes y programas institucionales, es por esto que la Universidad cuenta con un programa de acompaamiento acadmico y psicosocial y con proyectos especficos como el de fortalecimiento de las competencias matemticas en los bsicos, de los programas como estrategias de retencin estudiantil, que como se observa en las cifras presentadas en el cuadro N 6, se han obtenido resultados positivos, atribuibles a las acciones desarrolladas. En el primer periodo de 2010 el programa de acompaamiento millones que aport la Universidad. se realiz con $140

El Ministerio de educacin (MEN), aport $96.4 millones en el primer semestre de 2010, para el desarrollo del proyecto de fomento a la permanencia estudiantil universitaria. Los objetivos estn claramente identificados con la misin institucional y a ellos se le definieron metas concretas, medibles y cuantificables. Su plan de accin se cumpli en un 36,3% Hallazgo N 2: Plan Operativo Anual de Inversiones

(O)

En concordancia con lo dispuesto en el artculo 3 literal n)2 as como los artculos 31 y 32 de la ley 152 de 1994 y el Estatuto Presupuestal de la Universidad del

2 n) Conformacin de los planes de desarrollo. De conformidad con lo dispuesto en el articulo 339 de la Constitucin Nacional, los planes de desarrollo de los niveles nacional y territorial estarn conformados por una parte general de carcter estratgico y por un plan de inversiones de carcter operativo. Para efectos de la elaboracin de los planes de inversin y con el propsito de garantizar coherencia y complementariedad en

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOOIAL

Pacifico, el Acuerdo 016 del 5 de julio de 2005, en su artculo 6 establece que: "El Plan Operativo Anual de Inversiones estar conformado por los proyectos de inversin clasificados por el origen de los recursos, por las Subsedes y por los programas, el cual debe guardar concordancia con el Plan de Desarrollo

tnstitucionet".
De otro lado, el artculo 6 del Manual de Procesos y Procedimientos, establece que: "los fines de la contratacin en la Universidad del pacifico sern el cumplimiento de los fines institucionales consagrados en la Constitucin poltica las leyes y el plan de desarrollo, los planes de accin y el respectivo presupuesto", La UNPA no elabor el plan anual de inversiones, lo cual indica que el Plan de Desarrollo Institucional-POI, de la UNPA, no est debidamente estructurado, por cuanto le hace falta el componente operativo de POI. Esta situacin impide visualizar en forma precisa la asignacin y ejecucin de los recursos por programas, subprogramas y proyectos en forma individual y genera riesgo en el manejo y control de los recursos percibidos por la Entidad, debido a la negligencia administrativa de la oficina de planeacin y de la alta direccin, que no dan aplicacin a su propia normatividad interna. Con base en lo anterior este hallazgo tiene presunta connotacin disciplinaria. Hallazgo N 3: Banco Universitario (D) de Programas y Proyectos de Inversin

El Estatuto presupuestal de la UNPA, Acuerdo 016 de 2005 en el artculo 7, seala que el Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversin, ser el conjunto de programas y proyectos seleccionados, registrados y sistematizados como viables por las dependencias de direccin de la Universidad, el cual ser coordinado por la oficina de planeacin.

su elaboracin, la Nacin y las entidades territoriales debern en mantener actualizados bancos de programas y de proyectos. PARGRAFO. Para efecto de lo previsto en el literal d) de este articulo se entiende por: Concurrencia. Cuando dos o ms autoridades de planeacin deban desarrollar actividades en conjunto hacia un propsito comn, teniendo facultades de distintos niveles su actuacin deber ser oportuna y procurando la mayor eficiencia y respetndose mutuamente los fueros de competencia de cada una de ellas. Subsidiariedad. Las autoridades de planeacin del nivel ms amplio debern apoyar transitoriamente a aquellas que carezcan de capacidad tcnica para la preparacin oportuna del plan de desarrollo. Complementariedad. En el ejercicio de las competencias en materia de planeacin las autoridades actuarn colaborando con las otras autoridades, dentro de su rbita funcional con el fin de que el desarrollo de aqullas tenga plena eficacia.

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL.

En la UNPA, no existe el Banco de Programas y Proyectos Universitarios, por lo tanto, no cuenta con un instrumento de planeacin que le permita registrar y seleccionar los proyectos viables, para la ejecucin de los recursos a travs de una programacin integral. Lo anterior se debe a que la UNPA, no ha establecido los procedimientos que instrumental icen el banco de programas y proyectos universitarios, como un elemento de modernizacin de la gestin en el que se soporten peridicamente datos para el registro, seguimiento y evaluacin de proyectos de gestin y apoyo institucional, y a su vez se constituya en un sistema de informacin de proyectos de acuerdo a las funciones propias, integrado con la formacin acadmica, investigativa y de extensin de la entidad, dificultando el control en la ejecucin de los recursos. Este hallazgo tiene una presunta connotacin disciplinaria.

3. 1. 1.2 Evaluacin del Sistema de Control Interno


La ley 87 de 1993, establece en el Artculo 6 la "Responsabilidad del control interno": El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades pblicas, ser responsabilidad del representante legal o mximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicacin de los mtodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, tambin ser de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos. " La UNPA presenta graves deficiencias en la planeacin de sus actividades, lo cual repercuti en el bajo cumplimiento de las metas propuestas en su plan de accin para la vigencia 2010. Se evidencia la carencia de mecanismos de control que generen certeza frente a las inversiones que realiza, debido a que no existe un plan operativo de inversiones por programa que permita visualizar el uso adecuado de los recursos en coherencia con las metas y objetivos propuestos en el Plan de Accin, tampoco tiene establecido el Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversin de conformidad con lo establecido el Acuerdo 016 de 2005, Estatuto presupuestal. Tiene documentados manuales de procesos y procedimientos para el desarrollo de sus procesos, sin embargo, no son aplicados a cabalidad, incumpliendo su normatividad interna. Las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en rea contable presentan debilidades en su aplicacin.

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c.. Colombia
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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

El rea contable y financiera no cuenta con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente con las actividades inherentes al proceso, la no utilizacin del aplicativo contable y financiero no permite ejercer un control efectivo sobre la informacin que genera el proceso presupuestal y contable, lo cual afecta la oportunidad y calidad de la informacin final, que resulta del registro de las operaciones y transacciones, debido a la falta de conciliacin de la informacin entre las diferentes reas: contabilidad, presupuesto, tesorera, almacn. El trabajo manual no deja espacio para que se realicen anlisis de los resultados operacionales para que la alta Direccin se beneficie y le sirva de base para la toma decisiones, procedimiento que no se hace en la actualidad. As mismo no se cumple con los cronogramas y actividades establecidas para el proceso contable por el volumen de tareas que debe realizar el responsable del proceso. De otra parte se tiene que la Universidad controla y verifica que los trabajadores directos e indirectos estn amparados por seguridad social, sin embargo no se paga oportunamente. Respecto al alcance y frecuencia del monitoreo frecuencia o importancia de los riesgos. no se ha tenido en cuenta la

El grupo de funcionarios que ejercen el monitoreo est conformado por 15 auditores entre profesionales, tcnicos y operativos, los cuales fueron capacitados por ICONTEC, ellos tienen la competencia, mas no la experiencia requerida. Si bien, la UNPA ha definido procedimientos y formatos para los distintos procesos y actividades de talento humano, se encontr deficiencias en el manejo del archivo dado que algunas hojas de vida no incluyen en su contraportada una relacin completa de los documentos contenidos, ni la totalidad de los documentos pertinentes de conformidad con la reglamentacin interna como la evidencia de la evaluacin del desempeo. En el proyecto de extensin social formacin por competencias en el municipio de Guapi, las hojas de vida estn incompletas, faltan ttulos, actas de grado, certificaciones laborales, evidencia de las afiliaciones a seguridad social y riesgos profesionales, copias de las Resoluciones y ordenes de servicio con las cuales se vincula y paga al docente. Todo lo expuesto, se incluye como factores hallazgos que hacen parte de este informe. determinantes en los diferentes

3. 1. 1.3 Cumplimiento de plan de mejoramiento

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Se efectu seguimiento a las 37 acciones propuestas en el Plan de Mejoramiento correspondiente a los resultados de la auditora practicada a la vigencia 2009. El nmero de acciones cumplidas fue de 14, las parcialmente cumplidas y vencidas 8, sin cumplir y vencidas 13 y las parcialmente cumplidas y sin vencer 2. Si bien la entidad reporta un cumplimiento del 95,29%, el porcentaje de avance y cumplimiento determinado por la Contralora General de la Repblica a diciembre 31 de 2010 fue del 54,78 y 60,39%, respectivamente, lo cual ser objeto de solicitud de apertura de Proceso Administrativo Sancionatorio. A continuacin se relacionan los hallazgos que se mantienen, debido a que las acciones correctivas no fueron efectivas, se cumplieron parcialmente o no se realizaron. La evaluacin efectuada permiti evidenciar que la Universidad formul diversas metas que no fueron cumplidas, arrojando una calificacin del 36,3%, entre las que se encuentran las siguientes: Si bien, se logr el diseo de los programas acadmicos (Administracin empresas tursticas, Tecnologa en construcciones civiles, e ingeniera sistemas) estos no fueron aprobados por el MEN durante la vigencia 2010. La Universidad no logr la elaboracin de un estudio de necesidades investigacin y de desarrollo de las empresas del municipio de Buenaventura. de en

Hallazgo Plan de aceren:

de

La convocatoria para la provisin de cargos docente no se realiz y la formulacin del plan de formacin docente con nfasis en maestras y doctorados tuvo una ejecucin mnima. Se formul en el eje de proyeccin social, el estudio sobre las necesidades de capacitacin nivel de educacin continuada para la comunidad empresarial de Buenaventura el cual no se realiz en el 2010. En el programa de Modernizacin de la Gestin, no se realiz la auditoria para la Certificacin del Sistema de Gestin de Calidad y la Certificacin de la Norma MEC12005. La Implementacin del centro de Costos por programa y la elaboracin del cuadro de mando no se llev a cabo en el 2010. La Internacionalizacin de la Universidad mediante la formulacin de los proyectos de la doble titulacin de la UNPA y del bilingismo para estudiantes de la Universidad no se ha cumplido y es recurrente.

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CONTRALORIA DELEaADA SECTOR SOCIAL

Hallazgo Pago de aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales: La UNPA no aporta evidencia del cumplimiento de esta obligacin, no se observan los soportes de pago y en dos (2) casos la verificacin de lo aportado no corresponde a los porcentajes de ley. Las acciones correctivas relacionadas con este hallazgo se cumplieron parcialmente en 60%. Hallazgo Verificacin de antecedentes: Persiste el incumplimiento de la exigencia oportuna de antecedentes. Las acciones correctivas reflejan un avance del 40%, y el plazo para el cumplimiento la meta venci 31-12-2010. Hallazgo Existencia y representacin: La entidad sigue incumpliendo con la obligacin de verificar los certificados de existencia y representacin. Las acciones correctivas reflejan un avance del 70%, y el plazo para el cumplimiento la meta venci 31-12-2010. Hallazgo Estudios previos: La misma normatividad interna de la entidad no establece la obligacin de estudios previos que soporten la gestin, persistiendo la omisin por parte de la entidad, poniendo en riesgo el cumplimiento de los principios de la funcin administrativa. Las acciones correctivas reflejan un avance del 60%. Hallazgo Certificados y Registros presupuestales: Se continan presentando inconsistencias con la identificacin de los gastos conforme a lo establece el Plan General de Cuentas, referido a los registros presupuestales, as mismo se reporta en la presente auditoria un presunto hallazgo fiscal por un gasto incorporado en la ejecucin presupuestal, sin soportes presupuestales (certificado de disponibilidad y registro presupuestal). Hallazgo Segregacin de funciones: Las acciones correctivas en relacin con este hallazgo no han sido efectivas y el rea contable contina presentando inconsistencias que se reflejan en los hallazgos reportados. Hallazgo Libros auxiliares a nivel de terceros: Si bien el plazo para esta meta no se ha vencido el avance en relacin con las cuentas por pagar no son efectivas de acuerdo a lo reportado en el hallazgo para la vigencia 2010 en relacin con esta subcuenta. Hallazgo Los Estados Contables y sus Notas: Las notas contables, las cuales no estn estructuradas para revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades; no se presentan notas especificas claras que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos,

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OONTRALORIA DELEOADA seCTOR SOCIAL

cuentas y subcuentas, de tal manera que con ellas se pueda realizar un anlisis de las cifras consignadas en los Estados Contables bsicos. No se ajustan completamente en su presentacin y contenido a las normas tcnicas que las regulan en el Rgimen de Contabilidad Pblica (RCP). depurada. acciones correctivas en relacin con este grupo se cumplieron en un 90%.

Hallazgo Saldos otros activos: La cuenta no est totalmente

Las

de la aplicacin Microsoft Excel para el registro de la informacin contable, esta situacin sigue presentndose ya que no se ha logrado implementar completamente el sistema de informacin GESTASOFT que permitira contar con controles adecuados para el correcto procesamiento de la informacin contable y financiera de la Universidad del Pacfico, por lo cual la situacin observada en la anterior auditora se mantiene. relacionado con la falta de procedimientos para la administracin de acceso lgico, adquisicin de programas, control de licenciamiento de software, planes de contingencia ante un desastre y cambios tcnicos en bases de datos/sistemas operativos/servidores, se encontr que la Entidad an no ha definido un plan de contingencia, en cuanto a la administracin de acceso lgico, adquisicin de programas, control de licenciamiento de software y cambios tcnicos, los mismos se encuentran establecidos en las polticas de seguridad de la informacin de la Entidad, por lo tanto se mantiene lo relacionado con la elaboracin del plan de contingencia ante un desastre. En lo relacionado con las copias de seguridad, la Entidad ha modificado el procedimiento establecido, en el cual especifica que las copias de seguridad generadas se almacenarn en dos edificios diferentes y de acuerdo con la visita realizada, se evidencia que una copia se almacena en la sede administrativa y otra en el campus virtual ubicada en un sector diferente del municipio de Buenaventura, corrigiendo la situacin detectada. 3.1.1.4 Gestin del talento humano Mediante el Acuerdo N 026 de diciembre de 2005 y su Acuerdo modificatorio N 032 de 2006, el Consejo Superior de la Universidad, estableci la planta global administrativa y docente conformada por 123 cargos, 59 administrativos y 64 docentes. De los 59 cargos administrativos creados, en la actualidad estn provistos 42 cargos, 17 cargos administrativos y de apoyo se encuentran sin proveer, al igual que los 64 cargos docentes.

Hallazgo Software contable: Con respecto a la utilizacin

Hallazgo Procedimientos TI: En el hallazgo

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CONTRALORIA I
GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALORIA DELEOADA SECTOR SOCIAL

El 29 de junio de 2009, el Consejo Superior de la Universidad del Pacifico aprob el Acuerdo 001-2009 por el cual se adopta el reglamento del personal administrativo, el Acuerdo 002-09 por el cual se expide el reglamento de carrera administrativa y el Acuerdo 003-09 por el cual se adopta el reglamento de personal docente, cuya vigencia se inici con su publicacin en el diario oficial en marzo de 2010. La administracin inform que debido a que el Consejo Superior centr su gestin en la reglamentacin de la eleccin de rector prxima a efectuarse, contina postergndose la provisin total de la planta e implementacin de la carrera administrativa docente. Durante el 2010, la UNPA no dio cumplimiento a la meta de implementacin de la carrera docente contemplada en el Plan de Accin institucional. En la actualidad, el talento humano misional lo constituyen 182 docentes vinculados como docentes ocasionales a travs de contratos de trabajo cuyo trmino corresponde generalmente al del periodo semestral. La Universidad desarrolla sus actividades misionales y de apoyo con un grupo de 300 servidores pblicos, distribuidos en cinco (5) nminas: la de planta con 42 funcionarios, la de contratistas administrativos con 46, la de contratistas de mantenimiento con 30 y las de docentes de tiempo completo con 121 y docentes hora ctedra con 61. En las reas administrativas y de apoyo, prestan sus servrcios 118 servidores pblicos, 76 vinculados mediante contratacin y 42 por nombramiento. De los 42 funcionarios que conforman la planta, 25 de ellos pertenecientes a los niveles directivo, asesor y profesional, son de libre nombramiento y remocin; los 17 restantes pertenecientes al nivel tcnico y asistencial, son de carrera administrativa. Los docentes de Tiempo Completo, especialmente en las categoras de titular, asociado y asistente, en su mayora, se encuentran vinculados a la UNPA desde hace varios aos, siendo la permanencia del talento humano un factor que favorece el desarrollo acadmico e investigativo. La distribucin por categoras es: 1 docente titular, 18 docentes asociados, 44 docentes asistentes, 72 docentes auxiliares, 35 docentes instructores, 11 auxiliares de docentes y 1 coordinador de deportes. Tanto en el Acuerdo 003-2009, como en el anterior reglamento refrendado mediante el Acuerdo N 014 de 27 de mayo de 2005, se establecen nicamente las categoras de titular, asociado, asistente y auxiliar de conformidad con la Ley

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CONTRALO RlA 1
GENERAL DE LA REPBLICA

OONTRALORIA DELEGADA SCTORSOCIAL

30 de 1992 y el Decreto 1279 de 2000, sin embargo, en las Resoluciones de vinculacin de docentes ocasionales se les designa tambin como instructores y auxiliares de docentes.
CUADRO
TITULAR Arquitectura Tecnologia en Acuicultura Agronomia Sociologia Informtica CEPA DECINE DELlN
Bienestar Universitario

N 7
TOTAL 1 37 10 16 22 25 3 24 25 20 182

DOCENTES POR PROGRAMAS Y DEPARTAMENTOS INSTRUCTOR AUX DOCE DEPORT ASOCIADO ASISTENTE AUXILIAR 9 4 15 3 5 2 1 7 1 3 2 5 5 1 7 5 4 5 1 12 3 6 3 1 2 7 3 2 10 1 1 7 14 4 19 14 57 46 44 1 18 de Talento Humano

1 1

Fuente.

Tabla de salarlos-

Oficina

La mayor concentracin de docentes tanto en cantidad como en grado formacin est en el programa de arquitectura, seguido del programa Tecnologa informtica, Sociologa, Agronoma y Acuicultura en su orden.

de de

El programa de Acuicultura en el 2010 ofert 80 cupos y la matrcula fue de 39 cupos. As mismo, la nica docente asistente de tiempo completo vinculada al programa educativo Tecnologa en Acuicultura, es la responsable del programa de internacionalizacin con una destinacin de 26 horas semanales a esta ltima actividad, 9 horas de docencia, 3 de organizacin acadmica y 2 de proyeccin social interna. Los problemas de orden pblico en las zonas de desarrollo de los proyectos de investigacin, inciden en la ejecucin de las actividades. Lo anterior, se refleja en el menor empoderamiento del programa de Tecnologa en Acuicultura, plantea la necesidad de identificar las causas por las que el programa no ha tenido el desarrollo que se espera de su pertenencia con el potencial productivo del pacifico.
CUADRO
GASTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVOS vs. GASTOS NOMINA MAS

N 8
MISIONAL TOTAL % de participacin HONORARIOS

DE PERSONAL

PRESTACIONES

millones
GASTOS DE PERSONAL ADMINISTRATIVO GASTOS DE PERSONAL MISIONAL CONVENIOS 2970 3169 116,8 586 158 1136 1880 3556 3327 1252,8 8135,8 43,71 40,89 15,40 100,00

Fuente: Area Contable I Tesorera

y contabilidad

..

6255,8

Como se observa en el cuadro, se destina mayor cantidad de recursos al pago de personal administrativo y de apoyo que al pago de personal misional.

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Entre el 2006 y el 2010, el porcentaje de participacin de los docentes en el total de trabajadores de la UNPA, disminuy pasando del 55,5% al 50% entre una y otra vigencia, reflejando una menor eficiencia en la aplicacin del talento humano al logro de los objetivos misionales. En el alto nmero de personal de apoyo incide la dispersin de la planta fsica asociada al alto nmero de vigilantes y de personal operativo en las sub sedes (12 vigilantes). Adems del contrato suscrito con una empresa de seguridad para la vigilancia del campus. As mismo, se contrat una secretaria para el observatorio de egresados de la UNPA, actividad que teniendo en cuenta su dinmica, no justifica una persona de tiempo completo. Otro factor que contribuye a disminuir la eficiencia y economa administrativa de la UNPA, es la contratacin de personal asesor. En la oficina de Planeacin presta sus servicios el funcionario grado 10 del nivel asesor y dos asesores vinculados mediante contratos de prestacin de servicios por valor de $38,6 millones, No obstante, contina sin implementar el Plan Operativo Anual de Inversiones POAI y el Banco Universitario de Programas y Proyectos de Inversin, persiste el incumplimiento de metas en el plan de accin, algunas de ellas muy generales y con avance 0% correspondientes a proyectos que por su complejidad requieren la definicin de metas parciales y de actividades (Programa de bilingismo, programa de internacionalizacin) Igualmente, la oficina de control interno cuenta con dos asesores, sin embargo los resultados obtenidos en la evaluacin de la efectividad del sistema de control interno no fueron satisfactorios por debilidades de seguimiento y control efectivo sobre los procesos y reas. Tambin se presenta subutilizacin del personal de planta, entre ellos de la funcionaria identificada con la cdula de ciudadana N 66'739.928 de Buenaventura, nombrada en el cargo de Secretaria de Rectora, Grado 23 del nivel asistencial, quien se desempea como recepcionista. Para desempear el cargo de secretaria de Rectora, se contrata mediante rdenes de prestacin de servicios. Se pudo establecer que durante el 2010, la UNPA se ajust a la normatividad aplicable en la administracin del talento humano, en la contratacin de prestacin de servicios con cargo al presupuesto de inversin y funcionamiento frente a la planta de personal y en la administracin de los docentes ocasionales y hora ctedra con los cuales lleva a cabo su tarea misional, excepto por los hallazgos administrativos que a continuacin se relacionan: Hallazgo N 4: Docentes de Tiempo completo con doble vinculacin (D)

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CONTRALORIADELEGADA SECTOR SOCIAL

El artculo 128 de la Constitucin Poltica prescribe que: "Nadie podr simultneamente desempear ms de un empleo pblico ni recibir ms de una asignacin que provenga del tesoro pblico, o de empresas o de instituciones en las que tenga parte mayoritaria el estado, salvo los casos expresamente determinados por la Ley. Entindase por tesoro pblico, el de la nacin, el de las entidades territoriales y el de las descentralizadas. " Por su parte, el artculo 19 de la Ley 4 de 1992, establece las excepciones para percibir doble asignacin entre ellas: docentes universitarios que se desempeen como asesores en la rama legislativa, pensin militar, polica o de la fuerza pblica, sustitucin pensional, las percibidas por concepto hora ctedra, los honorarios por servicios en salud, honorarios por los miembros de las juntas directivas siempre que no se trate de ms de dos juntas, las que al entrar en vigencia la presente ley beneficien a docentes pensionados. Pargrafo: No se podr recibir honorarios que sumados, correspondan a ms de ocho horas diarias de trabajo a varias entidades. El Acuerdo N 03 de 2009 en el artculo 255 literal g) en concordancia con el artculo 275 prohbe a los docentes ocasionales laborar en otras instituciones o entidades pblicas o privadas, por encima de los lmites establecidos en la Ley y en los estatutos de las Universidades. Pese a lo anterior, se encontr docentes nombrados como docentes en provisionalidad o en propiedad por la Secretara de Educacin Distrital de Buenaventura, vinculados como docentes ocasionales con dedicacin de tiempo completo en la UNPA, como se observa a continuacin:
CUADRO N9 VALORES PAGADOS POR ENTIDADES DEL ESTADO A DOCENTES OCASIONALES UNPA CON DEDICACiN 40 H/S
SECRETARIA EDUCACiN PROPIEDAD millones 76.309.775 79.245.113 98.490.588 $ 24.834.646 $ 30.050.772 $ 55.998.525 UNPA TC40 h PAGO SIN AJUSTE A NORMA MILLONES

millones $ 19.3 $ 8.1 $ 15.7 $ 19,30 $ 8,10 $ 15,70 $ 43,10 Fuente. Certiticeciones de la Secretaria de Educecion Buenaventura.

..

En febrero de 2010, la UNPA solicit a la Secretara de Educacin Distrital, informar sobre la vinculacin con su despacho de la totalidad de los docentes ocasionales tiempo completo y hora ctedra UNPA, la Secretara de Educacin no respondi. Lo anterior se presenta por falta de cooperacin interinstitucional, por falta de mecanismos de control y porque los docentes ocasionales citados

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CONTRALORIA
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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

certificaron al momento incompatibilidades.

de

suscribir

el

contrato

no

estar

incursos

en

Esta situacin afecta la dedicacin del docente, en trminos de calidad y genera un pago indebido por $43,1 millones, que surtir el trmite establecido en la Resolucin 5708 de 2006. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo No 5: Vinculacin con otras entidades pblicas o privadas (A)

El Acuerdo N 03 de 2009 en el artculo 255 literal g) en concordancia con el artculo 275 prohbe a los docentes ocasionales laborar en otras instituciones o entidades pblicas o privadas, por encima de los lmites establecidos en la Ley y en los estatutos de las Universidades. Pese a lo anterior, se encontr docentes ocasionales con dedicacin de tiempo completo vinculados con la Fundacin Universidad del Valle Sede Pacifico - FUVSP 0061, por encima de los lmites, como se indica en el cuadro siguiente:
DEDICACiN Documento de identidad del docente Docentes ocasionales UNPAcon dedicacin TC40 h CUADRO N 10 POR ENCIMA DEL N DE HORAS AUTORIZADO Tiempo de dedicacin con la Secretaria de Educacin vigencia 2010 Tiempo de dedicacin con la Fundacin Universidad del Valle Sede Pacifico

Total Horas semanales laboradas por el docente

40 16.510.215 40 16.508.073 40 94.439.291 40 76.309.775 40 79.245.113 40 98.490.588 ., Horario Distrito de Educaclon

14 24 48 40 40 40 6.30 am a 1 pm (Tiempo de clase 50 minutos)

54 64 88 80 80 80

Lo anterior se presenta por falta de mecanismos de control por parte de la UNPA al cumplimiento de las especificaciones al respecto y afecta la dedicacin del docente generando el riesgo de disminuir la calidad en la prestacin del servicio. Hallazgo N 6: Contratos de prestacin ampliacin de cobertura (D) de servicio pblico educativo para

La Ley 4 de 1992 en su artculo 19, establece que ningn profesor universitario podr desempear simultneamente ms de un empleo pblico, ni recibir ms de una asignacin que provenga del tesoro pblico, ni de empresas o instituciones en las que tenga parte mayoritaria el estado.

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1 SECTOR SOCIAL

OONTRALORIA

DELEGADA

El Acuerdo No 03 de 2009 Reglamento Docente, en su artculo 275 en concordancia con el artculo 255, hace extensivas a los docentes ocasionales las prohibiciones e incompatibilidades que se aplican a los docentes de planta. Se encontr que la docente ocasional con dedicacin de tiempo completo identificada con la cdula de ciudadana N 66.741.219 de Buenaventura, en calidad de representante legal del Colegio Cooperativo Real del Pacifico, suscribi con el Distrito de Buenaventura, los contratos N(s) 484 de 2008, 074 de 2009, 164 Y 101145 de 20103, por $678,4 millones, que tienen por objeto son la prestacin integral del servicio educativo formal a estudiantes dentro del programa de ampliacin de cobertura educativa que se desarrolla con recursos del Sistema General de Participaciones, por lo tanto se presenta una doble asignacin por valor de $678,4 millones. Igualmente, el docente ocasional con dedicacin de tiempo completo identificado con cdula de ciudadana N 16'496.270 suscribi con el SENA los contratos de prestacin de servicios N 26 Y 268 por valor de $15'4 millones. Lo anterior se presenta por debilidades en el control a los procesos de Talento Humano y afecta la calidad educativa y la transparencia administrativa. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y ser incluido como doble asignacin de conformidad con el procedimiento establecido en la Resolucin 5708 de 2006. Hallazgo N 7: Convalidacin de Ttulos Extranjeros (D-F)

El Decreto 2772 de 2005 en su artculo 11, establece que los estudios realizados en el exterior requerirn para su validez, de las autenticaciones, registros y equivalencias determinadas por el Ministerio de Educacin Nacional y el ICFES. Seala, adems que dentro de los dos aos siguientes a la fecha de posesin, el empleado deber presentar los ttulos debidamente homologados y si no lo hicieren, se aplicar lo dispuesto en el artculo 5 de la Ley 190 de 1995. En la revisin efectuada, se encontr que a la docente identificada con la cdula de ciudadana N 59'669.342, se le pag $0,93 millones, por concepto de prestacin de servicios como Biloga, vinculada a la sede de Tumaco, sin que en

3 Fuente: Secretara de Educacin 2009, 2010- Contratos

Distrital de Buenaventura-

Ejecucin

Presupuestal

vigencias

2008,

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

su hoja de vida repose evidencia de la convalidacin del ttulo extranjero, expedido por la Universidad de Guayaquil (Ecuador), por parte de la autoridad competente. Lo anterior se presenta por falta de control administrativo en al rea misional y de aplicacin de la reglamentacin interna expedida por la Universidad. Conlleva a la prestacin del servicio sin la certeza de que los docentes vinculados sean profesionales. Este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria y fiscal por $0,93 millones. Hallazgo N 8: Funciones de Secretaria de Rectora y recepcin (F) Contraviniendo lo dispuesto en el Manual de Funciones, la funcionaria de planta identificada con la cdula de ciudadana N 66'739.928 de Buenaventura, nombrada como Secretaria de Rectora, cdigo 425, grado 23 del nivel asistencial, con una asignacin salarial bsica de $1 '403.358 Y quien recibe la remuneracin laboral conforme al cargo para el cual est calificada y nombrada, se desempea como recepcionista. En el desarrollo de la auditora, se constat que las labores de secretaria de la rectora, las desempea desde agosto de 2010 la contratista identificada con la cdula de ciudadana N 41 '384.482 de Bogot vinculada a la UNPA mediante el contrato de prestacin de servicio 020 de 2010, de 02 de agosto a 17 de diciembre de 2010, por valor de $10 millones, ($2 millones mensuales) cuyo objeto es capacitar a las secretarias de la Universidad del Pacifico, contrato que se cancel mes a mes durante la vigencia 2010 con comprobantes N 2143,2474, 2767 Y 3408 de 2010 como se pudo establecer en los registros de pagos en la cuenta honorarios. Lo anterior se presenta por fallas en los mecanismos de control inherentes a la administracin del talento humano y genera el riesgo de ambigedad cuando se deba responder por actuaciones en desempeo del cargo, as como ineficiencia administrativa por subutilizacin del talento humano calificado para el desempeo de las labores para las cuales fue nombrada. Con base en lo expuesto, este hallazgo tiene una presunta incidencia fiscal por $4,9 millones, cifra que resulta de calcular la diferencia entre los salarios de la Secretaria de Rectora y el del menor rango de este nivel, de los meses comprendidos entre agosto de 2010 Y mayo de 2011. 3.1.1.5 Cumplimiento normativo equidad de gnero y diversidad Gestin medio ambiente:

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CONTRALORfA DELEGADA seCTOR SOCIAL

La UNPA como usuaria del medio ambiente no genera impactos que superen los estndares ambientales permitidos; sin embargo, presenta una baja gestin ambiental debido a que no aplica los instrumentos de gestin necesarios para dar cumplimiento a la responsabilidad social y ambiental que se deriva de su condicin de institucin pblica de educacin superior en el pacifico biogeogrfico. Esta situacin es agravada por la ausencia de cultura ambiental en el Distrito de Buenaventura, por la precariedad de la infraestructura y de la prestacin de los servicios pblicos de agua potable y saneamiento bsico, en contraste con la riqueza econmica y natural del puerto. No obstante, la UNPA en cumplimiento de los objetivos de educacin superior, (Ley 30 de 1992, artculo 6) incorpora la dimensin ambiental a los planes de estudios de cada uno de los programas de pregrado a travs de asignaturas con contenido ambiental. Todos los programas de pregrado, as como los programas de formacin por competencias que se adelantan en la subsede de Tumaco, incluyen en sus planes de estudios cursos de formacin ambiental y otras asignaturas aplicadas que conforme al contenido curricular y al rea de conocimiento se requieren para dar cumplimiento a los objetivos del programa contribuyendo a la construccin de la cultura ambiental y del desarrollo sostenible. El programa de arquitectura en sus proyectos de investigacin urbanstica para el municipio de Buenaventura ha abordado distintas problemticas ambientales del municipio. Igualmente, existen procesos participativos hacia la comunidad universitaria para el dialogo en temas ambientales, pero sin registro y se est implementando las primeras prcticas para el reciclaje en las diferentes dependencias de la Universidad. Pese a lo anterior, en la Universidad del Pacifico la gestin ambiental es incipiente, durante la vigencia 2010 la UNPA no registr los avances esperados en la formulacin y divulgacin de su poltica ambiental definiendo objetivos y estrategias, formulando el plan de accin ambiental con sus programas, proyectos, metas, presupuesto, indicadores, y mecanismos de seguimiento y control. La UNPA no cuenta con un plan de manejo integral de residuos slidos, ni plan de prevencin y atencin de emergencias. Tampoco dio cumplimiento a la obligacin impuesta por la Resolucin 5544 de 2003 de rendir adecuadamente la informacin del Formulario N 8. Gestin Ambiental. Al cierre de esta auditora, el trmino para elaborar el Plan de Manejo Ambiental en cumplimiento del plan de mejoramiento, an no se ha vencido. Durante la visita de auditora la UNPA report avances recientes en la formulacin de la poltica ambiental y en el diagnostico para la formulacin e implementacin del Plan de Manejo Ambiental comprometindose para su entrega el 30 de junio de 2011.

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OONTRALORIA DELEOADA SECTOR SOCIAL

Otro avance en la gestin ambiental de la UNPA, as como en la gestin del talento humano es la conformacin del COPASO Comit Paritario de Salud Ocupacional- mediante Resolucin N 034 de 18 de julio de 2010, conforme al Decreto No 1295 de 1994, la resolucin 02013 de 1986 y 614 de 1989 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. En accin conjunta con la ARP Positiva realiz capacitaciones a funcionarios del rea administrativa con el fin de identificar factores de riesgo ergonmico, se abord el tema prevencin de enfermedades profesionales a 53 funcionarios. No se ha generado mapa de riesgos laborales que incluya los riesgos qumicos, fsicos, biolgicos, sicosociales, de saneamiento y de seguridad, tampoco se ha elaborado el reglamento de higiene y seguridad industrial. Se identific los siguientes aspectos importantes en la gestin ambiental de la UNPA durante la vigencia 2010, que resumen sus debilidades: El componente ambiental no se ha incorporado en el Plan Estratgico de la UNPA. El plan de accin de la UNPA no incluye programas, proyectos, actividades y metas ambientales, por lo tanto tampoco hay mecanismos de seguimiento y control. En la estructura orgnica no se ha incorporado el componente ambiental. No se ha asignado responsabilidades ambientales en las diversas reas acadmicas y administrativas de la UNPA. Se identific unos contratos de adecuaciones locativas que podran estar contempladas en un proyecto ambiental pero constituyen actividades aisladas y a corto plazo. Existen procesos participativos hacia la comunidad universitaria para el dialogo en temas ambientales, pero sin registro. No existe capacitacin, ni socializacin a funcionarios en el tema ambiental. La gestin ambiental, la salud ocupacional y la gestin del riesgo en el rea administrativa est en cabeza de la Direccin Administrativa lo que garantiza la participacin en los diferentes escenarios de decisin de la Universidad, pero no existe un equipo responsable, ni constituye prioridad debido a la cantidad de responsabilidades asignadas al cargo. No se ha asignado responsabilidades ambientales en las diversas reas acadmicas y administrativas de la Universidad El rea de mantenimiento es la dependencia encargada de atender a la poblacin y tratar de dar soluciones a las peticiones, quejas y reclamos solicitadas por la comunidad. Existe procedimientos de dialogo en cada uno de los programas acadmicos para el ahorro y manejo racional del agua y la energa, pero sin registro estadstico en las diferentes dependencias.

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OONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Se est implementando las primeras prcticas para el reciclaje en las diferentes dependencias de la Universidad. No se tiene documentada la produccin de residuos slidos Est pendiente la entrega del Plan de Manejo Ambiental que incluya el diagnstico, la cuantificacin de impactos, residuos y vertimientos identificando cargas. Sin el diagnstico de los impactos generados por reas, servicios y recurso natural, sin la identificacin de las variables en las que se est sobrepasando los estndares ambientales e incumpliendo la normatividad ambiental y sin la priorizacin de los impactos, no es posible determinar adecuadamente las acciones de prevencin, mitigacin, correccin y compensacin que se requiere, su viabilidad, definir los recursos, programar las adecuaciones locativas y acciones necesarias, formulando los programas y proyectos, planificando las actividades, definiendo metas y responsables, es decir formulando el Plan de Manejo Ambiental, su correspondiente Plan de Accin y el seguimiento a los programas, proyectos, actividades, metas e indicadores. El plan de manejo ambiental debe integrar el componente de monitoreo, seguimiento y control como parte fundamental. Es necesario identificar las variables ambientales de mayor impacto en la operacin de la UNPA, las que deben mantenerse en el rango de los estndares establecidos por la normatividad ambiental vigente para dar cumplimiento a la misma (calidad del agua para consumo humano, calidad de vertimientos, emisiones atmosfricas, manejo de residuos slidos, manejo de residuos especiales, prevencin de derrame de combustibles, entre otras). Estas variable deben ser objeto de monitoreo, seguimiento y control para garantizar el cumplimiento y la mejora continua del Plan de Manejo Ambiental y de la gestin ambiental de la UNPA.

Si bien lo expuesto coincide con uno de los hallazgos cuya accin correctiva est en trmite, a continuacin se presenta en detalle el resultado de esta revisin, para que la entidad reformule las acciones correctivas pertinentes: Hallazgo N 9: Plan de Manejo Ambiental (A)

Desacatando las disposiciones del Decreto 1220 de 2005, la UNPA no ha elaborado el Plan de Manejo Ambiental, por lo tanto, no ha definido las acciones de prevencin, mitigacin, correccin y compensacin de los impactos que en desarrollo de su actividad genera sobre el medio ambiente, no ha identificado las variables ambientales afectadas por su operacin, no ha definido las acciones de intervencin sobre los impactos que debe adelantar con el fin de garantizar el cumplimiento de los estndares ambientales y de la normatividad ambiental vigente.

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Lo anterior obedece a la deficiente identificacin del componente ambiental en el Plan Estratgico de Desarrollo Institucional, llevando a la omisin de sus responsabilidades como usuaria del medio ambiente y limitando su gestin ambiental a incluir esta dimensin en los programas acadmicos. En consecuencia, se genera el riesgo de que la Universidad incida negativamente sobre el medio ambiente incumpliendo la normatividad ambiental vigente y conlleva a una baja gestin ambiental, al no contribuir adecuadamente a la construccin de la cultura ambiental y al desarrollo sostenible establecidos como objetivos en la ley 30 de 1992 y en el Plan Nacional de Desarrollo se presenta perdida de las oportunidades de desarrollo acadmico e investigativo en el pacifico biogeogrfico y disminucin de la calidad educativa. Se mantiene la observacin, no se sanciona porque an no se ha vencido la prorroga solicitada como trmino para la ejecucin de la accin correctiva. Hallazgo N 10: Rendicin de Cuenta formato N 8 informacin ambiental (A) La Resolucin N 5544 de 2003, que en su TITULO 11 dispone el contenido de la cuenta consolidada por entidad y en su artculo 28 ordena la informacin que deben presentar las entidades del presupuesto general de la nacin, entre ellos los formatos N 8 Gestin Ambiental. En la rendicin de la cuenta presentada por la UNPA para la vigencia 2010, se registr en los formatos N 8, sobre ejecucin presupuestal destinada al medio ambiente, programas, proyectos y actividades ambientales, indicadores de gestin e indicadores de impacto sobre el medio ambiente y gasto ambiental, que no aplican. Lo anterior obedece a que la Universidad limita su gestin ambiental a incluir esta dimensin en los programas acadmicos, desacatando las obligaciones que se derivan de su condicin como usuaria del medio ambiente. As mismo, a que el Plan de Desarrollo Estratgico de la Universidad del Pacifico no tiene claramente identificado el componente ambiental y no se ha definido poltica ambiental. De ello se derivan la ausencia de responsables del componente en las reas acadmicas y administrativas, la falta de programas, proyectos y presupuesto, la falta de definicin de actividades, responsables, metas, indicadores y mecanismos de evaluacin y seguimiento. Equidad de gnero y diversidad El componente Gnero y Diversidad est presente en la UNPA desde la definicin de su misin, visin, principios, objetivos, propsitos y metas. Parte del

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reconocimiento de la identidad cultural como condicin generadora de empoderamiento cultural, econmico y social de la comunidad afrocolombiana en el pacifico. Su misin seala "formar ciudadanos comprometidos con su comunidad y con el reconocimiento de su identidad cultural" su visin propone "el aprendizaje de la regin pacifica y la investigacin basada en la integracin de los saberes locales y los conocimientos de la comunidad cientfica proponiendo soluciones a los problemas del pacifico colombiano". Con el fin de dar cumplimiento a los requerimientos de la corte constitucional, la UNPA ha desarrollado en forma permanente numerosas acciones tales como cursos y contenidos curriculares: introduccin a la realidad regional I y 11,electiva profesional y general de gnero, grupos tnicos I y 11,Teora de gnero, sicologa social, seminario de intervencin social, Gestin de Paz y Resolucin de Conflictos, Cuerpo y Poder, entre otros. Cursos y contenidos curriculares: introduccin a la realidad regional I y 11,electiva profesional y general de gnero, grupos tnicos I y 11,Teora de gnero, sicologa social, seminario de intervencin social, Gestin de Paz y Resolucin de Conflictos, Cuerpo y Poder, entre otros. Con versa torios y actividades de capacitacin entre las que se seala: Violencia basada en gnero desde la perspectiva tnica, capacitacin de lideresas en gnero y gestin pblica, la perspectiva de gnero en Buenaventura, participacin en eventos y conferencias, proyectos con la OIM sobre derechos humanos y equidad, diplomados, programacin cultural y televisiva, Documental Mujeres Visibles en el marco de la ley 70 de 1993, cine foros con estudiantes abordando temticas de las relaciones equitativas entre hombres y mujeres y respecto a las diferencias de identidad y orientacin sexual, derechos humanos y perspectiva de gnero, gnero y prcticas sociales, talleres sobre salud sexual y reproductiva, entre otras. Actividades artsticas y culturales: Tercera y cuarta Feria del Patrimonio Cultural en Buenaventura-Grupo Universitario Salvaguardas del Patrimonio, Exposiciones artsticas, Cubrimiento por parte del Canal Yubarta TV al programa de Gnero 2010 -2011, en el marco del programa "Esta es mi historia" del canal Yubarta, perfiles documentales de importantes mujeres de la regin. En respuesta a las condiciones de violencia del pacfico colombiano y a la victimizacin masiva de las mujeres, nios y adultos mayores afro descendientes, la UNPA est desarrollando los siguientes proyectos con enfoque de gnero y diversidad coordinados por el Director y docentes del programa de Sociologa:

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Mujeres Desplazadas en el Pacifico Colombiano financiado por la DEI yel Ministerio de Cultura. Diplomado Calidad de Atencin y Violencia basada en Gnero modulo IV Mujeres afrocolombianas entre las mayores victimas del desplazamiento forzado, proyecto financiado por la OIM. Proyecto fortalecimiento de las organizaciones y redes de mujeres afrocolombianas en situacin de desplazamiento de la regin pacifica colombiana a partir del desarrollo de procesos etnoculturales. Convenio con la Organizacin de Estados Iberoamericanos DEI y el Ministerio de Cultura. Participacin y capacitacin de 140 mujeres en condiciones de desplazamiento en Buenaventura, Guapi, Quibd y Tumaco.

La distribucin de beneficios por gnero y diversidad, cambia de un sector a otro en la comunidad universitaria as: en el talento humano, entre los funcionarios de planta existe el mismo nmero de hombres y de mujeres, para los contratistas administrativos y de mantenimiento domina el gnero masculino con 46 hombres vinculados, contra 30 mujeres, lo que se explica porque se trata de labores de vigilancia, ebanistera, fontanera y servicios generales. El Reglamento Administrativo y el Reglamento Docente plasman normas internas para la vinculacin y proteccin de sectores especialmente vulnerables. La plataforma de datos que maneja la matrcula en La UNPA, permite la clasificacin del estudiantado por gnero y diversidad, al considerar entre otras las siguientes variables: afrocolombiano, indgena, reinsertado, desplazado, discapacitado. Sin embrago, por condiciones de seguridad mucha poblacin procedente de zonas con conflicto armado se abstiene de registrar la informacin relacionada con esas condiciones especiales de vulnerabilidad. Comparada la participacin por gneros en la poblacin estudiantil semestre a semestre, entre las vigencias primer semestre de 2006 y segundo semestre de 2010, se observa que si bien el porcentaje de participacin oscila con pequeas variaciones, se mantiene cercano a 50% para ambos gneros. Sin embargo, para el gnero femenino ha tenido una ligera disminucin pasando del 50.18% en el segundo semestre de 2006 al 47.24% en el segundo semestre de 2010. La participacin del estrato 1 en el total de poblacin matriculada por semestre, resulta un indicador objetivo de las polticas de equidad social en la UNPA, su variacin entre el 2006 y el 2010 ha mantenido una tendencia al aumento, pasando del 61.5% en el primer semestre de 2006, al 68.35% en el primer semestre de 2010.

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En la actualidad, el 2% es poblacin indgena, el resto poblacin afrocolombiana distribuida en ambos gneros en una relacin 1 a 1. Denuncias En el desarrollo de la auditoria se tramitaron 3 denuncias codificadas as: 1. 2011-15562-80764-0S: Relacionada con la iniciacin de clases sin existir la contratacin de docentes. Se resolvi de fondo, evidencindose que toda la contratacin de los docentes rige a partir de la fecha de inicio de clases. 2. 2011-19233-80764-0: Relacionada con presunto detrimento del patrimonio pblico. Se resolvi parcialmente, lo pendiente se tramitar a travs de Actuacin Fiscal especial. 3. 2011-17223-80764-0: Relacionada con presuntas irregularidades en la subsede de Guapi. Se resolvi parcialmente, lo relacionado con el cumplimiento de clases, se tramitar a travs de Actuacin Fiscal especial, del seguimiento realizado a la informacin analizada en relacin con la esta denuncia, se evidenciaron los siguientes hallazgos. Hallazgo N 11: Declaracin de impedimento (D)

El artculo 13 del Acuerdo N 01 de 2009, por el cual se adopta el reglamento del personal administrativo establece que el empleado universitario declarar su impedimento para conocer o actuar en un asunto, en cuya regulacin, gestin, control o decisin, tenga inters particular o le tenga su cnyuge o compaero permanente, o sus parientes hasta cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o nico civil o su socio(s) de hecho o de derecho. La servidora pblica identificada con cdula de ciudadana N 27'258.002 vinculada a la UNPA desde julio de 2008 como coordinadora de proyeccin social de la sede Guapi, vinculada durante la vigencia 2010 mediante los contratos de trabajo inferiores a un ao N 029 Y N 270, en desempeo de sus funciones es interventora y supervisora del docente hora ctedra identificado con cdula de ciudadana N 6'103.449, contratado por la UNPA por rdenes de prestacin de servicios, con quien tiene primer grado de consanguinidad, sin que por ello se haya declarado impedida. Lo anterior se presenta porque la UNPA no ha implementado adecuados mecanismos de control a los programas descentralizados de formacin por competencias que se llevan a cabo en las subsedes, dando alta discrecionalidad a los coordinadores y sin que la oficina de control interno adelante control fsico o

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documental. En consecuencia, se afecta el cumplimiento de los principios de la administracin pblica establecidos en el artculo 209 de la Constitucin Nacional. Este hallazgo tiene connotacin disciplinaria. Hallazgo N 12: Soportes de ejecucin en el programa de formacin competencias sede Guapi. (O) por

En los programas de Educacin para el Trabajo y Desarrollo Humano- formacin por competencias sede Guapi, se evidenci debilidad en la planeacin, ausencia de acompaamiento por parte del nivel central e improvisacin en la ejecucin. No se alleg el proyecto, su presupuesto, el anlisis de viabilidad financiera en condiciones de calidad y continuidad teniendo en cuenta las dificultades de acceso y de orden pblico, definiendo la inversin necesaria por programa y por alumno y el valor que se debe subsidiar. Los soportes de asistencia de los estudiantes permiten establecer si se llev a cabo o no el y si estas corresponden al plan de estudios listados adjuntos a la planilla de identificacin numerosos, en las planillas de asistencia se estudiantes, lo que da cuenta de unos ndices como registros de primer orden, no nmero de horas de clase pagadas de cada programa. Si bien en los de los programas se incluye grupos observa un nmero muy inferior de de desercin superiores al 50%.

As mismo, no se ha establecido la ejecucin de las horas de prctica social y de induccin a los docentes registradas en las rdenes de pago. No se alleg el calendario acadmico y la programacin de clases por programa, grupo y localidad indicando las fechas y el nmero de horas de cada modulo, ni informes consolidados de la gestin generados por la coordinacin y evaluados y avalados por la Direccin de Desarrollo Social para ser presentados a la Direccin Acadmica y /0 a la Rectora. Se identific varios profesionales calificados y con experiencia docente que pasaron de estar vinculados a la UNPA Guapi como docentes ocasionales con dedicacin de tiempo completo o como docentes hora ctedra con derecho a prestaciones sociales en forma proporcional, a ser contratados en forma discontinua mediante rdenes de prestacin de servicios por $21.000 o $23.000 hora, generando desercin por parte de estos docentes, lo que afecta la continuidad y calidad de los programas. La Direccin de Desarrollo Social tiene entre sus funciones el seguimiento y evaluacin a los diferentes procesos del rea, proponiendo las acciones de mejoramiento de la calidad que resulten del seguimiento y orientando su ejecucin. (Manual de Funciones- Direccin de Desarrollo Social)

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Lo anterior se presenta porque la Direccin de Desarrollo Social no ha implementado adecuados mecanismos de control a los programas descentralizados de formacin por competencias que se llevan a cabo en la subsede de Guapi, porque no hay acompaamiento, control y seguimiento en su componente de gestin misional y administrativo, lo que conlleva a que la responsabilidad de la gestin recaiga sobre la coordinadora de la sede Guapi en su calidad de interventora, sin que se presente evidencia de control fsico y documental por parte de la direccin competente. En consecuencia, se afecta la calidad de los programas, el cumplimiento de los principios de eficacia, economa y eficiencia que deben regir la administracin pblica, as como del principio de transparencia establecido en el artculo 209 de la Constitucin Nacional. Este hallazgo tiene connotacin disciplinaria. 3.1.2. Gestin en los recursos pblicos

3. 1.2. 1 Gestin contractual


Con base en la aplicacin de un muestreo estadstico, se seleccionaron contratos, rdenes de compra y ordenes de servicio por $3.916,55 millones cuya cuanta representa el 63% del total contratado durante la vigencia 2010. A continuacin se detalla la muestra seleccionada, segn la modalidad de contratacin:
CUADRO N 12 MUESTRA DE CONTRATOS EVALUADOS POR MODALIDAD

CONTRATOS ORDENES DE COMPRA ORDENES DE SERVICIOS TOTAL

167 119 684 970

4.505,59 260,63 1.451,54 6.217,76

36 16 20 72

22% 13% 3% 7%

3.719,52 83,13 113,9 3.916,55

83% 32% 8% 63%

Fuente: Relacin de contratos (C), rdenes de compra (OC) y rdenes de servicio (OS) suministrados por la UNPA ejecutado en el2010

En el examen realizado al proceso contractual, se evidenci deficiencias en las actividades de control, supervisin e interventoria, as mismo, la liquidacin de contratos no son efectivas, se presentan deficiencias e inconsistencias relacionadas con la aplicacin de los principios que rigen la funcin administrativa contempladas en el artculo 209 de la Constitucin poltica y/o contractual e incumplimiento de la

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normatividad vigente aplicable a las diferentes etapas de la contratacin. Se verific el cumplimiento de las obligaciones en el Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin Estatal SICE, determinando que la Universidad cumpli con lo establecido en la norma para este tipo de entidades, como lo expresa el artculo 14 del Decreto 3512 de diciembre de 2003, y sus decretos reglamentarios, evidenciando el registro oportuno de los contratos e inscripcin y modificaciones del plan de compras. La Universidad del Pacifico, mediante Acuerdo N 0004 artculo primero establece el plan de compras como plan de adquisiciones de bienes, servicios y obras pblicas de la Entidad y particulares que manejen recursos pblicos En el plan de necesidades planteado por la Universidad en el 210 se evidencian los requisitos que debe contener el mismo como descripcin del elemento precio valor, entidad responsable. La Universidad del Pacifico suscribe el 90% de la contratacin por contratacin directa de acuerdo a las cuantas establecidas en el manual de funciones. En la vigencia auditada se realiz una invitacin publica numero 01 de mayo 27 de 2010, para la construccin de la primera etapa de la ciudadela de la Universidad del pacifico y el contrato aun no se ha ejecutado, est en espera de adicin de recursos. Hallazgo N 13: Acto de delegacin del Interventor de los contratos (O)

El artculo 7 numeral 7) del manual de procesos y procedimientos de la Entidad establece lo siguiente "Una vez registrado presupuestalmente y aprobada la pliza de garanta, la direccin administrativa informara al interventor o quien haga la supervisin del contrato y se le enviara copia del mismo suscrito y legalizado". De acuerdo a lo anterior en la revisin efectuada no se evidenci acto administrativo mediante el cual se delega la interventoria, incumpliendo la norma citada. En entrevista realizada al interventor de los contratos N (s) 007 Y 008 se determin que desconoca las funciones que le competen como interventor del contrato. Esta situacin obedece a debilidades en los mecanismos de control y seguimiento en la ejecucin del contrato, relacionados con la no aplicacin a los principios de economa y responsabilidad contractual, lo que puede conllevar que el fin perseguido no cumpla con los fines estatales en cuanto a una adecuada, continua y eficiente prestacin de los servicios pblicos y la proteccin y garanta de los

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derechos recursos.

de los administrados,

afectando

de igual

manera

la inversin

de

Con base en lo expuesto este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo N 14: Informes de Interventoria de los contratos (A)

Segn la Resolucin 016 del 5 de julio de 2006, Manual de procesos y procedimientos para la contratacin de la UNPA, artculo VIGESIMO PRIMERO INTERVENTOR O SUPERVISOR DEL CONTRATO "Es la persona designada por el ordenador del gasto, o contratada por la Universidad para que realice esa actividad. Es decir la vigilancia del cumplimiento de las obligaciones" (subrayado fuera de texto) La Universidad del Pacfico no dio aplicacin al mandato contenido en la norma citada, pues durante la vigencia 2010, los informes de interventoria que componen las carpetas de los contratos de prestacin del servicio N 007, 008 Y 022, PS047, OS017,C021 ,029,001 ,014 son deficientes, solo aparece un informe resumido de las labores ejecutadas por el contratista con el visto bueno del supervisor del contrato sin adjuntar soportes de las labores realizadas, sin embargo las pruebas selectivas de campo realizadas para verificar el cumplimiento del objeto contractual de los contratos citados evidenciaron soportes de su ejecucin. Al no darse cumplimiento a la norma citada, no se da aplicacin a los principios de economa y responsabilidad contractual, "la actividad de interventoria es un control sobre todo y cada uno de las obligaciones contenidas en las clausulas contractuales, es la vigilancia del presupuesto para desarrollar obras, ejecutar actividades modificaciones, alteraciones, al valor o cuanta del contrato y el termino para su ejecucin, por lo tanto es la intervencin directa del Estado para satisfaccin de las necesidades de la comunidad", generando riesgos en el cumplimiento del objeto contractual. Lo anterior obedece deficiencias de los mecanismos cargo de los interventores de los contratos. Hallazgo N 15: Liquidacin de contratos (O) de control y seguimiento a

El artculo 29 del Manual de contratacin de la UNPA, adoptado mediante Acuerdo 015, establece que "los contratos que por su Naturaleza requieren liquidacin, contarn con un plazo de (5) meses, para hacerlo por mutuo acuerdo". Se evidenci que no estn liquidados la totalidad de los contratos suscritos por la entidad en la vigencia 2010. A pesar del tiempo transcurrido la entidad no lo ha

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hecho. En la respuesta la entidad present justificaciones para seis contratos, y en el cuadro N13 se reportan los que se encuentran sin liquidar de la muestra tomada. Este hallazgo tiene alcance disciplinario. Lo anterior obedece a deficiencias en los controles establecidos relacionados con la no aplicacin de los principios de economa y responsabilidad, eficacia, celeridad, contractual, lo que ocasiona que no se finiquite la relacin entre las partes del negocio, jurdico, por ende, no puede con posterioridad demandarse reclamaciones que no se hicieron en ese momento.
CONTRATOS NUMERO DE CONTRATO CUADRO N 13 SIN LIQUIDAR UNPA 2010 DURACION DEL CONTRATO 15 das 1 ao 1 ao

PS.030 Claudia Piedad Guerrero PS 007 Alberto Arnulfo Mndez Barcel PS 008 Jos Ramn Ayala

PS. Ral Castro 029-2010


Fuente: Contratos de la UNPA 2010

FECHA DESUSCRIPCION DEL CONTRATO 16-12-2010 Sin fecha de suscripcin Sin fecha de suscripcin Contrato inicia en el mes de enero Sin fecha de suscripcin Contrato

4 meses desde 01 de agosto a 17 de 12 de 2010

Hallazgo N 16: Contratos de profesores invitados (A) Los artculos 7 y 13 del Manual de procesos y procedimientos de la UNPA, hacen referencia a los requisitos y controles que se deben tener en cuenta en la supervisin y ejecucin de los contratos por los responsables del proceso: Revisados los contratos nmeros 007 y 008 de 2010 suscritos con los profesores invitados, cuyo objeto era "Prestar sus servicios como profesor invitado adelantando actividades econmicas en la UNPA de acuerdo a las condiciones determinadas en el convenio suscrito con el Centro Universitario de las Tunas Cuba del 5 de julio de 2008" cuya duracin fue del 1 de mayo al 14 diciembre de 2010, se evidenciaron las siguientes inconsistencias: Los objetos de los contratos no son claros, ya que no se especifica que es lo que se va a ejecutar en dichos contratos. La constancia del proceso de seleccin de los profesores invitados no se evidencia dentro de los contratos en cuanto al nivel tcnico y tica (clusula segunda del contrato).

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PELEOA.DA

El valor mensual del contrato no corresponde al valor estipulado en el convenio US $1.555,58 segn la tasa de referencia del mercado vigente, ya que lo estipulado en el convenio clusula cuarta forma de pago es de US $1400, para docentes de esa categora y no se evidencia contrato donde se modifiquen las clusulas del convenio. En las rdenes de servicio N 003,025, 112,082, suscritos con los mismos docentes invitados de enero a abril de 2010, se determin lo siguiente: Se plantea dentro del objeto la realizacin de varias actividades, como son la revisin de 10 tesis de grado cada uno de ello, a pesar de que se revisaron solo 05, no se evidencia otros si a los contratos modificando el objeto del contrato. El servicio de afiliacin a salud aparece desde el mes de junio de 2010 Y no desde la fecha de inicio de los contratos. El informe presentado por el director del programa de agronoma, no presenta fecha de presentacin, ni soporte de las actividades realizadas, solo se aportan algunos soportes al realizar la visita de inspeccin en la Sede donde se supervis el programa. Esta situacin obedece a debilidades en los mecanismos de control y seguimiento en la ejecucin de los contratos en cuanto a su objeto, fechas estipuladas para la terminacin de los mismos, documentos no incluidos en el contrato, diferencias en las cuantas y pagos no soportado, y genera riesgo en el manejo adecuado y control de los recursos pblicos. Hallazgo N 17: Soportes de pago (O) En las clusulas de los contratos suscritos por la UNPA, referida a la "Forma de pago", se estipula que para pagar al contratista se debe exigir por parte de la UNPA, certificado de cumplimiento y pago de la seguridad social. En los contratos relacionados en el Anexo N 5, no se adjuntaron a las rdenes de pago y comprobantes de egreso los soportes exigidos para la realizacin de los pagos. Mediante pruebas de campo se comprob que los contratos fueron ejecutados. Las deficiencias de soportes para la realizacin de los pagos obedecen a debilidades de los mecanismos de control y afectan la confiabilidad de la informacin contable que respaldan las transacciones. Con base en lo expuesto este hallazgo tiene presunta connotacin disciplinaria. Hallazgo N 18: Contrato adicional por igual valor (O)

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El artculo 11 del manual de contratacin, concordante con el artculo 7 del manual de procesos y procedimiento de la UNPA, establece en su numeral 8 que "los contratos no podrn adicionarse en ms del 50%". De otra parte el numeral 2 de la misma norma establece que "todo contrato superior a 50 salarios mnimos mensuales legales vigentes ($25,5 millones) debe publicarse y constituirse garantas", todo lo anterior concordante con los pronunciamientos doctrmales.", de otra parte el numeral 5 de la misma norma establece que los contratos no podrn adicionarse en ms del 50% y este contrato fue adicionado en un 100%. La Universidad suscribi contrato de prestacin de servicios N PA2-0003- N07 por $24 millones con un plazo de (6) seis meses y al da siguiente suscribi un Otro S por el mismo valor, contraviniendo lo establecido en el manual de proceso y procedimientos de contratacin de la entidad en su artculo sptimo numeral 8 sin que se evidencie la respectiva constitucin de garantas, ni la publicacin del contrato. Lo expuesto evidencia falta de planeacin, as como incumplimiento de los requisitos en la contratacin como el principio de economa y publicidad, debido a fallas en los controles establecidos en el proceso contractual, afectando la transparencia de los mismos y generando riesgo en el manejo de los recursos, al no contar con la garanta correspondiente. Si bien la entidad, en su respuesta argumenta que se trat de un "otro si" y no de un contrato adicional, con base en las consideraciones jurdicas expuestas se

La ley 80/93, no establece cuales mecanismos podra utilizar el Estado para evitar la paralizacin del Contrato. Por va doctrinaria podran ser: 1) El Otro s. 2) Contratos Adicionales. 3) Actas modificatorias. 4) Reajuste o revisin de precios 5) La renegociacin. (Harsship) EL OTRO SI: Mecanismo que se suele utilizar por la doctrina para efecto de corregir fallas o errores de carcter formal (no esencial). Subsana las nulidades relativas. CONTRATOS ADICIONALES: Esta figura, corresponde a lo que se llama los "contratos accesorios". El contrato adicional depende de otro, que es el principal y que en materia de contratacin estatal se proyecta sobre tres puntos: 1. Respecto al objeto, para a efectos complementarios (En materia de contratos, se puede modificar todo, menos la naturaleza del contrato.) sin modificar el contrato en ms del cincuenta por ciento (50%) del objeto inicial. 2. Sobre el precio, en razn de que por ejemplo se hayan efectuado clculos equivocados, que requieran un reajuste. Las modificaciones en el precio no puede pasar del cincuenta por ciento (50%).3. Por el plazo, para prorrogarlo cuando por ejemplo por causas externas se hace imposible su ejecucin dentro de los trminos sealados inicialmente. ACTAS MODIFICATORIAS: Esta forma de modificacin de los contratos, se da por causa de fuerza mayor pero, que tiene relacin con el objeto del contrato (obras imprevistas). Estas si pueden pasar a ms del cincuenta por ciento (50%). Requiere la decisin del interventor de la obra.

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observa que en el contrato en cuestin se est modificando la cuanta del contrato y no se est corrigiendo algo de forma, como se hara a travs de la figura de "otro s". Con base en lo expuesto este hallazgo tiene presunta incidencia disciplinaria. Hallazgo N19: Manual de contratacin (A)

El artculo 209 de la Constitucin Poltica ordena que la funcin administrativa se encuentre al servicio de los intereses generales y se desarrolle con fundamento en los principios de Igualdad, Moralidad, Eficacia, Economa, Celeridad, Imparcialidad y Publicidad. El manual de contratacin de la UNPA, no es consistente con el ordenamiento citado, debido a que en su contenido no establece mecanismos suficientes para garantizar la aplicacin de los principios de la administracin pblica, as como los "Principios genera/es de contratacin de /a Universidad", de que trata el artculo 2 del Acuerdo 015 o Manual de Contratacin de la UNPA, los cuales regulan las actuaciones de quienes intervengan en la contratacin estatal y establecen que se desarrollarn con apego a los principios de transparencia, economa y responsabilidad y de conformidad con los postulados que rigen la funcin administrativa. As mismo, no reglamenta el proceso de interventoria asignando las funciones del interventor, ni establece condiciones a los informes y soportes que garanticen el cumplimiento del objeto contractual. Al no garantizar el desarrollo del proceso contractual ajustado a los principios de la contratacin pblica, se genera el riesgo de la inadecuada aplicacin de los recursos pblicos y su eventual desvi, debido a fallas en la formulacin de las normas internas que reglamentan la gestin contractual. Macro proyecto de acompaamiento social

La ley 1151 del 24 de julio de 2007- Plan Nacional de Desarrollo incorpor dentro de programas integrales la figura de macro proyecto de inters social Nacional (MISN), definido como el conjunto de acciones orientadas a la ejecucin de operaciones urbanas integrales con capacidad de generar impacto. El Gobierno Nacional, mediante el documento CONPES 3476 del 9 de julio de 2007, defini la importancia de adelantar procesos tanto de mejoramiento integral de barrios como de reasignamiento de poblacin en zonas de riesgo o suelo de proteccin en el Municipio de Buenaventura Valle, de acuerdo a este documento se plantea la reubicacin de aproximadamente 3400 hogares ya censados que se encuentran en la zona de alto riesgo para reubicar a familias ubicadas en zonas
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deprimidas en Buenaventura, especialmente situadas en zonas de bajamar, cuyas condiciones de extrema pobreza se observan en la grafica N 1 El recurso aportado por la Nacin proviene de las caletas encontradas en la Ciudad de Santiago de Cali en enero de 2007 y el Municipio aport el 10% del valor del Macroproyecto. Los recursos se manejan mediante un contrato de Fideicomiso suscrito por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Territorial, con la Alianza Fiduciaria y quien a su vez contrat con la Universidad del Pacfico para efectuar la consultora tcnica y social mediante los contratos PA2-002 y 003.
GRAFICA N 1

De acuerdo a la ley 152 de 1994, tercero establece los principios autoridades nacionales, regionales literal j, se establece el proceso de

ley plan Nacional de desarrollo, en su artculo generales que rigen las actuaciones de las y territoriales. En materia de planeacin en el planeacln".

Doctrina _ Principio de planeacin y la realizacin de estudios previos en la contratacin estatal. En concreto, la finalidad del principio de planeacin es garantizar que la escogencia de los contratistas, la celebracin, ejecucin y liquidacin de contratos no sea producto de la improvisacin. Luego, en virtud de este principio, cualquier proyecto que pretenda adelantar una entidad pblica "debe estar precedido de estudios encaminados a determinar su viabilidad tcnica y econmica" Dichos estudios deben elaborarse de manera que permitan determinar la necesidad, conveniencia y oportunidad de un proyecto determinado y el valor aproximado del mismo en el mercado. De acuerdo con lo anterior, la determinacin de la necesidad no es el nico aspecto que debe analizarse en los estudios previos. Dichos estudios deben contener, adems, la determinacin de la forma ms adecuada para satisfacerla -conveniencia-, la de los bienes o servicios que se requieren y la de las condiciones que deben cumplirse para adquirirlos, entre ellas su costo en el mercado -conveniencia y valor del proyecto en el mercado-. Igualmente, dichos

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El plan de desarrollo establecer los elementos bsicos que comprendan la planificacin como una actividad continua, teniendo en cuenta la formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin. En el documento CONPES 3476 se entiende que adems de brindar mejoras en la calidad de vida de las personas beneficiarias, derivadas de una mejor vivienda, estos Macroproyectos de Inters Social Nacional, deben brindar un mejoramiento significativo en la construccin de tejido social, y en su situacin econmica, lo cual no aporta el trabajo realizado por la Universidad del Pacifico. Se evidenci la suscripcin del contrato PA2 003-2008, celebrado el 10 de septiembre de 2008, entre la UNPA y la firma ALIANZA FIDUCIARIA, con una duracin de 31 meses por valor $3.570 millones cuyo objeto es "Realizar el
acompaamiento social, buscando crear las condiciones sociales, econmicas y culturales, que permitan a las familias beneficiarias, del macro proyecto de inters Social Nacional para la reubicacin de hogares localizados en zonas de alto riesgo en el sector sur de la isla de cascajal del Municipio de Buenaventura, disponer de alternativas para rehacer integralmente su proyecto de vida en uno nuevo contexto".

En visita realizada por el equipo de auditora a las oficinas del Macroproyecto, para la verificacin de informacin inherente a la ejecucin del contrato se evidenciaron las siguientes inconsistencias: No se observa un mejoramiento econmico y social importante para la poblacin beneficiaria del contrato, conforme a lo establecido en el documento CONPES 3476, del cual se desprende, que los "Macropoyectos de Inters Social Nacional" son estrategias integrales que adems de entregar viviendas de calidad, proporciona a la comunidad un beneficio social y Econmico integral. A la fecha y a pesar de la inversin del Estado no se ha generado el impacto social que persegua el Gobierno en el plan de desarrollo, por cuanto si bien se han realizado actividades en el marco social, no se refleja el impacto integral de mejora en la calidad de vida de la poblacin objeto.

estudios deben contener la descripcin de las personas que podran satisfacer dicha necesidad conveniencia y valor del proyecto en el mercado- y la suma de dinero que, de acuerdo con el objeto del contrato y con el valor en el mercado de los bienes y servicios que se incluyen en l, debe pagarse al contratista -valor del proyecto, estudio de condiciones de mercado-.

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CONTRALORIA.
GENERAL

DE

LA

REPBLICA

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I

CONTRALORIA
SECTOR SOOIAL

DELEOADA

Existen actividades sin ejecutar de la Etapa 3 de Concertacin Generacin de empleo e ingresos, acompaamiento para la vinculacin laboral, los proyectos productivos estn socializados, pero no se estn ejecutando por consiguiente, no se han resuelto las condiciones econmicas que se pretenden en el Plan de desarrollo y documentos CON PES 3476, relacionados con la integralidad del proyecto. En la etapa de concertacin Generacin de empleo e ingresos para lo cual se dio formacin 800 personas, en mano de obra calificada y no calificada, manejo ambiental de residuos slidos, platoneras, prefabricados livianos y manipulacin de alimentos no ha gener el impacto esperado por cuanto son actividades que ya desempea la poblacin, es decir mano de obra no calificada, recicladores, han existido desde siempre, igual las platoneras. Se rescata la capacitacin en prefabricados livianos y manipulacin de alimentos, sin embargo, del total de personas capacitadas, solo 50 estn vinculados a la construccin de la ciudadela del macroproyecto, y 7 capacitadas en restaurantes comunitarios estn vinculadas al casino de la obra. Le etapa de traslado presenta un atraso de 2 aos ya que se haba diseado para realizarla por cohortes poblacionales, la primera cohorte de 1000 unidades en el mes de noviembre de 2009, la segunda 1500 unidades en el mes de septiembre de 2010 Y la tercera 1000 unidades en el mes de mayo de 2011. A la fecha no se han entregado ni una sola unidad, y el estado de las obras se muestran las fotografas 2 al 9. Existen actividades de acompaamiento social que solo se debern ejecutar por la gerencia social despus de reubicada las personas, sin embargo el plazo del contrato social termin en abril de 2011 y las viviendas estn aun sin terminar. La etapa de concertacin de proyectos productivos relacionados con parcelas productivas con nfasis en el bananito y el cultivo de camarn marino en piscina aun est en estado de estado de socializacin.

GRAFICA N2 Proyectos productivos planteados por la Universidad

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CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPSL-ICA

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I

CONTRALOAIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Fuente: Documento UNPA

De otra parte en el plan de desarrollo, en el documento CONPES y en el contrato social y tcnico de los diseos, se estableci la construccin de 3400 viviendas, sin embargo, sin que medie acta de modificacin del contrato, mediante acta de comit fiduciario la cantidad de viviendas baj a 2400 viviendas. Teniendo en cuenta que no existe equivalencia entre las actividades encomendadas en el contrato y las entregadas por la misma, mxime cuando el contrato ya expir el 11 de abril de 2011 y se suscribi un otro si hasta el mes de julio del presente ao y los resultados de las actividades realizadas en el marco del proyecto social no son visibles, por cuanto, no muestran un mejoramiento en la calidad de vida de la poblacin objeto se concluye que no se ha cumpli con los fines estatales. Con lo expuesto se evidencia una indebida planeacin por parte del Ministerio de las labores a ejecutar en el macro proyecto, existe un atraso de las obras de un 70% y falta de estudios previos para la realizacin de este contrato, ponindose en riego la inversin realizada y por ende afectando el mejoramiento de las condiciones socioeconmicas de la poblacin objeto. Por los anteriores argumentos se determina un posible detrimento patrimonial al Estado, que repercute en las necesidades de una comunidad con alto nivel de vulnerabilidad. Teniendo en cuenta lo expuesto y ante la imposibilidad de determinar los elementos necesarios para configurar la incidencia fiscal de estos hechos, se

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CONTRALO RIA
GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

aperturar Indagacin Preliminar, con base en lo sealado por el artculo 3 de la Ley 610 de 2000.6 3. 1.2.2 Gestin presupuestal

o financiera

CUADRO N 14 EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2010 -UNPA


(Cifras en millones de pesos)

Descripcin
Recursos Presupuesto de la Nacin Recursos Fuentes del General Otras ..

Presupuesto Definitivo
$9.589,42

Presupuesto Ejecutado
$8.028,09

Porcentaje de Ejecucin
83,7%

$ 6.637,76

$ 5.080,09

76,53%

Fuente: EJecuclon presupuestal de Ingresos 2010-UNPA

CUADRO N 15 EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTO 2010- UNPA


(Cifras en millones de pesos)

Descripcin
Funcionamiento Inversin Servicio de la Deuda

Presupuesto Definitivo
$15.135,17 $1.092,00 $0

Presupuesto Ejecutado
$13.178,31 $727,83 $0

Porcentaje de Ejecucin
87,07% 66,65%

EJECUCION DEL REZAGO PRESUPUESTAL DE 2009 (Cifras en millones de pesos) EjecUcin del Rezago Rezago Presupuestal Descripcin Presupuestal' de 2009 al cierre de.2009
Reservas Presupuestales Cuentas por Paqar

Vigencias expiradas

$3.037

$1.878

CIERRE PRESUPUESTAL - CONSTITUCION DEL REZAGO PRESUPUESTAL AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010

Artculo 3. Gestin fiscal. Para los efectos de I a presente ley, se entiende por gestin fiscal el conjunto de actividades econmicas, jurdicas y tecnolgicas, que realizan los servidores pblicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos pblicos, tendientes a la adecuada y correcta adquisicin, planeacin, conservacin, administracin, custodia, explotacin, enajenacin, consumo, adjudicacin, gasto, inversin y disposicin de los bienes pblicos, as como a la recaudacin, manejo e inversin de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado, con sujecin a los principios de legalidad, eficiencia, economa, eficacia, equidad, imparcialidad, moralidad, transparencia, publicidad y valoracin de los costos ambientales.

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CONTRALORIA.
GENERAL DE LA REPBLICA

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OONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

Descripcin
uestales

-0Fuente: Ejecucin presupuestal del Gasto 2010-UNPA

Hallazgo N 20: Presupuesto

de ingresos

(D)

El numeral 9.1.6.1 de las Normas Tcnicas relacionadas con las cuentas de presupuesto de Ingresos y Tesorera, indica que para efectos contables se considera ingreso presupuestal toda transaccin que implica la generacin de un medio de financiamiento o fuente de fondos. El reconocimiento contable de las cuentas de presupuesto de ingresos debe realizarse por los valores que afectan los diferentes conceptos de conformidad con lo establecido en las normas mediante las cuales se expiden y se reglamentan los presupuestos de las entidades contables pblicas. En la vigencia 2010 la UNPA registr en la ejecucin presupuestal de ingresos un recaudo de $13.108.16 millones de pesos, discriminados as: por concepto de recursos propios $5.080,07 millones y por recursos provenientes de la Nacin $8.028,09 millones. Con base en los informes de Tesorera, se determin que el recaudo real para la vigencia 2010 por Aportes Recibidos de Gobiernos Nacionales, cdigo contable 0.2.26.23, fue de $8.122,36 millones, dejndose de incorporar al presupuesto de ingresos $94,27 millones (subestimacin), correspondiente a la transferencia destinada a inversin del mes de septiembre. As mismo, en la ejecucin de ingresos del mes de marzo se sobrestim el recaudo de la subcuenta Venta de Servicios Educativos, cdigo contable 0.2.24.42, por concepto de ingresos por convenios, porque, por error, se incorpor de ms $549,18 millones, debido a que se registraron $610,2 millones, en lugar de $61,02 millones. Lo anterior pone de manifiesto la falta de conciliacin de la informacin entre las reas de Tesorera, Presupuesto y Contabilidad durante la vigencia auditada y afecta la confiabilidad de la informacin reportada en la rendicin de la cuenta fiscal y los informes enviados a la Contadura General de la Nacin. De igual manera, afecta la disponibilidad real de recursos para el financiamiento de las apropiaciones

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CONTRALO RlA
GENERAL DE LA REPBLICA

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OONTRALORIA DELEOADA SECTOR SOCIAL

presupuestales. Este hallazgo tiene connotacin Ley 734 de 2002. Hallazgo N 21: Pago de aportes de Seguridad (F- O)

disciplinaria,

arto 48, numeral 26,

Social, parafiscales

y cesantas.

Los recursos que reciben las Universidades tienen las siguientes caractersticas: La programacin debe reflejar los objetivos previstos en los planes, programas y proyectos, con la disponibilidad de recursos que le permitan cumplir las funciones propias, los programas y operaciones. El proceso se sujeta a lo consagrado en la Constitucin, los artculos 86, 94, 118 Y 126 de la Ley 30 de 1992, la ley orgnica de presupuesto y los principios contenidos en las normas internas, en especial los de Planificacin, Anualidad, Universalidad, Unidad de Caja y Especializacin. Se observ demora todos los meses de afect el rubro de $21,48 millones del en el pago de aportes de seguridad social y parafiscal, durante la vigencia 2010, generndose pago de intereses de mora, que Impuestos y Contribuciones, (cdigo contable 0.3.71.01), por periodo de enero a noviembre de 2010.

As mismo, la UNPA no pag oportunamente al Fondo Nacional del Ahorro, las cesantas correspondiente a la vigencia 2009 y por esta razn se generaron intereses de mora por valor de $128,99 millones, del periodo comprendido entre enero y diciembre de 2010, valor que fue pagado en febrero de 2011. A la fecha (abril de 2011) se encuentra pendiente de pagar las cesantas y los intereses generados de la vigencia 2010. Si bien la UNPA argumenta en su respuesta a la observacin que la inoportunidad de los pagos se origina en la demora de los giros de la Nacin, se observa que esta situacin se debe ms a deficiencias internas en la planificacin de la ejecucin de los recursos, por cuanto los aportes del Presupuesto Nacional que se transfiere a las Universidades Pblicas son de carcter global, sin destinacin especfica, y los recursos propios los asigna y distribuye autnomamente la entidad en lo que estime prioritario para apoyar el al cumplimiento de planes y programas. De acuerdo a lo anterior y de conformidad con lo establecido en los artculos 22 y 161 de la Ley 100 de 1993 yen el artculo 57 del Decreto 806 de 1998, cuando el empleador no cancela de manera puntual y completa los aportes y cotizaciones a las correspondientes administradoras de fondos de pensiones y a las empresas de salud, debe asumir en forma directa los riesgos que se generen con su omisin. De esta manera, correr con todos los gastos que se causen por la prestacin ntegra del servicio de salud que soliciten sus trabajadores, e igualmente asumir la carga pensional que se origine, pues el trabajador no puede verse damnificado por la actitud negligente de quien lo contrat.

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CONTRALO RIA
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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

As, frente a la orrusron de los empleadores, la Corte Constitucional ha sido contundente en prohibir tal conducta tan recurrentemente practicada, en atencin a que al realizar el descuento del monto de la cotizacin al empleado, y no trasladarla oportunamente al fondo de pensiones o a la entidad de salud a las cuales pertenezca el trabajador, se encuentra disponiendo indebidamente de dineros pblicos de orden parafiscal, con lo que podra verse incurso de una investigacin de carcter penal o administrativa. (Corte Constitucional. Sentencia T-1073 de 21 de octubre de 2005). Con base en lo expuesto este hallazgo tiene presunta incidencia fiscal por valor de $150,47 y disciplinaria segn lo seala el artculo 48, numeral 28, Ley 734 de 2002. Adicionalmente, este hallazgo ser objeto de traslado a la Unidad Administrativa Especial de Gestin Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Proteccin Social - UGPP, unidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crdito Publico de acuerdo a lo establecido en la Ley 1438 de 2011.
Hallazgo N 22: Dficit fiscal (A)

De conformidad con lo establecido en el artculo 46 del Estatuto Orgnico de Presupuesto, cuando en el ejercicio fiscal anterior a aquel en el cual se prepara el proyecto de presupuesto resultara un dficit fiscal, se deber incluir forzosamente la partida necesaria para saldarlo. As mismo, si los gastos excedieron el cmputo de las rentas y recursos de capital, se requiere que se realicen los ajustes necesarios en relacin con el gasto. Se observ que en la vigencia 2010 la UNPA, registr un presupuesto definitivo de Ingresos de $16.227,19 millones, con un recaudo del 80,7% equivalente a $13.108,16 millones. El presupuesto de Gastos tuvo una ejecucin del 85,69%, equivalente a $13.906.15 millones, presentndose un desbalance de $798 millones (dficit) frente a los recursos disponibles para su financiacin. En su respuesta a la observacin formulada, la UNPA ha manifestado que para la vigencia 2010, no hubo dficit, por cuanto los recursos no recibidos al 31 de diciembre estn representados en excedentes de convenios que estn en ejecucin y en transferencias de la Nacin pendientes de recibir por $832 millones, y del ICETEX por $547 millones, lo cual supera el monto del desbalance. No obstante lo anterior, se reportan obligaciones pendientes de pago de la vigencia 2005, 2008 Y 2009 por $1.776 millones, las cuales no han sido cubiertas por falta de recursos.

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CONTRALORIA 1
GENERAL DE LA REPBLICA

CONTRALORIA
SECTOR SOCIAL

DELEGADA

CUADRO N 16
CUENTAS POR PAGAR 2.005-2.008-2.009 VALOR ( millones e/e pesos) TECNICC>S

CONCEPTO HC>NC>RARIC>S REIVIUNERACIC>N SERVICIC>S

CESANTIAS BIENES Y SERVICIC>S ARRENDAIVIIENTC>S VIATICC>S y GASTC>S DE VIAJES SUSCRIPCIC>NES PRC>YECTC>S DE INVERSIC>N ARRENDAIVIIENTC>S TOTAL

1.076 4 453 70 26 2 52 22 70
1.776

Fuente: Tesorera UNPA

Lo anterior, obedece a deficiencias en la planeacin de la ejecucin de los recursos y aplicacin inadecuada del programa anual de caja, que define el monto mximo de fondos disponibles y el monto mensual de pagos; as como a la falta de actualizacin y depuracin de la informacin contable, afectando la disponibilidad de recursos para el financiamiento de los planes y programas de la vigencia actual. Hallazgo N 23: Pago sin soporte presupuestal (F-D)

Las Normas tcnicas relativas a las cuentas de presupuesto y tesorera numeral 9.1.6 indican que las cuentas de presupuesto y tesorera se reconocen por los valores establecidos en las diferentes etapas del proceso presupuestal, originados en leyes, ordenanzas, acuerdos, actos administrativos y documentos internos y externos, exigidos en el proceso. En las ejecuciones presupuestales de los meses de mayo y junio de 2010, se ejecutaron y pagaron $18 millones, sin soporte presupuestal que afectaron el rubro de recursos de la Nacin, sobrestimando la subcuenta presupuestal del gasto (cdigo 0.3.20.01) sueldos de personal de nomina, de igual manera sobrestimando las subcuenta contable del gasto (cdigo 510101) sueldos de personal y subestimando la subcuenta Cuenta corriente bancaria (cdigo contable 111005) por este valor. Lo anterior obedece al riesgo que presenta la operacin manual de los registros presupuestales y contables lo cual permiti la ejecucin de los recursos sin soportes. Este hallazgo tiene presunta incidencia fiscal y disciplinaria.

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GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALORIA DELEGADA SECTOR SOCIAL

3.2 EVALUACiN

DE LOS ESTADOS CONTABLES

La evaluacin contable incluy el anlisis de manera selectiva de las siguientes Cuentas del Balance General y el Estado de Actividad Financiera, Econmica, Social y Ambiental: Efectivo, Deudores, Propiedad Planta y Equipo, con lo cual se examin de los Activos el valor de $5.177 millones que corresponde al 63,5%, de los Pasivos y Patrimonio el valor de $3.818 millones que corresponde al 47% y de los resultados del ejercicio el valor de $8.334 millones. Los activos de la Universidad del Pacifico ascienden a $8.141 millones, encuentran afectados en el 17,3%, que corresponde a $1.415,5 millones. Hallazgo N 24: Cuenta corriente bancaria (A) De conformidad con las caractersticas cualitativas de la informacin contable establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica, Ttulo 11 - Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, numeral 7 - Caractersticas Cualitativas de la Informacin Contable Pblica, la informacin contable pblica es razonable cuando refleja la situacin y actividad de la entidad contable pblica de manera ajustada a la realidad. Es verificable cuando permite comprobar su razonabilidad y objetividad a travs de diferentes mecanismos de comprobacin. La subcuenta Cuenta corriente bancaria, (cdigo contable 111005) no refleja en los movimientos de noviembre y diciembre de 2010 un traslado de fondos realizado el 3 noviembre por $100 millones depositados en cuenta corriente 03023550-1 Transferencias de la Nacin, procedentes de la cuenta 030-23937-0 Redjuntos del Banco de Occidente. Lo anterior se genera por la dificultad del control del volumen de operaciones que se registran en forma manual y no permite establecer de manera inmediata la contabilizacin de todas las transacciones realizadas, lo cual afecta la confiabilidad y consistencia de la informacin contable pblica. Hallazgo N 25: Deudores (A) Con base en las Normas Tcnicas relativas a los activos para el Grupo 14 Deudores del Plan General de Contabilidad Pblica, numeral 9.1.1.3, se tiene que como resultado del grado de incobrabilidad originado en factores tales como antigedad e incumplimiento, debe provisionarse el valor de los derechos que se estimen incobrables y ajustarse permanentemente de acuerdo con su evolucin. El clculo de la provisin debe responder a una evaluacin tcnica, que permita determinar la contingencia de prdida o riesgo por la eventual insolvencia del deudor y deber realizarse por lo menos al cierre del periodo contable. se

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OONTRALORIA DELEGADA
SECTOR SOCIAL

La subcuenta Servicios educativos (Cdigo contable 140701), al cierre vigencia 2010 presenta saldos antiguos por $13,8 millones correspondientes periodos acadmicos de 2005 a 2008, pendientes de realizar el clculo provisin, subestimando las subcuentas Deudas de difcil cobro, Provisin Deudores (Cr.) (Cdigo contable 148006) y Gasto - Provisin para Deudores 530410. Esta situacin obedece a debilidades en los mecanismos de control procesos de depuracin de saldos, afectando el saldo real de la cuenta. Hallazgo ND 26: Bienes y derechos en investigacin administrativa (A)

de la a los de la para (Db.)

en los

Las Normas tcnicas relativas a las cuentas de orden numeral 9.1.5, indican que las cuentas de orden deudora y acreedora representan la estimacin de hechos o circunstancias que pueden afectar la situacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, as como el valor de los bienes, derechos y obligaciones que requieren ser controlados. El saldo de la subcuenta Anticipos para proyectos de inversin (Cdigo contable 142013), se encuentra sobrestimada en $170,7 millones, valor por el cual se adelanta en la actualidad el proceso N 82114-1536-1419, con fecha de apertura del 26 julio de 2006 en la CGR, sobrestimando de igual manera la subcuenta del Patrimonio (cdigo contable 3225) Resultados de Ejercicios anteriores y subestimando las subcuentas de orden (Cdigo contable 891507) Bienes y derechos en investigacin administrativa y (Cdigo contable 991590) Otras cuentas Acreedoras de control, por no haberse realizado la reclasificacin. Lo anterior obedece a debilidades de los mecanismos de control y seguimiento en la depuracin de los saldos del balance por parte de las reas responsables, afectndose el saldo real de la cuenta. Hallazgo N 27: Propiedad Planta

y Equipo (A)

Con fundamento en las Normas tcnicas, relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, numeral 9.1 del Plan General de Contabilidad Pblica, los bienes muebles se revelarn de acuerdo con su naturaleza, destinacin y estado normal de funcionamiento o de situaciones especiales para ser involucrados en procesos operativos o administrativos.

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CONTRALORIA
GENERAL DE LA REPBLICA

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CONTRALORIADELEOAOA SECTOR SOCIAL

Los saldos de las subcuentas que hacen parte del grupo 16 Propiedad Planta y Equipo se encuentran subestimados frente al informe de inventario a diciembre 31 de 2010, por $496 millones. (Anexo 6) Lo anterior se debe al registro inadecuado de los bienes elementos devolutivos y de consumo que no permite reconocer y revelar a travs de los Estados Contables la situacin real del saldo de las subcuentas afectadas. Hallazgo N 28: Cuentas por pagar (A) Las Normas tcnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad contenidas en el numeral 9.2 indican que libros de contabilidad auxiliares contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las transacciones y operaciones de la entidad contable publica con base en los comprobantes de contabilidad y los documentos soportes. Los saldos de las cuentas por pagar del grupo 24 y las Obligaciones laborales y de seguridad social integral del grupo 25, relacionadas el Anexo N 7 suman $3.221,54 millones en el Balance general de la UNPA, presentan diferencia de $18,56 millones al compararlo con los saldos registrados en el libro auxiliar de terceros el cual registra un total de $3.240,12 millones, reflejndose sobrestimacin en el reporte de terceros, verificado. Se realizaron selectivas de las subcuentas de servicios pblicos, arrendamientos, honorarios, gastos de viaje y nomina. As mismo, en el mes diciembre de 2009, no fue contabilizado presupuestalmente ni contablemente las cesantas con destino al Fondo Nacional del Ahorro, por $67,19 millones, valor que fue cancelado en la presente vigencia (2011), subestimando durante la vigencia 2010 la subcuenta Cesantas (Cdigo contable 250502) y la subcuenta del gasto Cesantas (Cdigo contable 510124). Lo anterior se origina en la falta de control y conciliacin por parte de las reas responsables, de los saldos de cada subcuenta con los soportes y comprobantes contables que respaldan las obligaciones. Hallazgo N 29: Ingresos no reflejados en el Estado de Actividad Econmica y Social y Ambiental (A) De conformidad con las Normas Tcnicas relativas a las etapas de reconocimiento y revelacin de los hechos financieros econmicos, sociales y ambientales del Plan General de Contabilidad Pblica, Ttulo II - Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, numeral 9.1, se precisan los criterios que deben tenerse en cuenta:

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CONTRALO RIA
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1 SECTORSOCIAL

CONTRALORIA DELEGADA

Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCP debe considerar mediciones apropiadas a las caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable pblica. El registro apropiado de los hechos permite revelar a travs de los estados contables, la situacin, los resultados y la capacidad de servicio o generacin de flujos de fondos de la entidad contable publica en forma confiable durante el periodo contable. A diciembre 31 de 2010, la subcuenta Cuenta corriente bancaria (Cdigo contable 111005), presenta subestimacin en $345,99 millones de pesos, por transferencias no contabilizadas del mes de septiembre por $93,11 millones destinadas a inversin y $252,87 millones proveniente del ICETEX, subestimando la subcuenta de Ingresos Administracin Central Nacional,(Cdigo contable 442802). Lo anterior obedeci a que Tesorera report parcialmente la informacin a contabilidad por concepto de las transferencias recibidas del mes de septiembre, evidencindose las debilidades de los mecanismos de control del proceso contable, por falta de conciliacin entre las areas, afectando la calidad y confiabilidad de informacin reportada a las diferentes instancias. As mismo, el proceso contable es totalmente manual y dificulta la realizacin de un control oportuno y efectivo por parte de los responsables, por el volumen de operaciones que se realizan. Hallazgo N 30: Intereses por sobregiro bancario (F)

La UNPA pago de intereses por sobregiro bancario la suma de $4,10 millones correspondiente a la cuenta corriente 030-23350-1 del banco de occidente donde se manejan los recursos de la Nacin, lo cual se constituye en un hallazgo con presunto alcance fiscal y sobrestima la subcuenta, Cuenta corriente bancaria (cdigo contable111005) y la subcuenta Resultados de Ejercicios Anteriores (Cdigo contable 322501). Lo expuesto anteriormente obedece a que la UNPA, no se ajusta al PAC autorizado, debido a las deficiencias en la planificacin de los recursos disponibles, generando costos que se financian con los recursos de la nacin. Litigios

y demandas

De otra parte, segn la informacin entregada con el oficio DAF- 0105 - 0366 de la Universidad del Pacifico, a diciembre 31 de 2010 no se han presentado demandas judiciales en contra de la entidad, por lo tanto, no hay ningn registro contable por estos conceptos.
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CONTRALORIA. I
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CONTRALORIA DELEQADA seOTOR SOOIAL

Concepto del sistema control interno contable Con base en la Evaluacin realizada a lo dispuesto en la Resolucin 357 de 2008 de la Contadura General de la Nacin, el Sistema de Control Interno Contable de la Universidad del Pacifico, presenta un resultado de 2,86, con calificacin "Deficiente" que se refleja en las inconsistencias evidenciadas en los registros, en la elaboracin de Estados Contables y dems Informes y la falta de anlisis, interpretacin y comunicacin de la informacin. La entidad tiene definidos los manuales de procesos y procedimientos contable y financiera y se llevan libros oficiales de contabilidad, sin presentan deficiencias en los registros contables y no se conciliaciones de las operaciones entre las reas que hacen parte (como se evidenci en los hallazgos presentados), lo cual afect la de las cifras de los Estados Contables a diciembre 31 de 2010. para el rea embargo, se realizan las del proceso consistencia

En relacin con la Evaluacin del Sistema de Control Interno Contable para registro en el aplicativo AUDIBAL, la calificacin promedio fue de 2,0357, lo que indica que el Sistema es "Ineficiente", debido a que los controles especficos de las lneas o reas examinadas no mitigan los riesgos para los cuales fueron establecidos.
CUADRO AUDITORA N 17

UNIVERSIDAD DEL PACIFICIFICO- UNPA - BUENAVENTURA REGULAR, VIGENCIA 2010 DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CONCEPTO CONTROL INTERNO CONTABLE Puntaje General Activo Pasivo Patrimonio Cuentas de Resultado TOTAL Fuente: Matriz de Calificacin 9 21 6 4 5 45
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PROYECTO AUDIBAL RESULTADOS DE LA EVALUACiN COMPONENTE tems Mxim

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Hallazgo N 31: Control Interno Contable (A) De conformidad con el Marco Conceptual del Rgimen de Contabilidad Pblica adoptado mediante Resolucin N 356 del 2007 de la Contadura General de la Nacin, la informacin contable debe observar caractersticas cualitativas que

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constituyen atributos inherentes al producto del Sistema Nacional de Contabilidad Pblica, otorgndole la identidad y especificidad que permiten diferenciarla de informacin contable preparada con otros propsitos. Para garantizar los objetivos de la informacin contable pblica, esta deber ser confiable, relevante y comprensible, evaluar la aplicacin y destinacin eficiente de los recursos en los diferentes sectores de la accin social del Estado, permitir el seguimiento a la gestin y los resultados de las entidades del Sector Publico, as como el cumplimiento de la legalidad de las operaciones para que los recursos y patrimonio pblicos se utilicen en forma transparente, eficiente y eficaz. No obstante lo anterior, con base en la evaluacin realizada se evidencia que: Las polticas y procedimientos de control definidos por la entidad en rea contable presentan debilidades en su aplicacin (como se detallaron antes). La informacin contable y presupuestal present inconsistencias en sus registros debido a la falta de conciliacin de la informacin entre las diferentes reas: contabilidad, presupuesto, tesorera, almacn. El rea contable y financiera no cuenta con las herramientas necesarias para cumplir adecuadamente con las actividades inherentes al proceso, la falta de utilizacin del aplicativo contable y financiero no permite ejercer un control efectivo sobre la informacin que genera el proceso presupuestal y contable, lo cual afecta la oportunidad y calidad de la informacin final, que resulta del registro de las operaciones y transacciones. El trabajo manual no deja espacio para que se realicen anlisis de los resultados operacionales para que la alta Direccin se beneficie y le sirva de base para la toma decisiones, procedimiento que no se hace en la actualidad. As mismo, no se cumple con los cronogramas y actividades establecidas para el proceso contable, por el volumen de tareas que debe realizar el responsable del proceso. La informacin contable no cuenta con los anlisis e interpretaciones que faciliten la comprensin por parte de los usuarios, excepto las notas contables, las cuales no estn estructuradas para revelar la informacin adicional necesaria sobre las transacciones, la desagregacin de valores contables en trminos de precios y cantidades; no se presentan notas especificas claras que permitan obtener elementos sobre el tratamiento contable y los saldos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas, de tal manera que con ellas se pueda realizar un anlisis de las cifras consignadas en los Estados Contables bsicos.

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3.3 EVALUACiN

AMBIENTE DE TECNOLOGA

DE LA INFORMACiN

Controles generales de TI La evaluacin se realiz con base en los formatos establecidos Auditora - Audite 4.0 por la Guia de

La UNPA, en relacin con la evaluacin realizada en la anterior auditora, mantiene sus controles funcionando, se actualiza el procedimiento para generacin y restauracin de copias de seguridad, especificando que las mismas se almacenarn en dos lugares diferentes. En cuanto al manejo de la informacin contable y financiera, la misma se sigue llevando por medio de hojas de clculo, las cuales no prestan los controles suficientes para asegurar la calidad y confiabilidad de la informacin registrada. En conclusin, la UNPA administra adecuadamente la informacin acadmica, por medio de la implementacin de los controles que el sistema Academusoft contiene para garantizar la seguridad y confiabilidad de la informacin en el registrada, sin embargo, la informacin contable no cuenta con un sistema de informacin que garantice su correcto registro y procesamiento, mantenindose la situacin evidenciada en la anterior auditora debido a que se sigue utilizando la aplicacin Microsoft Excel y no se ha implementado el sistema Gestasoft. Infraestructura tecnolgica

La UNPA cuenta con una infraestructura adecuada que le permite administrar y controlar los servidores, equipos de red, equipos de cmputo y los componentes tecnolgicos con que cuenta. Actualmente posee dos redes locales interconectadas entre s, una ubicada en la sede administrativa, que permite la conexin a los servicios de correo, el sistema de informacin Academusoft y el servicio de internet a los funcionarios de la Universidad y la segunda en el campus, permitiendo la conexin de las diferentes aulas de la Universidad. Los servidores se encuentran restringido. ubicados en el campus, en un espacio con acceso

Seguridad de la informacin de las bases de datos De acuerdo Academusoft, con la evaluacin realizada, la base de datos del sistema fsicamente se encuentra ubicada en un edificio diferente a la sede

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administrativa autorizado.

y el acceso

al mismo

se encuentra

restringido

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El acceso a la base de datos se realiza por medio de cuentas de usuario creadas, con privilegios de administrador y asignadas al personal de la Oficina de Sistemas de la Universidad. Adicionalmente, el sistema Academusoft brinda los controles necesarios para el correcto registro de la informacin, brindando confianza en la informacin almacenada y procesada por el mismo. La informacin contable y financiera an no se ha incorporado Informacin, el cual se encuentra en etapa de parametrizacin, cumplido en su totalidad. al Sistema de la que se ha

En este sentido, las bases de datos presentan seguridad en lo relacionado con la informacin acadmica, sin embargo la informacin financiera an se lleva en formatos de Excel que, si bien cuenta con restricciones para el ingreso al computador, es susceptible de errores humanos y por la misma herramienta que no cuenta con controles durante el ingreso de la informacin. Sistema de Informacin GESTASOFT La Universidad del Pacfico adquiri el sistema de informacin GESTASOFT desarrollado por la Universidad de Pamplona con el fin de tener una herramienta que le permita garantizar el correcto procesamiento de la informacin de la Entidad. Adicionalmente, la Universidad de Pamplona ha realizado diferentes mejoras al sistema de informacin, como son cambios en las interfaces, modificaciones en las bases de datos y correcciones al sistema, todas ellas encaminadas a desarrollar nuevas versiones que garanticen un mejor funcionamiento del sistema. Hallazgo N 32: Procedimientos UNPA no se ajustan a GESTASOFT (A)

De acuerdo con la visita a la UNPA en su sede administrativa y campus universitario, y adems la entrevista realizada al jefe de la oficina de sistemas, se observ que la Universidad se encuentra en etapa de implementacin del sistema y hasta la fecha se ha llevado a cabo la parametrizacin total del mismo. Durante esta etapa se encontr que los procedimientos ejecutados por la Entidad no se ajustan a los establecidos en el sistema hacindose necesaria la adecuacin de la Universidad y sus procedimientos a lo configurado en GESTASOFT. Teniendo como base lo anterior, el sistema GESTASOFT, en el momento de ser adquirido no fue probado adecuadamente con el fin de realizar los ajustes

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necesarios tanto en software como en procedimientos de la Entidad con la debida oportunidad, de tal manera que el sistema entrara en funcionamiento en el menor tiempo posible y contar con una herramienta valiosa que controle adecuadamente la informacin registrada por la Universidad y como resultado genere informes oportunos, confiables y precisos que sirvan de soporte para la toma de decisiones en la Entidad. En conclusin, la Entidad adquiri un sistema de informacin denominado GESTASOFT y hasta la fecha no se ha puesto en funcionamiento porque se han presentado demoras en el proceso de implementacin del mismo como la adecuacin y mejoramiento de los procedimientos de la Entidad que permitan ingresar correctamente la informacin que sirve de insumo para este sistema. Lo anterior debido a la falta de un procedimiento para la adquisicin de recursos de TI que establezca los lineamientos para la seleccin, compra e implementacin de recursos de TI adecuados a las caractersticas actuales y futuras de la Universidad del Pacfico, lo cual ha ocasionado que la Entidad no cuente con una herramienta con los controles necesarios que garanticen que la informacin ingresada y procesada produzca reportes confiables que reflejen la realidad de la Universidad.

- Suficiencia de la capacitacin brindada para su operacin.


LA Entidad ha recibido la capacitacin necesaria para la operacin del sistema pero como se evidenci en la visita realizada, los procedimientos no se ajustan a los que se requieren en el sistema para el registro y procesamiento de la informacin y cuenta con la informacin necesaria para alimentarlo, lo cual se evidencia en el hecho de que se ha realizado la parametrizacin completa de este sistema.

- PlanEsTIC
La Universidad del Pacfico, a travs del proyecto PlanEsTIC liderado por el Ministerio de Educacin Nacional y la Universidad de los Andes, ha diseado su plan estratgico para el periodo 2010-2020. Como resultado de esta planeacin se ha generado el documento PlanEsTIC de la Entidad, el cual contiene los cronogramas, responsables y recursos necesarios para la implementacin de las Tecnologas de Informacin y Comunicacin (TIC) en las Instituciones de Educacin Superior. Esta planeacin, realizada en junio de 2010 con el acompaamiento de la Universidad del Valle, contempla diferentes actividades, entre las cuales se tuvo

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En conclusin, este proyecto busca el fortalecimiento e implementacin de las TIC en el proceso educativo en las lES (Instituciones de Educacin Superior) y permite que la Universidad del Pacifico cuente con un plan que le permitir disear estrategias adecuadas para el fortalecimiento tecnolgico.

ndices de cobertura y desercin estudiantil


En la evaluacin realizada a la informacin necesaria para determinar la cobertura y desercin estudiantil, se encontr que el sistema Academusoft garantiza que la informacin almacenada es confiable, permitiendo de esta manera obtener datos que midan en forma precisa la cobertura estudiantil y la desercin en la Universidad del Pacfico.

Gnero y Diversidad
La Universidad en su sistema de informacin cuenta con variables en su base de datos y campos en su interfaz que permiten registrar informacin especfica del estudiante como son gnero y diversidad, entre otros. Hallazgos N 33: Evaluacin tcnica contrato 025-2010 (A)

Se realiz visita al campus de la Universidad del Pacfico donde se encuentran instalados los 25 computadores adquiridos a travs de este contrato. Se procedi a comprobar que los computadores y monitores con su identificacin (nmero de serie) correspondan a los referenciados en los diferentes documentos que evidencian la entrega por parte de Nueva Era Soluciones Ltda. y recepcin por parte de la Universidad del Pacfico como son la factura de venta No. BU 3021, Comprobante de Ingresos a Almacn de 3 de noviembre de 2010 Y Comprobante de Egresos de Almacn de 3 de noviembre de 2010. Como resultado de esta revisin se encontr lo siguiente: El computador COMPAQ 500B MT, con nmero de serie CNC018PCY9, aparece registrado en la factura de venta y documentos que soportan el ingreso a la Universidad del pacfico con el nmero CNC018SCY9. El monitor 18.5" COMPAQ TFT S1922, con nmero de serie MXL0260ZWN, aparece registrado en la factura de venta y documentos que soportan el ingreso a la Universidad del pacfico con el nmero MXL0260ZWV.

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De lo anterior se concluye que se presentan deficiencias en el proceso de adquisicin de recursos de TI, toda vez que la informacin de los seriales que identifican los equipos en el respectivo sticker no concuerda con la registrada tanto en la factura como en las actas de recibo y salida del almacn, evidenciando debilidades en el seguimiento y control en el procedimiento de adquisicin de bienes, lo que puede generar que los equipos no sean cubiertos por la garanta al no corresponder con los registrados en la factura. Se tom una muestra de ocho (8) computadores con el fin de verificar que correspondan con las especificaciones del contrato, encontrando que los computadores adquiridos se ajustan al objeto del mismo. Al cierra del proceso auditor, la Entidad aporta como soporte la factura expedida por la empresa nueva era soluciones en la cual se corrige los nmeros seriales que fueron detectados en el presente hallazgo. De igual manera aporta copia del oficio remitido a la Compaa de Seguros la Previsora, con fecha 10 de junio de 2011 y recibida el14 de junio de 2011 por esta compaa aseguradora. Hallazgo N 34: Aplicativo para la gestin de Nmina (A) La Resolucin 357 de 2008, por la cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual de evaluacin a la Contadura General de la Nacin, establece en el artculo 3q ue "para efectos administrativos, los jefes de control interno, auditores o quienes hagan sus veces, de conformidad con lo establecido en la Ley 87 de 1993, tendrn la responsabilidad de evaluar la implementacin y efectividad del control interno contable necesario para generar la informacin financiera, econmica, social y ambiental de la entidad contable pblica, con las caractersticas de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, a que se refiere el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pblica". La Entidad como apoyo para el proceso de nmina, ha desarrollado un aplicativo que permite registrar y procesar la informacin necesaria para la generacin de la nmina que mensualmente se paga a los funcionarios que forman la planta de personal de la Universidad. No obstante, la Entidad cuenta con esta herramienta, se observa que la misma no presta todos los controles necesarios para garantizar el correcto clculo de los valores a descontar por concepto de salud y pensin como se observa en el caso del funcionario identificado con cdula de ciudadana 31.383.783 el cual present una incapacidad por 30 das contados a partir del 25 de octubre al 20 de noviembre de 2011 y el aplicativo calcul estos descuentos tomando como base el 100% del sueldo devengado sin ninguno tipo de modificacin, contrario a lo

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establecido por la norma que establece que el valor cancelado para incapacidades mayores a 3 das se pagan en razn a 2/3 del sueldo devengado. Lo anterior, permite evidenciar que el aplicativo diseado no cuenta con los controles necesarios que garanticen la confiabilidad de la informacin generada pudiendo presentar errores en los clculos de la nmina.

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4. ANEXOS Anexo Anexo Anexo Anexo Anexo Anexo Anexo 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Estados Contables. Matriz de codificacin de hallazgos Cumplimiento de Metas y Planes de la Entidad Gastos de Bienestar Universitario Contratos sin soportes completos Subcuentas Propiedad Planta y Equipo- Reporte de inventario 31-12-10 Cuentas por pagar y Obligaciones Laborales de Seguridad Social 2010

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ESTADO DE ACTIVIDAD

del Pacfico
ECONOi\-fICA y SOCIAL
DE 2010

FINANCIERA,

AL 31 DE DICIEMBRE

(Cifras en miles de pesos)

. nodo e Actual Cdigo Concepto INGRESOS OPERACIONALES 43 4305 4395 44 4428 Venta do Servicios Servicios Educativos Devoluciones Transforenclas Otras Transferencias (1)

. noao e Anterior Variacin

$ 11.468.231
3.700.813 6.848.083 -3.147.270 7.767.418 7.767.418

$ 13.648.331
5.800.756 5.834.733 -33.978 7.841.576 7.847.516

-$ 2.160.100 -2,099,942 1.013.350 -3.113.292 -80.158 -80.156

GASTOS OPERACIONALES 51 5101 5103 5104 5111 5120 53 5330

(3)

$ 13.807.375

$ 15.302.461 $ 15.009.874
10.096.634 1.193.378 141.717 3.206.049 372.096 292.593 292.593

-$ 1.495.092
-$ 1.510.006 -942.964 -5.686 14.067 499.083 -76.340 14.914 14.914 -$ 685.008 2.301.220 421 2.300.799 257.965 257.965 $1.874.177

Do administracin Sueldos y Salarios Contribuciones Efectivas Aportes Sobre la Nomina Generales Impuestos Contribuciones y Tasas

s 13.499.868
9.15'3.670 1.187.692 155.784 2.706.966 295.756 y amortizaciones 307.507 307.507

Provisiones, aqotamlento, deproclaclones

Depreciaciones de Propiedaces, Plantas y Equipos EXCEDENTE (DEFICIT) OPERACIONAL (4)

-$ 2.339.144
2.301.863 1.064 2.300.799 246.231 246.231

-$ 1.654.136
643 643 O -11.734 -11.734

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4610 4815

Otros lnqrosos Exuaoruinarios Ajustes De Ejercicios Anteriores Otrus Gastos Ajuste Ejercicios Anteriores EXCEDENTE (DEFICIT) OPERACIONAL DEL EJERCICIO

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5815

S 208.960

-$ 1.665.227

REPHLSENTANTE

LEGAL

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Ley 65 de 1988 CMigo ICFES 1122 de 1996

NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Corte 31 diciembre 2010 (Miles de pesos) Notas De Carcter General Naturaleza:

La Universidad del Pacifico es 1/11 ente auinomo. creado ntedionie la Ley 65 de 1998. Ejerce autonoma acadmica, adminisiratioa, financiem y presupuestal, COIl palrmcnio propio e independiente. Desarrolla el servicio pblico de la educacin superior, segn la Constitucin Naciont, la Ley 30 de 1992 y las dems normas aplicables segn su naturaleza.
Paliticas y Prcticas Contables:

Para el proceso de Reconocimiento y Revelacin de la informacin financiem, econmica, social y ambiental, la Universidad aplica el manual de procedimientos del rgimen de contabilidad pblica (Resolucin 356 de 2007). Como resultado de la auditora ejecutada por la Contralora y de la mesa de troba]: COI1 la Contadura, se definieron las polticas del rea contable, la cual 110S permite COII tal' COIl los elementos necesarios para la contabilizacin de las operaciones, al igual ql/e asignar responsabilidades y compromisos (l los funcionarios que intervienen en el proceso, en procura de garantizar que la informacin financiera, econmica, social y annenu, se registre con sujecin a las normas establecidas en el rgimen de contabilidad pblica y la Resolucin 357. Las Propiedades Plantas y Equipos 5011 objetos de depreciacin por el mtodo de lnea recta, los aos de vida til utilizados a la fecha son los establecidos en las polticas contnbles. Para el reconocimiento de los hechos financieros, econmicos, sociales y ambientales, se aplica el sistema de caueacin y para la ejecucin presupuestal, la contabilidad de caja.
Limitaciones y/o Deficiencias.

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Avenida Simn Bolvar No. 54A-10 Telfonos (92) 2449675 (92) 2428191 Fax (92)2431461 Apartado 10299 Correo Electrnico: info@unlpacifico.edu.co Pgina Web: www.unipacificQ.edu.co Buenaventura - Valle del Cauca - Colombia

Ley 1988 Cdigo leFES 1122 de 1996

En la actualidad se encuentra en proceso de implementacin el aplicativo qlle permitir sistematizar la informacin contable/ se trabaja la informacin de manera manual, lo cual dificulta la captura de la informacin en algunos casos de manera oportuna.
De orden Contable:

En los estados financieros! se continua reportando los valores del Instituto SER, otiginados por los pagos hechos a esta entidad para la construccin y dotacin del Campus Universitario.
N otas de Carcter Especficas.

Relativo a situaciones
Deudores:

particulares:

La cuenta 140701 por valor de $818.567.000, corresponden a la [aciuracicn por matriculas a los estudiantes y a las instituciones que celebran acuerdos o convenios C011 la Universidad. La cuenta 141314 por valor de $139.693.000, representan los ualores que a girado el Ministerio de Educacin al JeFES, sin situacin de fondos, los cuales son reintegrados n la institucin. La cuenta 142012, Anticipos entregados a proveedores para la adquisicin de bienes y la ejecucin de algunos contratos por valor de $84.955.000. La cuenta 142013, En esta cuenta se refleja los dineros entregados al Instituto SER, para que fueran administrados por este $170.736.000. La cuenta 147066 (Otros Deudores), Esta cuenta comprende los dineros que por ley 30 deben ser devueltos a la Universidad por concepto del [VA $27.914.000.
Propiedades Planta y Equipo: La cuenta 164001 (Edificaciones), Corresponde a las construcciones realizadas en el campus universitario, pero estos a la fecha estn pendientes de tramitar los tituos de propiedad $5.271.631.000.

El resto de los Bienes estn siendo objeto de ajustes C011 el rea de almacn, como resultado de las polticas definidas, el saldo por depurar a la fecha es por ualor de $494.972.000, el cual incluye Bienes de consumo como uniformes deportiuos, de danzas y de elementos que por su costo y caractersticas se registran contablemente como gastos. .

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Ley 1988 Cdigo CFES 1122 de 1996

Pasivos: Prestamos de la Banca Comercial: Su valor $596.983.000, corresponden a sobregiros y

crditos rotativos dados a la institucin para sus gastos de funcionumiento.


Cuentas por Pagar: Las cuentas por pagar (2401 y 2425), corresponden a las reservas que

constituy la institucin, su monto es por la suma de $3.818.678.000.


Estado de Resultados: En la cuenta 4395 (Devoluciones), se refleja II1l valor de $3.147.270.000, estas corresponden en su gran mayora a un ajuste que se efectu a [os dineros recibidos por convenas al 110 considerarse como ingresos de la oigencia.

cuenta 481556 (Venta de servicios), $2.300.799.000, y la cuenta 581588 (Gastos de Administracin) por valor de $246.321.000, representan los ajustes efectuados en la vigencia correspondiente a vigencias anteriores. La cuenta
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Aracelly S.

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